FAQ
Domande frequenti
Compilazione di tutte le domande più frequenti (FAQ). La collezione viene costantemente ampliata.
Domanda
Sul nostro sito Internet abbiamo pubblicato fotografie trovate tramite Google. Nel frattempo abbiamo ricevuto una diffida da uno studio legale in Germania. Dobbiamo prenderla sul serio?
La risposta
Sui siti Internet svizzeri si verificano spesso presunte violazioni dei diritti d'autore a seguito di fotografie pubblicate senza autorizzazione. Di conseguenza sono frequenti le diffide per l'impiego di tali fotografie su siti web svizzeri, in particolare anche dalla Germania, dove si è affermata una vera e propria «industria delle diffide». Tipici casi di diffida riguardano le «immagini rubate» mediante Google o Wikipedia, le violazioni delle condizioni di licenza per immagini «gratuite» o «senza copyright» e la pubblicazione su Internet di presentazioni o riviste corredate da fotografie.
In queste diffide, è spesso opinabile che in Svizzera le immagini in questione siano protette dai diritti d'autore. Ciò non toglie che le diffide dalla Germania siano comunque possibili. In caso di dubbio, la decisione spetterebbe a un tribunale. Per questo motivo, per ogni singolo caso bisognerebbe verificare scrupolosamente come reagire correttamente a una simile diffida.
Una reazione sbagliata potrebbe peggiorare la propria posizione giuridica. È (quasi) sempre sbagliato cestinare le diffide. E di norma per liquidare queste diffide non basta presentare le proprie scuse all'avvocato della controparte. E tantomeno serve prendersela con l'avvocato della controparte.
I consigli dell'avvocato Martin Steiger su come procedere correttamente in caso di diffide.
Domanda
Quando entrano in vigore le decisioni dell’assemblea dei soci?
La risposta
Le decisioni prese entrano in vigore dopo la chiusura dell’assemblea, a meno che non sia stata fissata una data posteriore. Fino alla chiusura dell’assemblea è possibile presentare una proposta di nuova deliberazione (mozione d’ordine), per rivotare di una determinata delibera, a condizione che sussistano motivi importanti. Di conseguenza, ad es. una modifica dello statuto non può entrare in vigore immediatamente dopo che l'assemblea l’ha votata.
Domanda
L’associazione può essere composta solo dai membri della direzione?
La risposta
Un'associazione può non avere altri soci oltre ai membri della direzione. In questo caso l’assemblea dei soci è composta dai membri della direzione. È importante che anche una cosiddetta «associazione limitata ai membri della direzione» si attenga alle disposizioni previste dal diritto d’associazione: convocazione dell’assemblea, elezioni, procedure democratiche, obblighi di ricusazione ecc. Nel caso di un’associazione limitata ai membri della direzione è indispensabile nominare 1 o 2 revisori per la revisione dei conti, quale controllo e garanzia per la direzione che non può dare discarico a se stessa.
Lo statuto può stabilire che la direzione decide in merito all’accettazione dei soci. In tal modo la direzione decide se accettare altri soci o rimanere un'associazione limitata ai membri della direzione.
Domanda
In una votazione per iscritto è consentito esigere che i soci rispondano con nome, cognome e firma?
La risposta
Bisogna garantire che partecipino alle elezioni solo le persone aventi diritto. È pertanto giusto che le persone che votano possano essere identificate. Lo scrutinio può essere affidato a una persona indipendente che registrerà i voti espressi senza assegnarli alle persone che hanno votato. Se volete garantire l'anonimato totale, ad es. nelle elezioni, dovreste allestire delle schede di voto separate, da ritornare insieme al voto o alla scheda elettorale (come per le elezioni politiche). Si tratta di una procedura che consiglierei solo nel caso in cui un'elezione fosse molto controversa.
Domanda
Il nostro club di pallacanestro desidera farsi un po' di pubblicità con una bancarella nella zona pedonale. Montiamo un canestro e chiediamo alle persone di lanciare la palla. Offriamo anche da bere, ma non vendiamo niente. Dobbiamo chiedere un'autorizzazione?
La risposta
Sì. Per tutti gli eventi e le campagne pubblicitarie su suolo pubblico è necessaria un'autorizzazione, anche se non si vende niente. L'organo competente è la cancelleria comunale o il municipio. Informatevi per tempo (!) sulle modalità di ottenimento dell'autorizzazione e sulle condizioni che l'associazione deve soddisfare (smaltimento dei rifiuti, superficie necessaria ecc.).
La maggioranza dei Comuni ha un piano, talvolta disponibile anche online, per l'utilizzo del suolo pubblico. Per i luoghi molto frequentati la domanda è spesso elevata e l'amministrazione comunale ha dunque anche una funzione di coordinamento.
Domanda
Tre nostri soci fondatori sono usciti dalla direzione con l'intenzione di fondare un'altra associazione. Per quest'ultima pretendono di usare il logo che avevano elaborato insieme per la prima associazione. I soci fondatori uscenti hanno diritto a riprendere il nome e il logo della «vecchia» associazione?
La risposta
L'associazione ha una propria personalità giuridica. Ciò significa che può compiere azioni legali e detenere un patrimonio, valori reali ecc. Le cose materiali e il capitale non appartengono alle singole persone, ma all'associazione come tale. I soci fondatori non hanno particolari diritti al riguardo.
Il logo appartiene quindi ancora senza alcun dubbio all'associazione originaria. Ovviamente a condizione che non siano stati presi accordi contrari.
Domanda
La nostra associazione ora è su Facebook. Per rendere più interessante la pagina, desideriamo mettere in rete alcune fotografie delle nostre attività. A volte le persone ritratte sono ben riconoscibili. Dobbiamo prima chiedere il loro consenso? Le fotografie della nostra pagina Facebook possono essere visionate solo da chi ci ha dato l'amicizia.
La risposta
Le fotografie rientrano nei dati personali soggetti a protezione e per principio possono essere utilizzate solo con il consenso delle persone ritratte. Anche se Facebook permette di limitare l'accesso alla propria pagina, si tratta comunque di un mezzo di comunicazione aperto, la cui attrattiva è proprio la sua grande visibilità: un gran numero di persone vede quello che pubblichiamo. È inoltre nell'interesse dell'associazione avere il maggior numero possibile di «amici».
Consiglio pertanto di non pubblicare fotografie senza il consenso delle persone ritratte. La richiesta ai soci è inoltre l'occasione di entrare in contatto con loro.
In generale bisogna usare fotografie in cui le persone sono solo parzialmente riconoscibili oppure mischiate tra la folla. Le foto non possono inoltre recare il nome delle persone ritratte e raffigurare immagini lesive della dignità della persona, né permettere di trarre conclusioni su opinioni politiche o religiose, mostrare consumo di droga o attività criminali, documentare la riscossione degli aiuti sociali ecc.
E naturalmente, su richiesta delle persone ritratte, le fotografie devono essere immediatamente cancellate.
Domanda
Desideriamo organizzare una festa. Ci hanno consigliato di fondare una comunità d'interessi invece di un'associazione. Ma quali sono le differenze tra un'associazione, un club e una CI?
La risposta
Se una comunità di persone è stata correttamente istituita come associazione (scopo ideale, statuto in forma scritta, verbale di fondazione, organi), si tratta di un'associazione in senso giuridico, conformemente all'art. 60 CC e seguenti. Un'associazione non è tenuta ad avere nel nome il termine «associazione». Dallo statuto (in genere nell'articolo 1) si capisce che si tratta si un'associazione. Pertanto le associazioni si designano anche ad esempio come comunità, società, partito o federazione. Una federazione è generalmente un'associazione con varie sezioni o che raggruppa diverse associazioni.
«Comunità d'interessi», «club» o «federazione» non sono termini giuridici. Spesso le CI e i club sono tuttavia organizzati come associazioni. Possono però avere anche altre forme societarie, ad esempio la società semplice. I soci di una società semplice sono tuttavia personalmente responsabili per gli impegni dell'intera società. E con questa forma giuridica un gruppo non può aprire a suo nome un conto postale o bancario.
Domanda
Il nostro statuto prevede che per lo scioglimento dell'associazione è necessaria l'approvazione dei due terzi dei soci. È sufficiente che i due terzi dei soci presenti all'assemblea accettino lo scioglimento?
La risposta
Secondo quanto previsto dal vostro statuto, è chiaro che si tratta dei due terzi di tutti i soci, non solo di quelli presenti. Quando un'associazione ha intenzione di sciogliersi, è spesso difficile mobilitare un numero di soci sufficiente. E il quorum elevato si rivela un ostacolo quasi insormontabile. La violazione dello statuto – che si verificherebbe se si tenesse conto solo del numero dei soci presenti – potrebbe essere un motivo di ricorso contro la decisione.
Per evadere la questione in modo giuridicamente corretto, in una successiva assemblea dei soci (eventualmente straordinaria) bisognerebbe modificare il relativo articolo dello statuto. L'associazione potrà poi essere sciolta correttamente durante un'altra assemblea dei soci. Le due assemblee possono avere luogo immediatamente una dopo l'altra. Per evitare sorprese, è importante comunicare per tempo ai soci il procedimento previsto. I soci devono avere il tempo di occuparsi della questione dello scioglimento e la direzione deve poter valutare gli umori. Per ogni associazione vale infatti il principio che l'assemblea dei soci è l'organo supremo, l'unico che può decretare lo scioglimento.
Domanda
Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?
La risposta
L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.
Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.
Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.
Conclusione:
- Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
- Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
- Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
- Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
- La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale.
Domanda
Quando per un progetto conviene scegliere la forma giuridica di un'associazione orientata al profitto, in luogo di una S.a.g.l. o una SA?
La risposta
Secondo il diritto svizzero (art. 60 segg. CC), le associazioni non possono avere scopi economici. L'associazione persegue scopi ideali, non economici e non può procurare ai soci vantaggi economici.
Uno scopo economico sussiste quando l'attività dell'associazione è finalizzata a procurare ai soci un vantaggio economico-monetario, ad es. mediante il versamento di un salario o la distribuzione di un utile. Il fattore decisivo non sono lo statuto o altri regolamenti dell'associazione, ma l'attività effettiva dell'associazione. In relazione ai mezzi finanziari necessari per il raggiungimento del suo obiettivo ideale, un'associazione può tuttavia senz'altro svolgere un'attività economica. Può assumere del personale e svolgere un'attività di tipo commerciale. In quest'ultimo caso, deve iscriversi nel registro di commercio. Altrimenti l'iscrizione è facoltativa.
