Spese e indennità
Le spese sono le uscite direttamente correlate all’attività nell’ambito di una mansione svolta per conto dell’associazione (attività all’interno della direzione, altre mansioni). Possibili spese sono le spese postali, telefoniche e per l’uso di materiale, le spese di trasferta e vitto, per l’uso della propria infrastruttura personale ecc. Le spese possono essere rimborsate con la presentazione dei relativi giustificativi o con un indennizzo forfettario basato su una stima. Per le spese forfettarie deve sempre essere allestito un regolamento delle spese, eventualmente approvato dall’autorità fiscale cantonale. Le spese non sono soggette a imposta.
Il denaro versato a titolo di remunerazione per il tempo messo a disposizione deve invece essere dichiarato nel conto dell'associazione come indennità/stipendio. In linea di principio gli indennizzi rientrano nel reddito imponibile della persona interessata e l’associazione deve compilare un certificato di salario. Se vengono corrisposti stipendi, occorre rispettare le direttive dell'assicurazione sociale.
Ulteriori informazioni su importanti aspetti di questo sottotema sono disponibili più avanti in questa pagina.
Domanda
La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?
La risposta
Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.
Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.
Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
I gettoni di presenza sono indennità soggette a tassazione e a questo scopo l'associazione deve emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i CHF 2300 l'anno, bisogna conteggiare anche le assicurazioni sociali. Ai membri della direzione possono essere versati dei forfait spese a copertura delle uscite per l'utilizzo della loro infrastruttura privata (PC, stampante, telefono ecc.). Questi forfait spese non sono soggetti a tassazione. È però necessario un regolamento sul rimborso delle spese. Al riguardo si veda lo Strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
In linea di principio il lavoro della direzione non è retribuito. Molte associazioni prevedono un’indennità spese o un gettone di presenza per la direzione, ma sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad es. corsi di aggiornamento, esenzione dai contributi. Altre associazioni prevedono un compenso orario per il lavoro della direzione o per determinate attività svolte dalla stessa. L’indennizzo può essere opportuno, se i membri della direzione mettono a disposizione le loro specifiche conoscenze professionali. Tali indennità dovrebbero tuttavia essere sempre legate a un incarico concreto e ben circoscritto (lavoro della direzione retribuito). I gettoni di presenza e le indennità che vanno oltre il rimborso spese sono sempre soggette all'obbligo d'imposta (certificato di salario) ed eventualmente soggette all'obbligo di assicurazione sociale. La ZEWO assegna il suo marchio di qualità solo alle associazioni, i cui membri della direzione sono attivi gratuitamente e in misura considerevole.
Domanda
La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?
La risposta
Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.
Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.
Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
In linea di massima i membri della direzione hanno diritto a un'indennità?
La risposta
Non sussiste un diritto legale a un'indennità per i membri della direzione. Al contrario: una condizione importante per l'esenzione fiscale dell'associazione è la non retribuzione dell'attività dei membri della direzione. Naturalmente hanno però diritto al rimborso delle spese sostenute. Alcuni compiti speciali possono essere retribuiti, ma dovrebbero sempre essere legati a un incarico ben definito e limitato.
Tutte le indennità versate ai membri della direzione devono figurare nel preventivo ed essere documentate come tali nella fattura. Tenere sempre presente che sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad esempio corsi di perfezionamento, condono della quota sociale, extra.
Altrettanto importante: le indennità che vanno oltre il semplice rimborso spese devono essere dichiarate dal beneficiario. L'associazione deve a sua volta allestire un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
In linea di principio il lavoro della direzione non è retribuito. Molte associazioni prevedono un’indennità spese o un gettone di presenza per la direzione, ma sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad es. corsi di aggiornamento, esenzione dai contributi. Altre associazioni prevedono un compenso orario per il lavoro della direzione o per determinate attività svolte dalla stessa. L’indennizzo può essere opportuno, se i membri della direzione mettono a disposizione le loro specifiche conoscenze professionali. Tali indennità dovrebbero tuttavia essere sempre legate a un incarico concreto e ben circoscritto (lavoro della direzione retribuito). I gettoni di presenza e le indennità che vanno oltre il rimborso spese sono sempre soggette all'obbligo d'imposta (certificato di salario) ed eventualmente soggette all'obbligo di assicurazione sociale. La ZEWO assegna il suo marchio di qualità solo alle associazioni, i cui membri della direzione sono attivi gratuitamente e in misura considerevole.
