Rendiconto annuale

L’oggetto del controlling è l’acquisizione, l’allestimento, l'analisi e la comunicazione dei dati necessari per le decisioni. È un importante strumento di pianificazione e di gestione, a livello sia operativo che strategico. Regolari rapporti di controlling agli enti erogatori di sovvenzioni sono spesso parte integrante degli accordi di prestazione. Tali rapporti contengono statistiche sull'impiego della prestazione, nonché relazioni sul bilancio preventivo e sulla sua interpretazione.

La direzione pianifica (preventiva) l’impiego dei mezzi finanziari per l’anno successivo, insieme con la pianificazione dei contenuti delle attività dell’associazione. Nel preventivo sono elencate le entrate previste e gli ambiti o le attività in cui un determinato ammontare di denaro può essere impiegato. In base allo statuto, il preventivo deve essere sottoposto all’assemblea dei soci per conoscenza o per approvazione. Siccome il preventivo fornisce informazioni sulle attività future dell’associazione, è importante informarne l’assemblea dei soci.

Un risanamento è necessario se l’associazione è in difficoltà finanziarie a causa della ristrettezza dei mezzi e delle entrate a fronte delle uscite preventivate. Si tratta di adeguare il budget e/o trovare nuovi mezzi finanziari. Il risanamento avviene mediante l’applicazione di misure di risparmio o l’acquisizione di nuovi fondi.

Domanda

In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?

La risposta

Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.

Domanda

Siccome l'attività della nostra associazione è un po' stagnante, nella direzione abbiamo deciso di aumentare il budget per stampare nuovi volantini, farci un po' di pubblicità e lanciare una campagna di sensibilizzazione.  Siamo convinti che l'associazione può permettersi questo aumento piuttosto marcato delle uscite, ma non sappiamo se i soci condividono la nostra opinione.
Come presidente dell'assemblea dei soci, come mi devo comportare se quest'ultima non approva il budget?

La risposta

Essendo l'approvazione del budget di competenza dell'assemblea dei soci, la direzione e la presidente devono prepararsi bene ad argomentare la proposta. È inoltre importante che la direzione appoggi la proposta all'unanimità e che le cifre siano trasparenti e comprensibili per i soci. Aiuta anche presentare una pianificazione finanziaria a lungo termine.

I soci possono a loro volta proporre emendamenti: non è una questione di «tutto o niente». Se il budget appare a rischio, la presidente dell'assemblea può invitare i soci o i singoli votanti a proporre lo stralcio di alcune voci oppure, se necessario, anche (dolorosi) tagli.
Per il resto ci si deve attenere alle regole democratiche dell'associazione.

Il bilancio fornisce informazioni sui valori patrimoniali (attivi) e i debiti (passivi) dell'associazione e pertanto anche in merito alla chiusura, con un utile o una perdita, dell'esercizio annuale dell'associazione. Il bilancio di chiusura è allestito alla data di riferimento alla fine dell'esercizio.

I conti annuali rappresentano il lato finanziario della vita dell’associazione. Informano sui profitti o le perdite e indicano l'ammontare delle entrate e il loro utilizzo. La direzione sottopone i conti annuali all’assemblea dei soci per l’approvazione.

Il conto profitti e perdite o conto economico riporta nei dettagli i costi e i ricavi e permette un confronto con il preventivo. Questo conto evidenzia i profitti o le perdite dell'associazione nell'anno d'esercizio (o durante un determinato periodo di attività).

Domanda

Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?

La risposta

La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».

Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.

Domanda

L'anno dell'associazione deve sempre essere l'anno civile?

La risposta

In linea di massima no. È tuttavia probabile che la maggioranza delle associazioni imposti l'attività in base all'anno civile, in modo tale da avere un'adeguata concordanza. D'altro canto, le associazioni impegnate ad es. nel settore della formazione o nei servizi di assistenza all'infanzia tendono a pianificare la loro attività in base all'anno scolastico oppure semestre per semestre. In questo caso ha senso che l'anno dell'associazione non coincida con l'anno civile. Ciò può generare un certo carico di lavoro supplementare, considerato che per legge una parte delle mansioni amministrative (assicurazioni, imposte ecc.) deve sempre essere svolta con data di riferimento 31 dicembre.