Le associazioni che fin dal momento della fondazione perseguono uno scopo economico non consentito non possono essere istituite in modo giuridicamente valido. Le associazioni che solo in un secondo tempo perseguono uno scopo non consentito o che svolgono un'attività volta al raggiungimento di un mix di scopi non consentiti rischiano di doversi sciogliere, oppure – in un caso di responsabilità civile – di vedersi disconosciuta la forma giuridica di associazione.
Articolo specializzato sul tema
Domanda
Abbiamo appena fondato un'associazione per il tempo libero. Lo statuto della nuova associazione è già stato redatto. Dove bisogna registrare un'associazione di pubblica utilità?
La risposta
Per principio in Svizzera non è obbligatorio registrare le associazioni. Un'associazione ha piena legittimità operativa non appena si è dotata di uno statuto scritto e ha redatto il verbale di fondazione.
In alcuni cantoni le associazioni devono sempre annunciarsi all'amministrazione delle contribuzioni (indipendentemente dal fatto che siano soggette alle imposte o esentasse in virtù dei limiti di esenzione). Al momento si tratta dei Cantoni di Berna e Lucerna. Informati sul sito Internet della Divisione cantonale delle contribuzioni.
Un'associazione può registrarsi volontariamente nel Registro di commercio del proprio Cantone. La registrazione è obbligatoria se, per conseguire il suo scopo, l'associazione svolge un'attività di tipo commerciale e se è soggetta all'obbligo di revisione. Per far conoscere l'offerta ai/alle potenziali utenti, l'associazione dovrebbe ovviamente informare in maniera adeguata i Comuni e gli uffici preposti del suo bacino d'utenza.
Domanda
Tutti i documenti della nostra associazione parlano di assemblea dei soci. Secondo un socio la definizione corretta dovrebbe invece essere assemblea generale. Chi ha ragione?
La risposta
Il termine «assemblea generale» è in effetti più frequente di «assemblea dei soci» o «assemblea sociale». Il diritto delle associazioni non usa questo termine, ma parla di «assemblea sociale» o semplicemente di «assemblea». Gli articoli 64 - 69 CC (Codice civile) disciplinano l'organizzazione delle associazioni al capitolo I «Assemblea sociale». In francese anche nel Codice civile si parla invece di «assemblée générale».
Nel Codice delle obbligazioni (CO) il termine «assemblea generale» è usato in relazione alle società anonime e alle cooperative. Mentre un'associazione è orientata alle persone – anche nell'assemblea dei soci – la società anonima pone l'accento sul capitale e nell'assemblea generale riunisce gli azionisti.
Gli statuti delle associazioni che parlano di «assemblea generale» non sono però per questo meno validi.
Domanda
Nella direzione è sorta una controversia su quanti anni ha la nostra associazione. L'associazione è stata fondata 19 anni fa. Cinque anni fa ha cambiato nome, lo scopo è stato leggermente modificato e l'intera direzione è stata rinnovata. L'attuale presidente sostiene che l'associazione ha 5 anni e non 19. Chi ha ragione?
La risposta
Il nome dell'associazione è parte integrante dello statuto ed è generalmente menzionato nel primo articolo, insieme allo scopo. Lo statuto può essere modificato e pertanto anche il nome e lo scopo. Al riguardo, nell'art. 74 CC la legge afferma tuttavia che a nessun socio può essere imposto un cambiamento del fine sociale. In caso di cambiamento dello scopo (non di un semplice adeguamento), un socio può dunque uscire immediatamente dall'associazione. Quest'ultima rimane però in essere.
La vostra associazione non è mai stata sciolta e dunque esiste dal momento della fondazione. Di conseguenza, l'anno prossimo potete festeggiare il 20o anniversario dell'associazione.
Domanda
Stiamo per fondare un'associazione che intende lanciare una nuova disciplina sportiva nel Comune. Nello statuto possiamo scrivere che in caso di scioglimento dell'associazione il ricavo della liquidazione venga gestito dal Comune? (Nel caso in cui venga fondata un'altra associazione con gli stessi obiettivi). L'articolo sulla liquidazione deve specificare che gli atti dell'associazione siano consegnati al Comune per archiviazione?
La risposta
Per principio lo statuto non dovrebbe contenere disposizioni che interessano anche terzi, se questi ultimi non hanno dato il loro esplicito consenso a una simile norma. In concreto, significa che bisogna chiedere al Comune se è d'accordo di gestire il ricavo della liquidazione e di archiviare gli atti dell'associazione.
Domanda
Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?
La risposta
La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.
Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.
Domanda
Il nostro club di pallacanestro desidera farsi un po' di pubblicità con una bancarella nella zona pedonale. Montiamo un canestro e chiediamo alle persone di lanciare la palla. Offriamo anche da bere, ma non vendiamo niente. Dobbiamo chiedere un'autorizzazione?
La risposta
Sì. Per tutti gli eventi e le campagne pubblicitarie su suolo pubblico è necessaria un'autorizzazione, anche se non si vende niente. L'organo competente è la cancelleria comunale o il municipio. Informatevi per tempo (!) sulle modalità di ottenimento dell'autorizzazione e sulle condizioni che l'associazione deve soddisfare (smaltimento dei rifiuti, superficie necessaria ecc.).
La maggioranza dei Comuni ha un piano, talvolta disponibile anche online, per l'utilizzo del suolo pubblico. Per i luoghi molto frequentati la domanda è spesso elevata e l'amministrazione comunale ha dunque anche una funzione di coordinamento.
Domanda
La nostra associazione ora è su Facebook. Per rendere più interessante la pagina, desideriamo mettere in rete alcune fotografie delle nostre attività. A volte le persone ritratte sono ben riconoscibili. Dobbiamo prima chiedere il loro consenso? Le fotografie della nostra pagina Facebook possono essere visionate solo da chi ci ha dato l'amicizia.
La risposta
Le fotografie rientrano nei dati personali soggetti a protezione e per principio possono essere utilizzate solo con il consenso delle persone ritratte. Anche se Facebook permette di limitare l'accesso alla propria pagina, si tratta comunque di un mezzo di comunicazione aperto, la cui attrattiva è proprio la sua grande visibilità: un gran numero di persone vede quello che pubblichiamo. È inoltre nell'interesse dell'associazione avere il maggior numero possibile di «amici».
Consiglio pertanto di non pubblicare fotografie senza il consenso delle persone ritratte. La richiesta ai soci è inoltre l'occasione di entrare in contatto con loro.
In generale bisogna usare fotografie in cui le persone sono solo parzialmente riconoscibili oppure mischiate tra la folla. Le foto non possono inoltre recare il nome delle persone ritratte e raffigurare immagini lesive della dignità della persona, né permettere di trarre conclusioni su opinioni politiche o religiose, mostrare consumo di droga o attività criminali, documentare la riscossione degli aiuti sociali ecc.
E naturalmente, su richiesta delle persone ritratte, le fotografie devono essere immediatamente cancellate.
Domanda
Cerchiamo sponsor per un sostegno finanziario che permetta alle famiglie con reddito basso di iscrivere i figli al preasilo. La tariffa mensile è spesso un ostacolo insormontabile. Un progetto finanziato con il crowdfunding sarebbe idoneo?
La risposta
Per il finanziamento con il crowdfunding è importante presentare un progetto chiaro e concreto, ad es. progetto denominato «Iscrizione al preasilo per 10 famiglie». Qui non si tratta di cercare singoli sponsor. Con questo crowdfunding tante persone singole versano contributi relativamente piccoli in un fondo che permette ai bambini di 10 famiglie di frequentare il preasilo. In cambio tali persone ricevono un piccolo riconoscimento sotto forma di un prodotto, un evento o un servizio.
Le piattaforme di crowdfunding offrono sostegno, consigli e strumenti per la creazione e la gestione di una campagna di crowdfunding. È tuttavia importante pianificare le risorse di personale e di tempo necessarie per la campagna. Vale la pena di cercare all'interno dell'associazione una persona con dimestichezza nell'uso dei social media e che ha voglia di lanciare una campagna di questo tipo.
Domanda
Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?
La risposta
L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.
Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.
Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.
Conclusione:
- Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
- Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
- Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
- Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
- La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale.
Domanda
Il nostro statuto prevede che la convocazione dell'assemblea dei soci avvenga per iscritto. Possiamo convocarla anche per e-mail?
La risposta
La convocazione di un'assemblea dei soci ai sensi dell'art. 64 CC deve aver luogo secondo quanto previsto dallo statuto e/o eventualmente da una determinata pratica in uso nell'associazione. Se la convocazione è finora sempre avvenuta per lettera, un improvviso ricorso alla posta elettronica potrebbe essere contestato, se la convocazione non giunge a tutti i soci. È essenziale che tutte le persone aventi diritto a partecipare siano messe al corrente in buona fede e in tempo utile per poter partecipare.
Consigliamo pertanto di formulare con precisione nello statuto le modalità di convocazione. Vi sono varie possibilità di convocazione: per lettera, per e-mail, con un avviso nella bacheca dell'associazione, con un'inserzione sul giornale o sull'organo dell'associazione ecc.
La legge non prescrive una modalità per l'esercizio del diritto di mozione, nemmeno per la richiesta di un'assemblea dei soci straordinaria. Se lo statuto non prevede altrimenti, per le mozioni sono pertanto ammessi anche altri strumenti: e-mail, telefono ecc.
Domanda
Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?
La risposta
Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:
- La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
- Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
- Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.
Domanda
Come è noto, per l'assemblea dei soci occorre allestire un rapporto annuale. Esistono disposizioni in merito alla lunghezza e al contenuto?
