Contabilità

È possibile effettuare accantonamenti per gli impegni che sono prevedibili ma non determinabili nei dettagli, ad es. prestazioni di garanzia, sinistri, riparazioni, processi. Devono valere tre condizioni: impegni imprescindibili, senza controvalore, probabili. Gli accantonamenti sono annoverati nel capitale di terzi. I fondi per le ristrutturazioni, gli acquisti sostitutivi, le riorganizzazioni, gli anniversari dell’associazione, i futuri progetti e la formazione continua non sono accantonamenti, ma riserve. Non è permesso costituire riserve interne per gli anniversari, gli acquisti, le misure edilizie ecc. o riserve per prestazioni a terzi, donazioni che sono pervenute per un progetto. Le riserve sono annoverate nel capitale proprio.

Domanda

Come possiamo creare fatture con codice QR?

La risposta

La maggior parte degli offerenti di programmi di contabilità che consentono la redazione di fatture ha adeguato i propri software in modo tale da rendere possibile l'allestimento della fattura con codice QR. In alcune circostanze è necessario installare una nuova versione del programma.

Le associazioni che lavorano senza un corrispondente programma e che hanno sinora utilizzato la polizza di versamento rossa della Posta devono attenersi alla procedura di seguito indicata.

• Allestimento delle fatture con codice QR mediante il generatore QR:
  1.    richiamo del generatore QR mediante il link *1 https://www.postfinance.ch/it/assistenza/servizi/strumenti-calcolatori/qr-generator.html;
  2.    registrazione del beneficiario del pagamento incl. numero IBAN (dunque la propria associazione);
  3.    registrazione delle informazioni di pagamento (importo ed eventuale messaggio, per es. "Quota associativa": questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
  4.    registrazione del debitore (soprattutto per le singole fatture: questi campi possono anche essere lasciati vuoti); 
  5.    allestimento della fattura QR in formato PDF. Questo documento PDF può essere stampato (la carta perforata può essere ordinata in una tipografia o al link del Postshop https://shop.post.ch/shop/it/cartoleria/carta-rotoli/carta/buroline-polizza-di-versamento-qr-fattura/p/551402); 
  6.    per le polizze di versamento senza importo (per. es per le donazioni) è possibile allestire una fattura QR con il generatore e poi stamparla x volte (con la propria stampante o presso una tipografia). La persona che effettua il versamento compila la polizza indicando importo e mittente. 

*1 Sono disponibili altri tool per allestire una fattura QR, per es.: https://qr-rechnung.net/#/

Gli acquisti di una certa importanza che rimangono in uso per più anni possono essere messi all’attivo, in modo che non gravino sul conto economico corrente, ma siano contabilizzati nelle voci attive. La perdita di valore dell’acquisto deve essere adeguata al valore effettivo mediante ammortamenti nella contabilità. Esistono due principali metodi di ammortamento: l’ammortamento lineare – ogni anno si ammorta la stessa somma – o l’ammortamento del valore contabile (= il valore dell’acquisto nella contabilità). In questo caso ogni anno si ammorta la stessa percentuale del valore contabile. Il tasso di ammortamento rimane lo stesso e siccome il valore contabile diminuisce ogni anno, si riduce anche l’importo dell’ammortamento. Se l’associazione è soggetta al pagamento delle imposte, gli ammortamenti possono essere effettuati solo conformemente alle disposizioni cantonali.

Il diritto di firma dei membri della direzione risulta dallo statuto o eventualmente dall’iscrizione nel Registro di commercio. Inoltre, in un regolamento interno va stabilito chi dispone autonomamente di quanto denaro per quanto tempo, o quali impegni può assumere. La limitazione delle competenze in materia di spese, ad es. attraverso la firma a due o una decisione della direzione, garantisce che dal conto sia prelevato solo denaro autorizzato.

Per legge (art. 69a CC), la direzione ha l'obbligo di tenere i libri contabili dell'associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia. Dalla contabilità deve risultare la situazione patrimoniale, i debiti e l'avere, nonché i risultati (profitto o perdita) dell'associazione per l'anno d’esercizio. Queste disposizioni del Codice delle obbligazioni sulla contabilità commerciale sono soddisfatte attraverso la contabilità a partita doppia. Le associazioni che, per realizzare il loro scopo, hanno un'attività di tipo commerciale devono iscriversi nel Registro di commercio e sono soggette all’obbligo di tenere una contabilità.