Il lavoro della direzione in genere non è retribuito. La questione della retribuzione si pone quando un membro della direzione presta un servizio notevolmente superiore, in materia di tempo e difficoltà, rispetto agli altri membri e mette a disposizione dell’associazione le proprie competenze specifiche e professionali, permettendole in tal modo di rinunciare all’assunzione di un collaboratore pagato. In caso di corresponsione di un indennizzo, è importante che l'attività sia retribuita in base a un preciso incarico e che le relative uscite figurino nei conti dell'associazione. Se per una determinata mansione non è possibile trovare un membro della direzione disposto a svolgerla a titolo volontario, è possibile delegare il compito a una persona retribuita. Quest’ultima non entra automaticamente a far parte della direzione, a meno che non venga eletta. La ZEWO assegna tuttavia il suo marchio di qualità solo alle associazioni, i cui membri della direzione sono attivi gratuitamente e in misura considerevole.
La carica di membro della direzione è di regola onorifica ed è esercitata a titolo volontario. Il rimborso delle spese è ammesso e opportuno.
Domanda
La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?
La risposta
I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo.
Segretariato vitamina B
Il regolamento delle spese fa chiarezza sulle spese che sono rimborsate ai membri della direzione, ai dipendenti e ai volontari, nonché sui relativi importi. Il regolamento delle spese deve essere approvato dalle autorità fiscali cantonali se non corrisponde al regolamento delle spese standard della Conferenza svizzera delle imposte – si veda lo strumento di lavoro "Spese, regolamento delle spese, indennità".
Domanda
Nella nostra associazione ci sono opinioni molto divergenti sulle modalità del rimborso spese e sull'opportunità di versare un'indennità ai membri della direzione. Qual è la scelta giusta?
La risposta
In molte associazioni il regolamento delle spese e l'indennità della direzione sono un tema costante, spesso anche un conflitto permanente che non viene mai davvero tematizzato. La legge non prevede norme specifiche al riguardo e le associazioni gestiscono i rimborsi in maniera molto diversa. Di seguito un paio di punti di riferimento:
- Il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l'associazione dovrebbe essere scontato.
- Il regolamento delle spese e dei rimborsi deve essere adeguato alla situazione finanziaria dell'associazione. Le spese devono figurare nel budget.
- Rimborsi forfettari e indennità particolarmente generosi possono equivalere a un salario soggetto a tasse e imposte.
- Per le associazioni esenti da imposta e per quelle con il marchio ZEWO si applicano disposizioni più severe.
È caldamente raccomandato di discutere a fondo l'indennità spese all'interno della direzione e di mettere per iscritto il relativo regolamento. A questo scopo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
I membri della direzione e altri soci che svolgono mansioni per conto dell’associazione hanno diritto al rimborso delle spese sostenute nell’ambito di tale attività: spese di trasferta, spese postali, spese di vitto e alloggio in caso di trasferte per conto dell'associazione, spese per l'uso della propria infrastruttura personale (PC, stampante, telefono ecc.) e per l’acquisto di materiale. Le modalità di calcolo delle spese e l’eventuale obbligo di presentare i relativi giustificativi saranno definiti in un regolamento delle spese. Un regolamento delle spese va allestito in ogni caso, se ci si accorda per un rimborso spese tramite un importo forfettario. Il presente regolamento deve eventualmente essere approvato dall'Amministrazione delle contribuzioni – si veda lo strumento di lavoro "Spese, regolamento delle spese, indennità". Per ottenere il riconoscimento della ZEWO è necessario attenersi alle sue prescrizioni in materia di spese e di indennizzi.