La risposta
Il rapporto annuale ha l'obiettivo di informare i soci ed eventualmente il vasto pubblico in merito agli eventi importanti dell'esercizio. Non ci sono prescrizioni quantitative. Il contenuto è tuttavia definito dallo scopo: i soci devono essere in grado di giudicare se la direzione cura gli affari dell'associazione conformemente allo scopo. Funge da base per dare discarico alla direzione e per questo deve essere adeguatamente redatto. Deve cioè descrivere i punti chiave dell'attività, informare sul raggiungimento degli obiettivi, su importanti cambiamenti nel personale, sulla collaborazione con altre organizzazioni ecc. E non da ultimo, il rapporto annuale è anche la base per la rielezione della direzione: ha lavorato a favore dell'associazione, oppure no? Il rapporto annuale è dunque più di un gravoso obbligo. Ha il carattere di un rendiconto e deve pertanto essere preso sul serio. Al contempo è anche il «biglietto da visita» dell'associazione.
Domanda
Chi comanda in un'associazione?
La risposta
In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.
Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.
Domanda
I nostri soci sono sparsi in tutta la Svizzera e anche oltreconfine. Per molti di loro non è possibile venire all’assemblea. Possiamo organizzare un’assemblea online?
La risposta
I soci hanno il diritto di partecipare all’assemblea dei soci, alle votazioni e alle elezioni, nonché ai relativi dibattiti. Un’associazione svizzera che ha soci residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare questo diritto. In sostituzione o a complemento dell’assemblea in una sala conferenze, è possibile organizzare online un'assemblea virtuale (ad es. tramite Skype, FaceTime ecc.), oppure uno streaming in diretta dalla sala dell'assemblea, con una chat per la discussione e la votazione. Ciò è ammesso a condizione che tutti i soci ne siano informati per tempo, abbiano accesso a Internet e ricevano la documentazione e i dati di accesso necessari. La forma online sostitutiva deve essere autorizzata anche nello statuto.
Domanda
Desidero costituire un’associazione svizzera insieme a persone residenti all’estero. Queste persone possono essere soci fondatori e sono eleggibili a una carica?
La risposta
Le persone residenti all’estero possono essere soci fondatori, membri della direzione e/o futuri soci di un’associazione con sede in Svizzera. Un’associazione domiciliata in Svizzera è regolata dagli artt. 60 segg. CC e può essere fondata come tale, se ha un legame con la Svizzera: raggio d’azione (anche) in Svizzera, aperta (anche) a soci dalla Svizzera. Le associazioni operanti a livello internazionale dovrebbero avere almeno un membro della direzione domiciliato in Svizzera.
Un’associazione svizzera che ha soci o membri della direzione residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare i corrispondenti diritti e i doveri. La seduta della direzione/l’assemblea dei soci può essere tenuta online (ad es. tramite Skype), se tutti i membri/soci ne sono informati per tempo e hanno ricevuto la documentazione e i dati di accesso ecc. Lo statuto dell’associazione deve consentire di tenere online l’assemblea (o anche la seduta della direzione).
Domanda
Abbiamo intenzione di inserire nello statuto la possibilità di esprimere il voto per iscritto, invece di tenere l'assemblea dei soci. Di cosa bisogna tener conto?
La risposta
L'articolo 66 cpv. 2 CC recita: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare la proposta.
Inoltre la possibilità di deliberare per iscritto può essere disciplinata nello statuto. Può ad esempio essere formulata in questo modo: «La decisione tramite circolazione degli atti (lettera, e-mail o piattaforma di voto elettronica) è ammessa (in casi eccezionali motivati)».
Le decisioni prese per iscritto hanno tuttavia un grosso svantaggio: diversamente da quanto accade in un'assemblea in presenza, non possono essere oggetto di discussione. Le mozioni concernenti i punti all'ordine del giorno (proposte di modifica o controproposte) oppure le proposte di elezione aggiuntive devono essere presentate in anticipo. Sconsigliamo pertanto di sostituire in modo permanente l'assemblea in presenza con la deliberazione per iscritto.
Se tuttavia un'associazione sceglie la deliberazione per iscritto, è importante attenersi alle disposizioni statutarie: termine di convocazione, quorum di presenza (quorum di partecipazione), maggioranze richieste. L'associazione deve garantire che il socio avente diritto voti personalmente e una sola volta, ad esempio apponendo la sua firma sulla scheda di voto. Le decisioni della votazione per iscritto devono essere fissate in un verbale sintetico, comprese le informazioni sul numero di voti espressi e sulle modalità di voto. Altrettanto importante è garantire la protezione dei dati.
Domanda
Qualche tempo fa un membro della direzione ha dato le dimissioni. Ora vuole ritirarle e cancellare il punto all'ordine del giorno «Elezione di un nuovo membro della direzione». All'interno della direzione non tutti sono felici che abbia cambiato idea. E poi abbiamo già una nuova candidata. Dobbiamo per forza accettare il ritiro delle dimissioni?
La risposta
Le dimissioni di un membro eletto in un organo dell'associazione sono un cosiddetto «atto potestativo», mediante il quale si viene immediatamente a creare una situazione giuridica. Ciò significa che chi ha dato le dimissioni a decorrere da una determinata data, da quel momento non è più membro della direzione. Per continuare a rimanere nella direzione, la persona interessata deve essere rieletta dall'assemblea dei soci, conformemente allo statuto.
Domanda
Siccome un membro della direzione è spesso causa di controversie, desideriamo revocare il suo mandato. Come dobbiamo procedere?
La risposta
Per principio i membri della direzione non possono destituire un collega o votare per sospenderlo dall'incarico. I membri della direzione sono eletti dall'assemblea dei soci, che è l'unico organo autorizzato a rimuoverli dall'incarico.
Dopo una decisione presa a maggioranza al suo interno, la direzione può proporre all'assemblea dei soci di non rieleggere più il collega. Spetterà tuttavia all'assemblea dei soci dare seguito alla richiesta, oppure ignorarla. Non è però detto che la mancata rielezione riesca a risolvere la situazione di conflitto. Spesso i problemi non sono semplicemente legati a una persona. Cercare le cause del conflitto e discuterne insieme è probabilmente una scelta più efficace.
Domanda
Sono la cassiera di un’associazione. Posso assumere al contempo la carica di vicepresidente, o si tratta di un'eccessiva concentrazione di potere all'interno di una direzione composta da cinque persone?
La risposta
La sua domanda sulla concentrazione di potere è molto opportuna! Un membro della direzione che accentra troppo potere su di sé può effettivamente comportare un’inappropriata parzialità all’interno dell’associazione. Se ad esempio una persona non è all’altezza dei vari compiti che svolge, gli effetti negativi sono ancora più gravi, poiché concernono più settori.
La legge non prescrive come devono essere occupate le cariche all’interno di una direzione e dunque la decisione è libera, salvo disposizione contraria nello statuto dell’associazione. In un’associazione piccola la direzione non dovrebbe essere troppo grande. In questo modo l'associazione è efficiente e facile da gestire. Ciò implica però anche che i singoli membri della direzione dovranno eventualmente assumersi più competenze. Nel suo caso, le due cariche di cassiera e di vicepresidente comportano soprattutto un ulteriore aumento della mole di lavoro. Niente le impedisce di tenere la contabilità in quanto cassiera e al contempo affiancare il presidente nella sua attività e sostituirlo in sua assenza. L’importante è che tutti i membri della direzione abbiano lo stesso grado d’informazione e possano contribuire alla pari ai processi decisionali.
Domanda
La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?
La risposta
Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.
La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.
Domanda
La nostra associazione esiste già da oltre 50 anni e organizza diverse attività per le persone della terza età. Oggi alcune di queste attività sono svolte anche da altre organizzazioni. Alla nostra associazione ora non aderisce più nessuno. Occasionalmente anche i membri della direzione hanno espresso l'intenzione di ritirarsi. Tutti i soci hanno già esercitato un mandato all'interno della direzione. Alcuni soci desiderano continuare a svolgere la loro attività, ma nessuno vuole assumere un mandato nella direzione. Che cosa ci consigliate di fare?
La risposta
La vostra associazione non può evitare di chiedersi: «C'è ancora bisogno di noi?» E anche: «Cosa succede se la nostra associazione non c'è più?» Con i colleghi considerate quali attività desiderate assolutamente continuare e in che forma. A cosa potete tranquillamente rinunciare? Forse c'è la possibilità di unirsi a un'altra organizzazione con scopi simili.
Quali che siano le risposte, la vostra associazione è comunque stata valida e necessaria. Senza di lei, non ci sarebbero nemmeno le attività che ora sono svolte da altri. L'associazione non ha dunque fallito, anche se a questo punto dovrebbe essere sciolta.
Domanda
La nostra associazione ha ricevuto un premio dal Comune. Io sono la presidente. Chi dovrebbe partecipare con me alla cerimonia di consegna del premio? Sono ammesse quattro persone per ogni organizzazione premiata.
La risposta
La cosa migliore da fare è sollevare la questione all'interno della direzione e decidere insieme. Per la direzione è l'occasione di esprimere ancora una volta la propria soddisfazione e di menzionare le persone che hanno avuto un particolare merito per questo successo, anche come «semplici» soci. È inoltre determinante anche la disponibilità di tempo delle singole persone, oppure ci potrebbero essere altri criteri per la composizione della delegazione.
Domanda
In linea di massima i membri della direzione hanno diritto a un'indennità?
La risposta
Non sussiste un diritto legale a un'indennità per i membri della direzione. Al contrario: una condizione importante per l'esenzione fiscale dell'associazione è la non retribuzione dell'attività dei membri della direzione. Naturalmente hanno però diritto al rimborso delle spese sostenute. Alcuni compiti speciali possono essere retribuiti, ma dovrebbero sempre essere legati a un incarico ben definito e limitato.
Tutte le indennità versate ai membri della direzione devono figurare nel preventivo ed essere documentate come tali nella fattura. Tenere sempre presente che sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad esempio corsi di perfezionamento, condono della quota sociale, extra.
Altrettanto importante: le indennità che vanno oltre il semplice rimborso spese devono essere dichiarate dal beneficiario. L'associazione deve a sua volta allestire un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?
La risposta
Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.
Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
Domanda
Il nostro statuto prevede che la convocazione dell'assemblea dei soci avvenga per iscritto. Possiamo convocarla anche per e-mail?