Domanda

Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?

La risposta

La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».

Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.

L’associazione deve attestare le sue attività, sotto forma di documenti scritti come i verbali, i rapporti annuali, i documenti contabili e altri documenti che vanno conservati per almeno dieci anni.

Domanda

Le finanze non hanno un ruolo molto importante nella nostra associazione. Ci basiamo sulla fiducia reciproca; il cassiere si occupa dei pagamenti in entrata e in uscita. Siamo lo stesso obbligati a tenere la contabilità?

La risposta

Nel 2008 è stato inserito nella legge l'art. 69a CC:

«La direzione tiene i libri di commercio dell’associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia».

La direzione è pertanto obbligata a tenere la contabilità. A prescindere dall'obbligo, è in ogni caso importante sbrigare le questioni finanziarie in modo accurato e preciso, anche se non si tratta di grandi importi. La fiducia è una buona cosa, ma proprio le finanze possono diventare in fretta un motivo di divergenze. I soci hanno il diritto di sapere in che modo il denaro viene incassato e speso. E la direzione dovrebbe essere sempre in grado di dare informazioni al riguardo.

Domanda

La nostra associazione è stata fondata nel mese di luglio dello scorso anno. È corretto allestire i conti annuali solo per la fine di quest'anno, unitamente alla relativa notifica d'imposta?

La risposta

La chiusura dei conti annuali dell'associazione avviene secondo le modalità previste dallo statuto. L'anno fiscale corrisponde però all'anno civile. Se in questi primi sei mesi di attività la vostra associazione ha realizzato un utile superiore al limite di esenzione, è necessario compilare una dichiarazione d'imposta. Nei Cantoni di Berna e Lucerna l'associazione deve essere notificata all'autorità fiscale.

La rendicontazione comprende la tenuta e la presentazione dei conti. A seconda del tipo di associazione e a seconda delle disposizioni statutarie, esistono regole diverse per la tenuta e la presentazione dei conti.

A seconda del tipo di associazione, le spese per gli stampati e gli invii sono una voce importante nella contabilità. Anche i piccoli importi devono essere debitamente registrati e giustificati.

Domanda

Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?

La risposta

La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».

Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.

L’assemblea dei soci e ogni altro socio possono far valere il diritto di informazione sulla gestione dell’associazione, se sono in grado di dimostrare un legittimo interesse (ad es. per chiarire l’opportunità di una proposta all'assemblea dei soci o per visionare la lista dei soci ai fini della convocazione di un'assemblea dei soci straordinaria). Per parte sua, l'associazione deve però rispettare il segreto professionale e le disposizioni inerenti alla protezione dei dati. Questo obbligo va contrapposto al diritto all’informazione dei soci e di conseguenza è possibile che il socio non ottenga oppure ottenga solo in parte le informazioni richieste.

Domanda

La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?

La risposta

I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo. 

Segretariato vitamina B

Nell’archivio dell’associazione sono custoditi con cura e sistematicità i documenti più importanti dell’associazione, al fine di renderli accessibili alle prossime generazioni. Oltre ai verbali e ai rapporti annuali, la storia dell’associazione e il volontariato svolto al suo interno possono essere documentati con fotografie, ritagli di giornale e rapporti personali. I documenti aziendali devono essere conservati per un periodo di dieci anni. Alcuni Comuni sono disposti a custodire gli archivi delle associazioni. L’archivio dell’associazione è particolarmente importante in occasione degli anniversari dell’associazione.

L’associazione deve attestare le sue attività, sotto forma di documenti scritti come i verbali, i rapporti annuali, i documenti contabili e altri documenti che vanno conservati per almeno dieci anni.

I membri della direzione e altri soci che svolgono mansioni per conto dell’associazione hanno diritto al rimborso delle spese sostenute nell’ambito di tale attività: spese di trasferta, spese postali, spese di vitto e alloggio in caso di trasferte per conto dell'associazione, spese per l'uso della propria infrastruttura personale (PC, stampante, telefono ecc.) e per l’acquisto di materiale. Le modalità di calcolo delle spese e l’eventuale obbligo di presentare i relativi giustificativi saranno definiti in un regolamento delle spese. Un regolamento delle spese va allestito in ogni caso, se ci si accorda per un rimborso spese tramite un importo forfettario. Il presente regolamento deve eventualmente essere approvato dall'Amministrazione delle contribuzioni – si veda lo strumento di lavoro "Spese, regolamento delle spese, indennità". Per ottenere il riconoscimento della ZEWO è necessario attenersi alle sue prescrizioni in materia di spese e di indennizzi.