Il rendiconto annuale è allestito per la fine dell’esercizio dell’associazione. Comprende il conto economico e il bilancio. Se lo prevede la legge o lo statuto, prima dell’assemblea dei soci la contabilità e il rendiconto annuale sono sottoposti al controllo dell’ufficio di revisione. Il rendiconto annuale deve essere approvato, insieme al rapporto annuale (relazione d’esercizio), dall’assemblea dei soci. Con l’approvazione si dà scarico alla direzione (discarico).

Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.

Domanda

È possibile eleggere una nuova direzione, se quella uscente non ha ancora ricevuto il discarico?

La risposta

Dopo l'approvazione del rendiconto annuale, l'assemblea dei soci sgrava la direzione in carica dalle sue responsabilità (discarico). Di conseguenza, da quel momento la responsabilità di eventuali debiti non è più della direzione, ma è dell'associazione, in conformità alle norme statutarie. La decisione di discarico non è prescritta dalla legge. È tuttavia una prassi comune nell'ambito dell'obbligo di sorveglianza dell'assemblea sociale ai sensi dell'art. 65 cpv. 2 CC, ed è prevista dalla maggioranza degli statuti sociali.

1. Salvo disposizioni statutarie contrarie, l'elezione di una nuova direzione è possibile anche senza il discarico di quella uscente. La direzione uscente non è più in carica. Eventuali richieste di risarcimento possono tuttavia essere fatte valere mediante un'azione civile anche nei confronti di una direzione uscente.
2. Nell'interesse di un adeguato proseguimento dell'attività dell'associazione, è opportuno far valere – tempestivamente e nel rispetto dei termini – le eventuali richieste di risarcimento nei confronti dei membri della direzione uscente, al fine di chiarire la questione della responsabilità.

Domanda

È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?

La risposta

Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.

Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.

Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.

La direzione è responsabile nei confronti dell’associazione della gestione oculata e corretta dell’attività. Dando scarico (discarico) alla direzione, l'assemblea dei soci solleva la direzione dalla responsabilità per l'anno precedente. Ciò vale tuttavia solo per l’attività di cui è stato riferito nell’ambito dell’assemblea dei soci. Dando scarico alla direzione, l’assemblea dei soci rinuncia a far valere eventuali attribuzioni di responsabilità alla direzione nel suo insieme o ai suoi singoli membri. Un membro della direzione che nuoce intenzionalmente o per negligenza all’associazione (colpa o violazione dell'obbligo di diligenza) deve rispondere personalmente dei danni. Esiste il caso speciale della responsabilità per i contributi AVS e l’imposta sul valore aggiunto: come datore di lavoro, un'associazione che ha dipendenti è responsabile del versamento dei contributi AVS, in virtù dell'art. 52 della LAVS (Legge sull'assicurazione per la vecchiaia e i superstiti). Se l’associazione è soggetta all’imposta sul valore aggiunto, è responsabile del pagamento degli oneri fiscali dovuti. I membri della direzione sono inoltre responsabili a titolo personale, nel caso in cui l'assemblea dei soci non dia scarico alla direzione, un’evenienza molto rara.

Dare discarico significa sgravare dalla responsabilità del proprio operato. Approvando il rapporto di gestione e il rendiconto annuale, l'assemblea sociale dà discarico alla direzione o ai singoli membri della direzione. Da quel momento la direzione non è più responsabile del proprio operato nei confronti dell'associazione. Ciò vale tuttavia solo per i fatti di cui i soci sono a conoscenza e non anche per le pretese di persone terze, nei cui confronti l'associazione o la direzione possono eventualmente essere ritenute responsabili.