La risposta
La convocazione di un'assemblea dei soci ai sensi dell'art. 64 CC deve aver luogo secondo quanto previsto dallo statuto e/o eventualmente da una determinata pratica in uso nell'associazione. Se la convocazione è finora sempre avvenuta per lettera, un improvviso ricorso alla posta elettronica potrebbe essere contestato, se la convocazione non giunge a tutti i soci. È essenziale che tutte le persone aventi diritto a partecipare siano messe al corrente in buona fede e in tempo utile per poter partecipare.
Consigliamo pertanto di formulare con precisione nello statuto le modalità di convocazione. Vi sono varie possibilità di convocazione: per lettera, per e-mail, con un avviso nella bacheca dell'associazione, con un'inserzione sul giornale o sull'organo dell'associazione ecc.
La legge non prescrive una modalità per l'esercizio del diritto di mozione, nemmeno per la richiesta di un'assemblea dei soci straordinaria. Se lo statuto non prevede altrimenti, per le mozioni sono pertanto ammessi anche altri strumenti: e-mail, telefono ecc.
Domanda
La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?
La risposta
Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.
Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.
Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
Mi metto a disposizione per il posto vacante di presidente, ma non faccio parte della direzione. L'assemblea dei soci mi deve prima eleggere nella direzione e poi, in una seconda elezione, alla presidenza? Lo statuto prevede che l'assemblea dei soci elegga il presidente e gli altri membri della direzione.
La risposta
Salvo disposizioni contrarie nello statuto, l'assemblea dei soci può eleggere direttamente il presidente. Se in un'associazione la direzione si costituisce da sé (e ciò non è il caso nella vostra associazione), l'assemblea dei soci elegge una o più persone nella direzione. Successivamente, nella seduta costitutiva, la direzione elegge un presidente tra i suoi membri.
Domanda
È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?
La risposta
Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.
Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.
Domanda
Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?
La risposta
Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:
- La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
- Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
- Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.
Domanda
La nostra piccola società ginnica fatica a trovare nuovi membri della direzione. Quasi tutti i ginnasti e le ginnaste attivi hanno già esercitato una volta questa carica. Un membro della direzione ha avuto l'idea di proporla a una persona che non è nella squadra, mentre lo sono i suoi figli. Un socio non attivo può essere eletto nella direzione? Ed è una scelta opportuna?
La risposta
Non ci sono motivi contrari, a meno che lo statuto non preveda che solo i soci attivi possono essere eletti nella direzione. In definitiva non cercate una persona che sappia fare la ruota o gli esercizi di squat, ma qualcuno in grado di collaborare alla direzione dell'associazione e di inserirsi nell'organo direttivo. Forse c'è anche un determinato settore da occupare, ad esempio l'attuariato, le finanze o la presidenza.
Anche al di fuori del gruppo dei ginnasti attivi si possono trovare persone abili nella stesura del verbale, nella gestione delle finanze o nella direzione di una società. Un membro della direzione ovviamente dovrebbe essere interessato all'attività dell'associazione, ma un punto di vista un po' diverso di certo non fa male.
Domanda
La settimana prossima si tiene la nostra assemblea dei soci. La mozione di un socio ci è giunta dopo il termine fissato dallo statuto. Il socio propone di mantenere invariata la quota sociale. La direzione propone invece di aumentarla. Dobbiamo mettere all'ordine del giorno la mozione del socio?
La risposta
Siccome l'oggetto «Quota sociale» è già all'ordine del giorno, la mozione inoltrata concerne un punto in agenda. Il termine ultimo per l'iscrizione di una mozione all'ordine del giorno riguarda solo i nuovi oggetti da trattare.
La mozione del vostro socio deve pertanto essere presentata e messa in votazione. Un socio deve inoltre avere la possibilità di presentare una mozione (concernente un punto all'ordine del giorno) anche durante l'assemblea stessa. Solo questa procedura rende possibile una discussione democratica che permetta di pervenire a una decisione.
Domanda
Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?
La risposta
La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.
Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.
Domanda
Faccio parte della direzione da alcuni anni. Ora desidero cessare questo tipo di volontariato. Come devo procedere? È sufficiente comunicare per iscritto alla direzione che non mi candiderò più per la rielezione durante la prossima assemblea dei soci?
La risposta
In linea di massima, un membro della direzione ha il diritto di dimettersi dalla sua carica in qualsiasi momento. L'ideale sarebbe rendere nota la propria intenzione di dimettersi il prima possibile. La direzione è composta da membri eletti dall'assemblea dei soci. È pertanto tenuta a comunicare anche a quest'ultima le dimissioni di un suo membro. Il membro dimissionante può giudicare personalmente se, sotto l'aspetto della tempistica, è meglio comunicare le dimissioni direttamente durante la successiva seduta della direzione, facendole in tal modo mettere a verbale, oppure mediante una lettera di dimissioni. Non esistono requisiti formali. In caso di una dimissione, per la direzione e l'associazione è bene conoscerne i motivi ed eventualmente ricevere dei consigli per la persona subentrante. È sicuramente apprezzato anche il fatto che, su richiesta, il membro uscente si metta a disposizione per il passaggio delle consegne e l'introduzione del nuovo membro.
La ricerca di un successore è di competenza della direzione. Il membro uscente non deve cioè sentirsi obbligato a trovare una persona che lo sostituisca.
Domanda
Un membro della direzione della nostra associazione ha dato le dimissioni, poiché si trasferisce in un'altra regione. Il suo mandato quadriennale scade però solo tra più di un anno e mezzo. La persona interessata può lo stesso dare le dimissioni? Possiamo eventualmente designare una nuova persona fino alla prossima assemblea dei soci, per mantenere operativa la direzione?
La risposta
Capita abbastanza spesso che un membro della direzione non possa o non voglia portare a termine il mandato. Il diritto di dimettersi è riconosciuto anche ai membri della direzione. Se le dimissioni sono per la fine dell'anno dell'associazione, le elezioni suppletive di solito hanno luogo durante la successiva assemblea dei soci.
Se un membro della direzione si dimette nel corso dell'anno e la sua uscita non causa troppi problemi, si può attendere fino alla successiva assemblea dei soci. Se viceversa, per proseguire l'attività, la direzione ha assolutamente bisogno di un sostituto, è sicuramente un vantaggio se lo statuto prevede la cosiddetta cooptazione, ossia la possibilità per la direzione di designare di propria iniziativa il sostituto o la sostituta. Il relativo articolo reciterà ad es.: «I posti vacanti venutisi a creare nel corso dell'esercizio possono essere occupati da persone scelte dalla direzione, fino alla conferma da parte dell'assemblea dei soci». Se lo statuto sociale non prevede questa possibilità, la direzione può organizzare le elezioni nell'ambito di un'assemblea dei soci straordinaria. In alternativa deve verificare la possibilità di cavarsela senza sostituzioni. Comunque sia, il membro della direzione dimissionario deve provvedere al passaggio accurato delle consegne.
Domanda
Quali sono le conseguenze se, nelle elezioni in occasione della prossima assemblea dei soci, non è possibile occupare la carica di presidente?
La risposta
Se la presidenza non rimane vacante per anni e l’associazione si adopera per cercare la persona idonea, non ci sono conseguenze giuridiche per l’associazione, anche se temporaneamente il posto di presidente non è occupato conformemente allo statuto. Difficilmente si verrà citati in giudizio per questo. Se tuttavia la situazione dura a lungo, è opportuno prendere in considerazione l’introduzione di una corrispondente modifica dello statuto. Lo stesso discorso vale se il numero dei membri della direzione non corrisponde a quanto prescritto nello statuto.
L’importante è che i compiti siano ben ripartiti tra i membri effettivi, secondo le disponibilità di tempo, le inclinazioni e la mole di lavoro di ognuno. È opportuno designare un/una portavoce verso l'interno e l'estero (una funzione di solito riservata al/alla presidente). Il pubblico dovrebbe sempre sapere a chi rivolgersi, per telefono o per iscritto.
Naturalmente sarà necessario adeguare anche i diritti di firma.
La carica vacante può anche essere sfruttata come un’opportunità. Il posto di presidente può diventare più interessante, se all’interno della direzione i suoi compiti sono ripartiti su più persone. Gli altri membri possono eventualmente intervenire per fornire un sostegno puntuale, oppure si può prevedere una co-presidenza. È possibile che durante il periodo di transizione si sviluppi una nuova cultura di collaborazione.
Domanda
Stiamo cercando nuovi membri della direzione. Due coniugi hanno manifestato il loro interesse. In linea di principio è consentito ai parenti di fare parte della stessa direzione?
La risposta
Sì, è consentito. Nei casi concreti, è tuttavia giustificato chiedersi se è lecito che i congiunti siedano nello stesso consesso. Vi sono argomenti a favore e a sfavore: sinergie, passaggio d'informazioni agevolato, concentrazione del potere ecc.
In definitiva, con l'elezione sono i soci a decidere circa l'opportunità di avere nella direzione persone della stessa famiglia. Occorre tenere presente che anche per loro vale l'obbligo di astensione nelle votazioni concernenti un negozio giuridico o una controversia giuridica ai sensi dell'art. 68 CC. Già solo per questo non è opportuno che la direzione sia composta esclusivamente o in grande maggioranza da persone con stretti legami familiari. In simili situazioni, deliberare secondo le regole è quasi impossibile.
Domanda
Come è noto, per l'assemblea dei soci occorre allestire un rapporto annuale. Esistono disposizioni in merito alla lunghezza e al contenuto?
La risposta
Il rapporto annuale ha l'obiettivo di informare i soci ed eventualmente il vasto pubblico in merito agli eventi importanti dell'esercizio. Non ci sono prescrizioni quantitative. Il contenuto è tuttavia definito dallo scopo: i soci devono essere in grado di giudicare se la direzione cura gli affari dell'associazione conformemente allo scopo. Funge da base per dare discarico alla direzione e per questo deve essere adeguatamente redatto. Deve cioè descrivere i punti chiave dell'attività, informare sul raggiungimento degli obiettivi, su importanti cambiamenti nel personale, sulla collaborazione con altre organizzazioni ecc. E non da ultimo, il rapporto annuale è anche la base per la rielezione della direzione: ha lavorato a favore dell'associazione, oppure no? Il rapporto annuale è dunque più di un gravoso obbligo. Ha il carattere di un rendiconto e deve pertanto essere preso sul serio. Al contempo è anche il «biglietto da visita» dell'associazione.