A seconda del tipo di associazione, le spese per gli stampati e gli invii sono una voce importante nella contabilità. Anche i piccoli importi devono essere debitamente registrati e giustificati.

Il piano contabile è un documento contenente tutti i conti di un’associazione. Le associazioni godono di una certa libertà nella scelta di un piano contabile adeguato. Hanno la possibilità di scegliere i conti che meglio si addicono all’associazione. I soci e la Direzione devono però essere in chiaro sulla destinazione del denaro speso, sulla sua provenienza e sulla situazione attuale degli attivi patrimoniali e degli impegni finanziari. I conti del bilancio, ossia gli attivi e i passivi, si basano sugli attivi finanziari e gli impegni finanziari (debiti) effettivi dell’associazione. In concreto ciò significa che un eventuale conto bancario dell’associazione deve essere registrato nel piano contabile alla voce «conti bancari», mentre un prestito deve essere registrato alla voce «conto prestiti». Riguardo al conto economico – ossia i ricavi conseguiti e i costi sostenuti – l’associazione è libera di scegliere i tipi di conto che desidera. La direzione deve riflettere sulle considerazioni da trarre dalla contabilità. Al riguardo è importante la proporzionalità: è possibile trarre considerazioni rilevanti solo se le singole voci non sono o troppo grandi o troppo piccole (non ha molto senso tenere un conto che presenta un saldo finale di CHF 15,20). In linea di massima è opportuno non tenere un numero eccessivo di conti nel conto economico, poiché altrimenti si rischia di commettere errori contabili, oppure di registrare la stessa operazione su conti diversi. E ciò falsifica le considerazioni tratte. Diversi programmi gestionali offrono modelli per la contabilità delle associazioni in cui si riprendono solo i conti che servono per la gestione dell'associazione.

I software gestionali semplificano i lavori amministrativi e organizzativi dell’associazione. Le offerte sono innumerevoli: dal programma per la contabilità con una gestione più semplice dei salari ai sistemi di gestione degli indirizzi e al software specifico per le associazioni. L’importante è trovare una soluzione commisurata alle esigenze dell’associazione. Considerata l’eterogeneità delle esigenze delle associazioni, nonché la vastità e il dinamismo di questo mercato, vitamina B non è in grado di dare raccomandazioni, né di fornire confronti o dati empirici. Abbiamo però una lista con i link di offerenti, richiedibile presso di noi tramite e-mail.

Se un’associazione non è più in grado di far fronte ai propri impegni finanziari può fallire. La procedura di fallimento è avviata dal giudice su richiesta dei creditori o per iniziativa dell’associazione (dichiarazione di insolvenza). Un’associazione non insolvente è sciolta per legge.

Un’associazione è insolvente quando non è più in grado di fare fronte agli impegni finanziari. Conformemente alla legge, ciò comporta lo scioglimento. L’associazione deve eventualmente dichiarare fallimento o presentare una domanda di moratoria concordataria.

Lo statuto può stabilire l’obbligo dei soci di effettuare versamenti aggiuntivi (suppletivi) nell’associazione, oltre alla quota sociale, nel caso in cui i fondi non bastassero a coprire i debiti dell’associazione. La maggioranza degli statuti esclude espressamente l’obbligo dei versamenti suppletivi. Dal 1° giugno 2005 non esiste più l'obbligo legale dei versamenti suppletivi, ma se necessario lo statuto lo può ancora prevedere.

Un risanamento è necessario se l’associazione è in difficoltà finanziarie a causa della ristrettezza dei mezzi e delle entrate a fronte delle uscite preventivate. Si tratta di adeguare il budget e/o trovare nuovi mezzi finanziari. Il risanamento avviene mediante l’applicazione di misure di risparmio o l’acquisizione di nuovi fondi.

L’associazione è sovraindebitata se non è più in grado di far fronte ai propri impegni finanziari, o se non riesce più a coprire i debiti con i propri mezzi. L’insolvenza può comportare la liquidazione o il fallimento dell’associazione. Entrambi i casi hanno come conseguenza lo scioglimento dell'associazione.