Domanda
L'assemblea dei soci mi rieleggerà come presidente, unitamente ad altri quattro membri che saranno confermati nella loro carica. In più sarà eletto un nuovo membro della direzione, già noto a tutti. L'elezione sarà con ogni probabilità incontestata. Come tenerla nel modo più efficiente e corretto?
La risposta
Non ci sono disposizioni di legge su come tenere le elezioni. Naturalmente bisogna rispettare le eventuali norme statutarie e deve essere chiaro chi è eletto e chi non lo è.
Nel corso del tempo si sono affermate le seguenti usanze:
- Dapprima si riconfermano i membri della direzione, singolarmente o in blocco (compreso il presidente) e successivamente il presidente nella sua carica.
- Un nuovo membro dovrebbe essere eletto separatamente. Un'elezione separata conferisce più peso alla persona interessata. In assenza di altre candidature, anche il nuovo membro può essere eletto insieme agli altri.
- Durante l'elezione del/la presidente, la presidenza è assunta temporaneamente dalla persona che lo/la sostituisce. Appena eletto o eletta, il presidente o la presidente soprintende al resto dell'elezione.
Domanda
È possibile eleggere una nuova direzione, se quella uscente non ha ancora ricevuto il discarico?
La risposta
Dopo l'approvazione del rendiconto annuale, l'assemblea dei soci sgrava la direzione in carica dalle sue responsabilità (discarico). Di conseguenza, da quel momento la responsabilità di eventuali debiti non è più della direzione, ma è dell'associazione, in conformità alle norme statutarie. La decisione di discarico non è prescritta dalla legge. È tuttavia una prassi comune nell'ambito dell'obbligo di sorveglianza dell'assemblea sociale ai sensi dell'art. 65 cpv. 2 CC, ed è prevista dalla maggioranza degli statuti sociali.
- Salvo disposizioni statutarie contrarie, l'elezione di una nuova direzione è possibile anche senza il discarico di quella uscente. La direzione uscente non è più in carica. Eventuali richieste di risarcimento possono tuttavia essere fatte valere mediante un'azione civile anche nei confronti di una direzione uscente.
- Nell'interesse di un adeguato proseguimento dell'attività dell'associazione, è opportuno far valere – tempestivamente e nel rispetto dei termini – le eventuali richieste di risarcimento nei confronti dei membri della direzione uscente, al fine di chiarire la questione della responsabilità.
Domanda
Una persona che non è socia può essere eletta nella direzione di un'associazione? I soci della nostra associazione sono esclusivamente persone giuridiche. Una persona idonea si metterebbe a disposizione per un mandato nella direzione, ma non appartiene a nessuna delle organizzazioni aderenti alla nostra associazione.
La risposta
Questo esempio dimostra che ci possono essere buoni motivi per eleggere nella direzione una persona al di fuori della cerchia dei soci. Una sentenza del Tribunale federale ha stabilito già nel 1947 che, per motivi inerenti all'autonomia dell'associazione e alle esigenze della vita pratica, possono essere elette nella direzione anche persone fisiche non aderenti all'associazione.
Siccome nella prassi ciò è più l'eccezione che la regola, consigliamo di menzionare esplicitamente nello statuto l'ammissione dei non soci nella direzione.
Domanda
Come nuova presidente desidero ripartire meglio il lavoro all'interno della direzione, per non dover fare tutto da sola. È necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci per introdurre dei settori di attività? Lo statuto sancisce che la direzione si costituisce da sé.
La risposta
Una buona idea! È bene ripartire l'attività su più persone e chiarire chi si occupa di che cosa all'interno della direzione. Ciò contribuisce a una maggiore soddisfazione generale e in definitiva a migliorare il lavoro della direzione. Per la creazione di settori di attività all'interno della direzione non è necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci. «La direzione si costituisce da sé» significa proprio questo: la direzione ha facoltà di decidere autonomamente la ripartizione delle cariche e degli incarichi. Consigliamo di prevedere il tempo necessario per la creazione dei settori durante la seduta della direzione e di mettere per iscritto quanto deciso.
Domanda
Cerchiamo nuovi membri della direzione. A questo scopo durante l'ultima assemblea dei delegati abbiamo istituito una commissione che ha il compito di allestire un mansionario per le posizioni vacanti nella direzione. Avete altri consigli da darci per la ricerca?
La risposta
La successione adeguata nel caso di un mandato svolto su basi di volontariato non è sempre facile. Nella ricerca della persona adatta hanno un ruolo importante sia i contenuti (mansioni), sia le relazioni. Una persona può ritenersi adatta, poiché vorrebbe portare all'interno della direzione le sue specifiche conoscenze, oppure poiché ha particolarmente a cuore lo scopo sociale. Altri cercano una compensazione alla vita professionale e si occupano volentieri di compiti al di fuori della loro quotidianità. Anche il desiderio di fare qualcosa insieme ai colleghi e alle colleghe della direzione può essere un importante incentivo. In ogni caso un mansionario aiuta i candidati e le candidate a farsi un'idea dei compiti che li attendono e chiarisce quali competenze personali possono portare all'interno della direzione.
La soluzione più efficace è interpellare direttamente le persone ritenute potenzialmente idonee. Le persone che si mettono a disposizione devono esporre all'associazione le loro competenze e motivazioni. Condividete con il vostro interlocutore esperienze e aneddoti divertenti. Raccontate le vostre storie (di successo), ad esempio un evento particolarmente ben riuscito, una buona collaborazione con il Comune o il lancio di un sito Internet.
Domanda
Anche un'associazione riconosciuta come esente da imposta deve compilare la dichiarazione d'imposta?
La risposta
No, non è obbligata a farlo. Alcuni Cantoni richiedono tuttavia che i conti annuali siano messi a disposizione dell'amministrazione delle contribuzioni. Questa richiesta viene formulata nella decisione di esenzione fiscale.
Domanda
La nostra associazione è stata fondata nel mese di luglio dello scorso anno. È corretto allestire i conti annuali solo per la fine di quest'anno, unitamente alla relativa notifica d'imposta?
La risposta
La chiusura dei conti annuali dell'associazione avviene secondo le modalità previste dallo statuto. L'anno fiscale corrisponde però all'anno civile. Se in questi primi sei mesi di attività la vostra associazione ha realizzato un utile superiore al limite di esenzione, è necessario compilare una dichiarazione d'imposta. Nei Cantoni di Berna e Lucerna l'associazione deve essere notificata all'autorità fiscale.
Domanda
La nostra associazione è già da tempo esonerata dall'obbligo fiscale. L'esenzione fiscale deve essere rinnovata? E se sì, quando?
La risposta
In alcuni cantoni, l'esenzione fiscale è concessa senza restrizioni, ma può essere soggetta a condizioni. Altri cantoni concedono l'esenzione fiscale solo per un periodo limitato, nel qual caso è necessario presentare una nuova domanda dopo la scadenza. Le modifiche allo statuto devono essere comunicate all'autorità fiscale.
L'autorità fiscale ha tuttavia facoltà di verificare l'esenzione fiscale. In tal caso, l'associazione è invitata a inoltrare i relativi documenti.
Domanda
In base al nostro patrimonio, ora siamo soggetti all'obbligo fiscale. A chi dobbiamo rivolgerci?
La risposta
Informatevi sul sito Internet dell'autorità fiscale cantonale, divisione persone giuridiche. In alcuni Cantoni è possibile scaricare direttamente dal sito i moduli per la dichiarazione d'imposta e compilarli digitalmente. Altrimenti bisogna prima annunciarsi.
Domanda
La nostra associazione è esente dall'obbligo fiscale. Recentemente abbiamo però modificato lo scopo dell'associazione iscritto nello statuto, aggiungendo inoltre alcuni punti. Dobbiamo inviare il nuovo statuto all'autorità fiscale?
La risposta
Le modifiche dello statuto comprendenti punti che possono influire sull'esenzione fiscale devono sempre essere comunicate all'amministrazione delle contribuzioni. Tali punti sono in particolare lo scopo dell'associazione, l'attività non retribuita della direzione e i trasferimenti specifici in caso di scioglimento dell'associazione. È importante informare l'autorità fiscale anche in caso di cambiamento del nome. In caso di dubbi, informatevi direttamente presso l'autorità fiscale competente.
Domanda
Come possiamo creare fatture con codice QR?
La risposta
La maggior parte degli offerenti di programmi di contabilità che consentono la redazione di fatture ha adeguato i propri software in modo tale da rendere possibile l'allestimento della fattura con codice QR. In alcune circostanze è necessario installare una nuova versione del programma.
Le associazioni che lavorano senza un corrispondente programma e che hanno sinora utilizzato la polizza di versamento rossa della Posta devono attenersi alla procedura di seguito indicata.
- Allestimento delle fatture con codice QR mediante il generatore QR:
1. richiamo del generatore QR mediante il link *1 https://www.postfinance.ch/it/assistenza/servizi/strumenti-calcolatori/qr-generator.html;
2. registrazione del beneficiario del pagamento incl. numero IBAN (dunque la propria associazione);
3. registrazione delle informazioni di pagamento (importo ed eventuale messaggio, per es. "Quota associativa": questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
4. registrazione del debitore (soprattutto per le singole fatture: questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
5. allestimento della fattura QR in formato PDF. Questo documento PDF può essere stampato (la carta perforata può essere ordinata in una tipografia o al link del Postshop https://shop.post.ch/shop/it/cartoleria/carta-rotoli/carta/buroline-polizza-di-versamento-qr-fattura/p/551402);
6. per le polizze di versamento senza importo (per. es per le donazioni) è possibile allestire una fattura QR con il generatore e poi stamparla x volte (con la propria stampante o presso una tipografia). La persona che effettua il versamento compila la polizza indicando importo e mittente.
*1 Sono disponibili altri tool per allestire una fattura QR, per es.: https://qr-rechnung.net/#/
Domanda
La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?
La risposta
I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo.
Segretariato vitamina B
Domanda
Le finanze non hanno un ruolo molto importante nella nostra associazione. Ci basiamo sulla fiducia reciproca; il cassiere si occupa dei pagamenti in entrata e in uscita. Siamo lo stesso obbligati a tenere la contabilità?
La risposta
Nel 2008 è stato inserito nella legge l'art. 69a CC:
«La direzione tiene i libri di commercio dell’associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia».
La direzione è pertanto obbligata a tenere la contabilità. A prescindere dall'obbligo, è in ogni caso importante sbrigare le questioni finanziarie in modo accurato e preciso, anche se non si tratta di grandi importi. La fiducia è una buona cosa, ma proprio le finanze possono diventare in fretta un motivo di divergenze. I soci hanno il diritto di sapere in che modo il denaro viene incassato e speso. E la direzione dovrebbe essere sempre in grado di dare informazioni al riguardo.
Domanda
Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?
La risposta
La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».
Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.
Domanda
L'anno dell'associazione deve sempre essere l'anno civile?
La risposta
In linea di massima no. È tuttavia probabile che la maggioranza delle associazioni imposti l'attività in base all'anno civile, in modo tale da avere un'adeguata concordanza. D'altro canto, le associazioni impegnate ad es. nel settore della formazione o nei servizi di assistenza all'infanzia tendono a pianificare la loro attività in base all'anno scolastico oppure semestre per semestre. In questo caso ha senso che l'anno dell'associazione non coincida con l'anno civile. Ciò può generare un certo carico di lavoro supplementare, considerato che per legge una parte delle mansioni amministrative (assicurazioni, imposte ecc.) deve sempre essere svolta con data di riferimento 31 dicembre.
Domanda
Siccome l'attività della nostra associazione è un po' stagnante, nella direzione abbiamo deciso di aumentare il budget per stampare nuovi volantini, farci un po' di pubblicità e lanciare una campagna di sensibilizzazione. Siamo convinti che l'associazione può permettersi questo aumento piuttosto marcato delle uscite, ma non sappiamo se i soci condividono la nostra opinione.
Come presidente dell'assemblea dei soci, come mi devo comportare se quest'ultima non approva il budget?
La risposta
Essendo l'approvazione del budget di competenza dell'assemblea dei soci, la direzione e la presidente devono prepararsi bene ad argomentare la proposta. È inoltre importante che la direzione appoggi la proposta all'unanimità e che le cifre siano trasparenti e comprensibili per i soci. Aiuta anche presentare una pianificazione finanziaria a lungo termine.
I soci possono a loro volta proporre emendamenti: non è una questione di «tutto o niente». Se il budget appare a rischio, la presidente dell'assemblea può invitare i soci o i singoli votanti a proporre lo stralcio di alcune voci oppure, se necessario, anche (dolorosi) tagli.
Per il resto ci si deve attenere alle regole democratiche dell'associazione.
Domanda
Cerchiamo sponsor per un sostegno finanziario che permetta alle famiglie con reddito basso di iscrivere i figli al preasilo. La tariffa mensile è spesso un ostacolo insormontabile. Un progetto finanziato con il crowdfunding sarebbe idoneo?
La risposta
Per il finanziamento con il crowdfunding è importante presentare un progetto chiaro e concreto, ad es. progetto denominato «Iscrizione al preasilo per 10 famiglie». Qui non si tratta di cercare singoli sponsor. Con questo crowdfunding tante persone singole versano contributi relativamente piccoli in un fondo che permette ai bambini di 10 famiglie di frequentare il preasilo. In cambio tali persone ricevono un piccolo riconoscimento sotto forma di un prodotto, un evento o un servizio.
Le piattaforme di crowdfunding offrono sostegno, consigli e strumenti per la creazione e la gestione di una campagna di crowdfunding. È tuttavia importante pianificare le risorse di personale e di tempo necessarie per la campagna. Vale la pena di cercare all'interno dell'associazione una persona con dimestichezza nell'uso dei social media e che ha voglia di lanciare una campagna di questo tipo.
Domanda
In linea di massima i membri della direzione hanno diritto a un'indennità?
La risposta
Non sussiste un diritto legale a un'indennità per i membri della direzione. Al contrario: una condizione importante per l'esenzione fiscale dell'associazione è la non retribuzione dell'attività dei membri della direzione. Naturalmente hanno però diritto al rimborso delle spese sostenute. Alcuni compiti speciali possono essere retribuiti, ma dovrebbero sempre essere legati a un incarico ben definito e limitato.
Tutte le indennità versate ai membri della direzione devono figurare nel preventivo ed essere documentate come tali nella fattura. Tenere sempre presente che sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad esempio corsi di perfezionamento, condono della quota sociale, extra.
Altrettanto importante: le indennità che vanno oltre il semplice rimborso spese devono essere dichiarate dal beneficiario. L'associazione deve a sua volta allestire un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
Cerchiamo una persona disposta a mettersi a disposizione gratuitamente per la raccolta di fondi destinata alla costruzione di un parco giochi. Abbiamo intenzione di mettere un'inserzione sulla stampa locale e di fare pubblicità presso l'associazione dei genitori, il forum dei genitori e l'associazione di quartiere. Avete un'altra idea su come cercare le persone idonee?
La risposta
Dubito che siano facili da trovare. Al vostro posto incaricherei piuttosto un membro della direzione di occuparsi della raccolta fondi. E inoltre non delegherei questo compito a un'unica persona. Potrebbe ad es. essere interessante creare un gruppo di lavoro temporaneo cui i soci possano partecipare per proporre, scambiarsi e realizzare idee sul tema della raccolta fondi.
Domanda
In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?
La risposta
Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.
Domanda
Ci sono punti di riferimento per l'introduzione di salari a rendimento e di bonus, ad es. per la direzione di un'organizzazione non-profit?
La risposta
In numerose associazioni si osserva la tendenza ad abbandonare le rigide classificazioni basate sulla formazione e gli anni di servizio. Al contempo è difficile trovare la giusta misura tra i due poli (formazione/anni di servizio e rendimento), che tenga conto anche delle diverse culture nel settore sociale. A seconda dell'impresa, per riuscirci occorre molto tatto, poiché alcuni giovani collaboratori e collaboratrici improvvisamente guadagnano di più rispetto ai dipendenti di lunga data e comprovata fedeltà, ma un po' meno dinamici.
A mio parere la classificazione deve essere un mix tra le competenze richieste in base al profilo professionale e la descrizione del posto di lavoro (formazione di base, formazioni supplementari come ad es. la conduzione di team, specifici approcci di consulenza, EED ecc.), un piccolo incentivo percentuale per la collaborazione di lungo corso (ossia aumento di livello) e una componente di rendimento. Ciò che si intende per rendimento va definito a seconda del campo di attività.
Siccome le organizzazioni sociali non realizzano un utile (o i contributi versati dai sovvenzionatori non possono essere considerati alla stregua di utili), non sono previsti bonus. Esistono però altre forme di riconoscimento che si prestano bene anche come incentivo per la collaborazione di lungo corso: una maggiore partecipazione finanziaria e/o temporale ai corsi di perfezionamento, la partecipazione a importanti o interessanti congressi, l'inserimento in importanti gruppi di progetto, congedi pagati. Alcune organizzazioni offrono perfino una settimana in un centro wellness ai quadri che si sono adoperati per raggiungere un obiettivo particolarmente importante.
Domanda
Stiamo per fondare un'associazione che intende lanciare una nuova disciplina sportiva nel Comune. Nello statuto possiamo scrivere che in caso di scioglimento dell'associazione il ricavo della liquidazione venga gestito dal Comune? (Nel caso in cui venga fondata un'altra associazione con gli stessi obiettivi). L'articolo sulla liquidazione deve specificare che gli atti dell'associazione siano consegnati al Comune per archiviazione?
La risposta
Per principio lo statuto non dovrebbe contenere disposizioni che interessano anche terzi, se questi ultimi non hanno dato il loro esplicito consenso a una simile norma. In concreto, significa che bisogna chiedere al Comune se è d'accordo di gestire il ricavo della liquidazione e di archiviare gli atti dell'associazione.
Domanda
Dobbiamo assumere un'impiegata di commercio. Dove otteniamo informazioni sugli stipendi in vigore del settore?
La risposta
La Società svizzera degli impiegati di commercio distribuisce l'opuscolo informativo «Raccomandazioni salariali». L'opuscolo può essere ordinato all'indirizzo info@sicticino.ch.
Domanda
È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?
La risposta
Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.
Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.
Domanda
In qualità di associazione siamo soggetti all'imposta sul valore aggiunto (IVA)? Non realizziamo una cifra d'affari vera e propria e sulle quote sociali non si applica l'IVA. Riceviamo però denaro dagli sponsor.
La risposta
È importante informarsi in merito all'imposta sul valore aggiunto, poiché è soggetta all'obbligo di autodichiarazione. I fondi versati dagli sponsor sono in linea di massima soggetti all'imposta sul valore aggiunto, a condizione che si tratti di vere e proprie sponsorizzazioni. La semplice menzione nel rapporto annuale del nome dei donatori e delle donatrici non rientra ad esempio in questo campo. Gli sponsor sono organizzazioni o persone che sostengono finanziariamente l'associazione con importi di solito elevati, in cambio di una controprestazione: pubblicità al logo, inserzioni, visibilità, spazi pubblicitari ecc.
La buona notizia: per le associazioni senza fini di lucro e gestite su basi di volontariato, l'imposta sul valore aggiunto si applica solo a partire da una cifra d'affari di 250'000 franchi. Per tutte le altre da 100'000 franchi.
Domanda
Nella nostra associazione ci sono opinioni molto divergenti sulle modalità del rimborso spese e sull'opportunità di versare un'indennità ai membri della direzione. Qual è la scelta giusta?
La risposta
In molte associazioni il regolamento delle spese e l'indennità della direzione sono un tema costante, spesso anche un conflitto permanente che non viene mai davvero tematizzato. La legge non prevede norme specifiche al riguardo e le associazioni gestiscono i rimborsi in maniera molto diversa. Di seguito un paio di punti di riferimento:
- Il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l'associazione dovrebbe essere scontato.
- Il regolamento delle spese e dei rimborsi deve essere adeguato alla situazione finanziaria dell'associazione. Le spese devono figurare nel budget.
- Rimborsi forfettari e indennità particolarmente generosi possono equivalere a un salario soggetto a tasse e imposte.
- Per le associazioni esenti da imposta e per quelle con il marchio ZEWO si applicano disposizioni più severe.
È caldamente raccomandato di discutere a fondo l'indennità spese all'interno della direzione e di mettere per iscritto il relativo regolamento. A questo scopo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
In che modo la nostra associazione può ottenere l'esenzione dalle imposte?
La risposta
In linea di principio l'esenzione fiscale delle associazioni non è mai automatica. Le domande di esenzione fiscale da parte delle organizzazioni di pubblica utilità devono essere indirizzate alle amministrazioni cantonali delle contribuzioni. Queste ultime informano anche sulle condizioni da soddisfare per l'esenzione ed evadono le domande scritte. Alla domanda bisogna allegare lo statuto, il verbale di fondazione, i conti annuali e altri documenti sull'attività dell'associazione. Lo statuto dovrà fornire informazioni sullo scopo di pubblica utilità, sociale, culturale o di altro tipo. Lo scopo sociale non può essere esclusivamente a favore dei soci (nessuna organizzazione di auto-aiuto) e i membri della direzione devono per principio essere attivi a titolo volontario.
In caso di scioglimento dell'associazione, il ricavo della liquidazione spetta obbligatoriamente a un'altra associazione esente dal pagamento delle imposte. L'esenzione fiscale non esclude un eventuale obbligo d'imposta sul valore aggiunto!
Vedi strumenti di lavoro: «Esenzione fiscale per le associazioni».
Domanda
Un'associazione può rilasciare un qualsiasi attestato di donazione per la dichiarazione delle imposte o ci sono precisi modelli cui attenersi?
La risposta
Un'associazione può rilasciare attestati di donazione solo se è esonerata dal pagamento delle imposte. Ciò significa che l'associazione deve inoltrare la relativa richiesta al proprio Cantone (dove ha la sede sociale) e presentare un documento scritto che confermi l'esenzione fiscale in virtù della sua pubblica utilità.
Se l'associazione è davvero esentasse, la forma dell'attestato di donazione non ha nessun ruolo. L'associazione non è tenuta a rilasciare un attestato. Alle persone che hanno versato un contributo fa però piacere ricevere un attestato di donazione da allegare direttamente alla dichiarazione d'imposta. È importante che sull'attestato figuri l'organizzazione, il nome di chi ha effettuato la donazione e il relativo importo.
Domanda
Desidero costituire un’associazione svizzera insieme a persone residenti all’estero. Queste persone possono essere soci fondatori e sono eleggibili a una carica?
La risposta
Le persone residenti all’estero possono essere soci fondatori, membri della direzione e/o futuri soci di un’associazione con sede in Svizzera. Un’associazione domiciliata in Svizzera è regolata dagli artt. 60 segg. CC e può essere fondata come tale, se ha un legame con la Svizzera: raggio d’azione (anche) in Svizzera, aperta (anche) a soci dalla Svizzera. Le associazioni operanti a livello internazionale dovrebbero avere almeno un membro della direzione domiciliato in Svizzera.
Un’associazione svizzera che ha soci o membri della direzione residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare i corrispondenti diritti e i doveri. La seduta della direzione/l’assemblea dei soci può essere tenuta online (ad es. tramite Skype), se tutti i membri/soci ne sono informati per tempo e hanno ricevuto la documentazione e i dati di accesso ecc. Lo statuto dell’associazione deve consentire di tenere online l’assemblea (o anche la seduta della direzione).
Domanda
L’associazione può essere composta solo dai membri della direzione?
La risposta
Un'associazione può non avere altri soci oltre ai membri della direzione. In questo caso l’assemblea dei soci è composta dai membri della direzione. È importante che anche una cosiddetta «associazione limitata ai membri della direzione» si attenga alle disposizioni previste dal diritto d’associazione: convocazione dell’assemblea, elezioni, procedure democratiche, obblighi di ricusazione ecc. Nel caso di un’associazione limitata ai membri della direzione è indispensabile nominare 1 o 2 revisori per la revisione dei conti, quale controllo e garanzia per la direzione che non può dare discarico a se stessa.
Lo statuto può stabilire che la direzione decide in merito all’accettazione dei soci. In tal modo la direzione decide se accettare altri soci o rimanere un'associazione limitata ai membri della direzione.
Domanda
Io e il mio partner lavoriamo nel settore terapeutico. Vorremmo spostare il fulcro della nostra offerta nel campo delle persone con disabilità. A questo scopo pensiamo di fondare un'associazione. Ho letto che per un'associazione bastano due persone. Io e il mio partner possiamo costituire l'associazione e lavorare come terapisti per conto dell'associazione?
La risposta
Un'associazione non può avere un fine economico (art. 60 CC). Se si propone di consentire ai soci di conseguire un reddito professionale o una parte di esso, l'associazione ha un fine economico. L'associazione gode di un trattamento preferenziale in materia di imposte e responsabilità. Qualsiasi tentativo di aggirare le norme vigenti è pertanto punibile. Nella vostra situazione, occorre scegliere un'altra forma giuridica oppure organizzare l'associazione in modo diverso.
In linea di principio le associazioni sono però autorizzate ad assumere personale per raggiungere i loro fini non economici. Ai sensi dell'art. 68 del Codice civile svizzero, tuttavia, i soci devono astenersi dalle risoluzioni che riguardano loro stessi, il coniuge o convivente e i parenti stretti. Nel vostro caso ciò significa che lei, nella sua funzione di rappresentante dell'associazione, non può incaricare se stessa o il suo partner di prestare le terapie, né auto-assumersi come terapista.
Sarebbe tuttavia possibile formulare un fine idealistico o caritatevole come scopo dell'associazione (ad es. la riduzione dei costi per le persone interessate). E poi cercare persone che hanno a cuore l'offerta per disabili e che sono disposte ad assumersi la responsabilità di membri della Direzione dell'associazione da fondare. In qualità di organo esecutivo, la Direzione potrebbe assumervi o assegnarvi l'incarico di prestare terapie per conto dell'associazione. Voi stessi potreste essere rappresentati nella Direzione con funzioni consultive.
Domanda
Tre nostri soci fondatori sono usciti dalla direzione con l'intenzione di fondare un'altra associazione. Per quest'ultima pretendono di usare il logo che avevano elaborato insieme per la prima associazione. I soci fondatori uscenti hanno diritto a riprendere il nome e il logo della «vecchia» associazione?
La risposta
L'associazione ha una propria personalità giuridica. Ciò significa che può compiere azioni legali e detenere un patrimonio, valori reali ecc. Le cose materiali e il capitale non appartengono alle singole persone, ma all'associazione come tale. I soci fondatori non hanno particolari diritti al riguardo.
Il logo appartiene quindi ancora senza alcun dubbio all'associazione originaria. Ovviamente a condizione che non siano stati presi accordi contrari.
Domanda
Quanti soci fondatori sono necessari per fondare un'associazione? Una persona singola può fondare un'associazione?
La risposta
Conformemente all'art. 60 CC, le associazioni sono «unioni corporative». Una persona non può dunque fondare da sola un'associazione, poiché non può formare un'unione con se stessa. Due persone sono il numero minimo indispensabile.
Sconsigliamo tuttavia di fondare e gestire un'associazione con solo due persone. Ci sono sempre decisioni da prendere, già al momento della fondazione. Nelle situazioni di parità, due persone non possono deliberare. Dal termine stesso di «associazione» si capisce che si tratta di un gruppo e che una singola persona non può costituire un'associazione.
Domanda
Desideriamo organizzare una festa. Ci hanno consigliato di fondare una comunità d'interessi invece di un'associazione. Ma quali sono le differenze tra un'associazione, un club e una CI?
La risposta
Se una comunità di persone è stata correttamente istituita come associazione (scopo ideale, statuto in forma scritta, verbale di fondazione, organi), si tratta di un'associazione in senso giuridico, conformemente all'art. 60 CC e seguenti. Un'associazione non è tenuta ad avere nel nome il termine «associazione». Dallo statuto (in genere nell'articolo 1) si capisce che si tratta si un'associazione. Pertanto le associazioni si designano anche ad esempio come comunità, società, partito o federazione. Una federazione è generalmente un'associazione con varie sezioni o che raggruppa diverse associazioni.
«Comunità d'interessi», «club» o «federazione» non sono termini giuridici. Spesso le CI e i club sono tuttavia organizzati come associazioni. Possono però avere anche altre forme societarie, ad esempio la società semplice. I soci di una società semplice sono tuttavia personalmente responsabili per gli impegni dell'intera società. E con questa forma giuridica un gruppo non può aprire a suo nome un conto postale o bancario.
Domanda
L'anno dell'associazione deve sempre essere l'anno civile?
La risposta
In linea di massima no. È tuttavia probabile che la maggioranza delle associazioni imposti l'attività in base all'anno civile, in modo tale da avere un'adeguata concordanza. D'altro canto, le associazioni impegnate ad es. nel settore della formazione o nei servizi di assistenza all'infanzia tendono a pianificare la loro attività in base all'anno scolastico oppure semestre per semestre. In questo caso ha senso che l'anno dell'associazione non coincida con l'anno civile. Ciò può generare un certo carico di lavoro supplementare, considerato che per legge una parte delle mansioni amministrative (assicurazioni, imposte ecc.) deve sempre essere svolta con data di riferimento 31 dicembre.
Domanda
I nostri soci sono sparsi in tutta la Svizzera e anche oltreconfine. Per molti di loro non è possibile venire all’assemblea. Possiamo organizzare un’assemblea online?
La risposta
I soci hanno il diritto di partecipare all’assemblea dei soci, alle votazioni e alle elezioni, nonché ai relativi dibattiti. Un’associazione svizzera che ha soci residenti all’estero deve garantire anche a loro la possibilità di esercitare questo diritto. In sostituzione o a complemento dell’assemblea in una sala conferenze, è possibile organizzare online un'assemblea virtuale (ad es. tramite Skype, FaceTime ecc.), oppure uno streaming in diretta dalla sala dell'assemblea, con una chat per la discussione e la votazione. Ciò è ammesso a condizione che tutti i soci ne siano informati per tempo, abbiano accesso a Internet e ricevano la documentazione e i dati di accesso necessari. La forma online sostitutiva deve essere autorizzata anche nello statuto.
Domanda
Da quando un'adesione all'associazione è valida a tutti gli effetti? Dall'inoltro della domanda d'iscrizione? Da quando è stata versata la quota sociale? Da quando la direzione ha espresso il proprio consenso?
La risposta
Normalmente l'ammissione dei soci è regolata dallo statuto. Altrimenti è di competenza dell'assemblea dei soci. L'ammissione di nuovi soci va in seguito inserita nell'ordine del giorno dell'assemblea dei soci per essere votata.
È tuttavia anche consentito che sia la direzione a decidere in merito all'ammissione di nuovi soci. Se l'associazione desidera trasferire queste competenze alla direzione, la questione deve essere regolata nello statuto.
In linea di principio l'adesione è valida dal momento dell'ammissione da parte dell'assemblea dei soci o della direzione.
Nello statuto o nel regolamento possono però essere formulati ulteriori dettagli, come ad esempio che l'adesione è valida dal momento del versamento della quota sociale, oppure che inizia o termina con l'anno scolastico o l'anno civile.
Per ogni associazione è importante poter sempre distinguere tra soci e non soci.
Domanda
Un socio onorario desidera uscire dall'associazione, perché ha altri interessi. Al momento del passaggio di poteri, la persona che mi ha preceduto nella carica mi ha detto che un socio onorario non può uscire dall'associazione. È davvero così?
La risposta
Uscire da un'associazione è sempre possibile, dipendentemente dalla tipologia di socio. Il diritto di dimettersi è inalienabile e rientra nei diritti della persona. Conformemente all'art. 70 cpv. 2 CC il termine di disdetta è di sei mesi. Una disposizione dello statuto può accorciare, ma non prolungare questo termine. Non è necessario indicare i motivi di una dimissione entro il termine stabilito. Il socio onorario può pertanto tranquillamente dimettersi dall'associazione.
L'opinione contraria è probabilmente dovuta al fatto che la concessione della qualifica di socio onorario intende essere un riconoscimento a vita.
Domanda
Il nostro statuto prevede che per lo scioglimento dell'associazione è necessaria l'approvazione dei due terzi dei soci. È sufficiente che i due terzi dei soci presenti all'assemblea accettino lo scioglimento?
La risposta
Secondo quanto previsto dal vostro statuto, è chiaro che si tratta dei due terzi di tutti i soci, non solo di quelli presenti. Quando un'associazione ha intenzione di sciogliersi, è spesso difficile mobilitare un numero di soci sufficiente. E il quorum elevato si rivela un ostacolo quasi insormontabile. La violazione dello statuto – che si verificherebbe se si tenesse conto solo del numero dei soci presenti – potrebbe essere un motivo di ricorso contro la decisione.
Per evadere la questione in modo giuridicamente corretto, in una successiva assemblea dei soci (eventualmente straordinaria) bisognerebbe modificare il relativo articolo dello statuto. L'associazione potrà poi essere sciolta correttamente durante un'altra assemblea dei soci. Le due assemblee possono avere luogo immediatamente una dopo l'altra. Per evitare sorprese, è importante comunicare per tempo ai soci il procedimento previsto. I soci devono avere il tempo di occuparsi della questione dello scioglimento e la direzione deve poter valutare gli umori. Per ogni associazione vale infatti il principio che l'assemblea dei soci è l'organo supremo, l'unico che può decretare lo scioglimento.
Domanda
Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?
La risposta
Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.
Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
Domanda
All'ultima assemblea dei soci, oltre ai cinque membri della direzione erano presenti solo quattro dei 120 soci della nostra associazione. Le decisioni importanti che sono state prese sono comunque valide?
La risposta
Sì, le decisioni sono valide. L'assemblea non potrebbe deliberare liberamente solo se lo statuto prevedesse un numero minimo di aventi diritto di voto presenti (quorum di presenza).
Le decisioni sono vincolanti per tutti i soci e i membri della direzione, anche se sono state prese da poche persone. «Gli assenti hanno sempre torto» è il principio applicato in questo caso. Conformemente all'art. 75 CC, ogni socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni che non ha approvato (anche perché assente) e che sono contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese da quando ne ha avuto conoscenza.
Domanda
Cerchiamo una persona disposta a mettersi a disposizione gratuitamente per la raccolta di fondi destinata alla costruzione di un parco giochi. Abbiamo intenzione di mettere un'inserzione sulla stampa locale e di fare pubblicità presso l'associazione dei genitori, il forum dei genitori e l'associazione di quartiere. Avete un'altra idea su come cercare le persone idonee?
La risposta
Dubito che siano facili da trovare. Al vostro posto incaricherei piuttosto un membro della direzione di occuparsi della raccolta fondi. E inoltre non delegherei questo compito a un'unica persona. Potrebbe ad es. essere interessante creare un gruppo di lavoro temporaneo cui i soci possano partecipare per proporre, scambiarsi e realizzare idee sul tema della raccolta fondi.
Domanda
Tutti i documenti della nostra associazione parlano di assemblea dei soci. Secondo un socio la definizione corretta dovrebbe invece essere assemblea generale. Chi ha ragione?
La risposta
Il termine «assemblea generale» è in effetti più frequente di «assemblea dei soci» o «assemblea sociale». Il diritto delle associazioni non usa questo termine, ma parla di «assemblea sociale» o semplicemente di «assemblea». Gli articoli 64 - 69 CC (Codice civile) disciplinano l'organizzazione delle associazioni al capitolo I «Assemblea sociale». In francese anche nel Codice civile si parla invece di «assemblée générale».
Nel Codice delle obbligazioni (CO) il termine «assemblea generale» è usato in relazione alle società anonime e alle cooperative. Mentre un'associazione è orientata alle persone – anche nell'assemblea dei soci – la società anonima pone l'accento sul capitale e nell'assemblea generale riunisce gli azionisti.
Gli statuti delle associazioni che parlano di «assemblea generale» non sono però per questo meno validi.
Domanda
La nostra associazione comprende diverse categorie di soci (singole persone, famiglie, società, ditte). Qual è la situazione riguardo al numero di voti? Tutte le categorie hanno in linea di massima un voto?
La risposta
Al riguardo è determinante lo statuto dell'associazione, a condizione che non sia in contraddizione con la legge. Il Codice civile regola solo alcuni dettagli nell'articolo 67 CC.
1. Tutti i soci hanno egual diritto di voto nell’assemblea. Le deroghe a questo principio devono essere definite nello statuto.
2. Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti.
In linea di principio vale quanto segue: le persone fisiche e giuridiche (ad es. le associazioni) hanno diritto a un voto ciascuna, ossia ogni socio ha un voto. Lo statuto può richiedere la rappresentanza di una persona designata (principio di delega).
I benefattori/le benefattrici di regola non hanno diritto di voto. Nel caso delle famiglie, occorre distinguere se l'intera famiglia aderisce come socio singolo oppure versando una quota ridotta, ma superiore a quella di un'adesione individuale. Nel primo caso, ha diritto di voto solo un membro della famiglia, nel secondo caso tutti i suoi membri maggiorenni presenti. Le relative disposizioni dovrebbero essere fissate nello statuto. Esempio: una famiglia versa la stessa quota sociale di un singolo socio oppure una quota maggiore (ad es. il doppio). In entrambi i casi i membri della famiglia sono soci a tutti gli effetti dell'associazione e possono fruire dei suoi servizi.
Domanda
Le persone alle dipendenze di un'associazione sono automaticamente anche membri dell'associazione?
La risposta
Siccome per l'adesione a un'associazione è in linea di massima necessario il consenso delle persone interessate, l'ammissione automatica dei dipendenti dell'associazione non è possibile.
Tutte le persone aderenti a un'associazione hanno gli stessi diritti e doveri. Se i dipendenti sono al contempo membri dell'associazione, hanno lo stesso diritto di voto e di elezione degli altri soci e devono versare il contributo annuo stabilito (a meno che lo statuto non preveda altrimenti). Può essere problematico se i dipendenti costituiscono la maggioranza in un'associazione con pochi membri, poiché l'assemblea dei soci è l'organo supremo dell'associazione. In questo caso i dipendenti potrebbero in definitiva decidere per l'associazione, che è però al contempo anche il loro datore di lavoro.
Domanda
La settimana prossima si tiene la nostra assemblea dei soci. La mozione di un socio ci è giunta dopo il termine fissato dallo statuto. Il socio propone di mantenere invariata la quota sociale. La direzione propone invece di aumentarla. Dobbiamo mettere all'ordine del giorno la mozione del socio?
La risposta
Siccome l'oggetto «Quota sociale» è già all'ordine del giorno, la mozione inoltrata concerne un punto in agenda. Il termine ultimo per l'iscrizione di una mozione all'ordine del giorno riguarda solo i nuovi oggetti da trattare.
La mozione del vostro socio deve pertanto essere presentata e messa in votazione. Un socio deve inoltre avere la possibilità di presentare una mozione (concernente un punto all'ordine del giorno) anche durante l'assemblea stessa. Solo questa procedura rende possibile una discussione democratica che permetta di pervenire a una decisione.
Domanda
Il nostro statuto non prevede né un numero fisso di membri della direzione, né la maggioranza necessaria per eleggerli. In questo caso, una persona controversa che si candida per l'elezione deve essere eletta con la maggioranza assoluta dei voti?
La risposta
La questione dei voti necessari si pone in generale e non solo in caso di persone controverse. Se lo statuto non prevede espressamente la quota di voti necessaria (maggioranza qualificata), si applica l'art. 67 cpv. 2 CC: «Le risoluzioni sociali sono prese a maggioranza dei voti dei soci presenti». Vale dunque la maggioranza assoluta, calcolata in base al numero dei soci presenti. Bisogna contare tutti i voti, anche quelli non validi e le astensioni. Esempio: in caso di 100 soci presenti la maggioranza assoluta è 51 voti. Se il numero delle persone presenti è dispari, la divisione per due è arrotondata alla cifra intera successiva.
Spesso gli statuti delle associazioni prevedono che le decisioni siano prese a maggioranza relativa o semplice dei voti: indipendentemente dal numero delle persone presenti, una proposta è accettata se i sì sono superiori ai no.