Cassa

L’appropriazione indebita è punita dalla legge. È un delitto contro il patrimonio commesso da chi si appropria indebitamente del denaro o della cosa altrui, di cui è venuto a qualsiasi titolo in possesso. Leggermente diversa è la sottrazione di fondi, ugualmente punita dalla legge. È un reato commesso da chi sottrae un valore patrimoniale a lui affidato, ad esempio il denaro della cassa.

Il/la cassiere/a è la persona della direzione che si occupa delle finanze e della contabilità. Anche se l’associazione ha un cassiere, l’intera direzione è corresponsabile delle finanze. Nelle piccole associazioni il cassiere tiene anche la contabilità.

Per svolgere i suoi compiti e adempiere allo scopo sociale, l’associazione ha bisogno di denaro. I suoi mezzi finanziari sono i contributi sociali, le donazioni, le sovvenzioni, i proventi di vendite e prestazioni di servizi, nonché altre fonti. Il patrimonio è ciò che rimane detratte le uscite correnti. Le finanze dell’associazione devono essere gestite in maniera oculata e competente. Questo compito spetta alla direzione e al settore delle finanze. I conti devono essere tenuti correttamente (cassiere) e sottoposti per approvazione all’assemblea dei soci. La pianificazione finanziaria e l'allestimento del preventivo è un importante compito della direzione (strategia), che provvede alla raccolta dei fondi e al controllo dell’impiego dei mezzi finanziari, rendendo in seguito conto all’assemblea dei soci.

nicht auf Italienisch, deswegen offline

Collaborare significa fare le cose insieme, portare a compimento, raggiungere, realizzare qualcosa. Ogni collaborazione si basa su tre "fattori": il singolo individuo (l’IO), il gruppo (il NOI) e il tema affrontato. In una buona collaborazione i tre fattori si mantengono in equilibrio, nessuno è sottorappresentato.

Una chiara regolamentazione delle competenze aiuta a capire chi deve fare che cosa. È importante per la ripartizione dei compiti non solo all’interno della direzione e dei suoi settori, ma anche tra la direzione e l’ufficio, il segretariato o l’azienda. Una chiara regolamentazione delle competenze previene i conflitti.

All’interno delle organizzazioni i compiti sono distribuiti su diversi organi o persone. Possono essere impartiti espressamente dai superiori gerarchici, oppure derivare dalla descrizione del posto, dal regolamento delle competenze, dall’ufficio, dal regolamento della direzione o da un’altra base organizzativa. Il chiarimento delle mansioni è un compito importante della direzione. La mancanza di chiarezza è causa di risultati scadenti e spesso anche di conflitti. Un compito rappresenta anche un tipo di contratto ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO).

La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.

I membri della direzione lavorano perlopiù a titolo volontario. È dunque importante curare i rapporti non solo con i soci, ma anche con la direzione. Una cultura del riconoscimento del suo lavoro può aiutare e motivare la direzione.

Il consenso presuppone l’adesione incondizionata a una proposta o una soluzione, senza alcuna opposizione celata o palese. In questo caso non c’è nessuno che perde. Il consenso è tuttavia ottenibile per temi tendenzialmente incontrovertibili. I temi complessi e controversi richiedono lunghe discussioni e dunque il più delle volte parecchio tempo.

La decisione è convalidata quando una proposta è accettata senza alcuna obiezione grave o motivata: non è un "Sì, sono d’accordo!", ma un "Non ho nessuna obiezione grave o motivata". Non si tratta dunque del massimo livello di accettazione attiva, ma del livello minimo di dubbio. Ciò significa che ci si basa su decisioni "sufficientemente valide" per procedere speditamente.

La direzione decide di norma con la maggioranza semplice dei membri presenti. Per decisioni di particolare importanza, i membri della direzione possono applicare il principio del consenso (unanimità). Nel regolamento o nello statuto l'associazione può stabilire la prassi in caso di parità di voti o di solo parziale presenza dei membri della direzione. In caso di parità di voti, il/la presidente ha di solito il voto preponderante.

Le decisioni della direzione avvengono durante una seduta o mediante circolazione degli atti. In quest’ultimo caso, con la loro firma i membri della direzione esprimono il consenso o il rifiuto di una proposta. Nell’era delle e-mail la firma è sostituita da una frase di assenso o dissenso, oppure da una crocetta apposta nella relativa casella. Un membro della direzione ha tuttavia facoltà di richiedere una discussione orale. Le decisioni prese mediante circolazione degli atti sono valide solo se previste dallo statuto.

Delegare significa incaricare un’altra persona o gruppo di persone di svolgere un determinato compito. La direzione può ad esempio delegare alcuni compiti a gruppi di lavoro, singoli soci o a un’altra istanza. Con i compiti devono essere delegate anche le corrispondenti competenze e responsabilità, anche se la responsabilità finale rimane alla direzione.

Nelle aggregazioni di più persone per il raggiungimento di uno scopo comune, è opportuno chiarire le responsabilità e le competenze di ciascuno. La descrizione delle funzioni, il regolamento delle competenze o il mansionario sono gli strumenti a questo scopo. Essi definiscono il nome delle relative funzioni, il gruppo o il settore cui appartiene la persona incaricata del loro svolgimento, i compiti, le competenze e le responsabilità individuali e il superiore al quale bisogna riferire. Il diagramma delle funzioni riporta tutte le funzioni esistenti all'interno dell'organizzazione.

Domanda

Chi comanda in un'associazione?

La risposta

In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.

Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.

La "get it done session" è un formato di riunione in cui ci si incontra per svolgere insieme dei compiti. Prima della "get it done session" si raccolgono i compiti e si stabiliscono le tempistiche. Tra i possibili compiti per una "get it done session" con presidenza rientrano, per esempio, la stesura di un budget, l'esecuzione di un invio, la sistemazione di un archivio, la pianificazione di una campagna sui social media e così via. Una "get it done session" può aver luogo online o in presenza e durare due ore o più.

Il kanban è un semplice metodo di programmazione (giapponese) che semplifica lo svolgimento di lavori e la collaborazione. Il kanban rende ben visibili le singole fasi e i singoli compiti e aiuta a evitare i fraintendimenti nonché a «non dimenticare» alcun compito. Il kanban prevede che i team lavorino con una lavagna in comune, analogica o digitale: ogni

La lista delle pendenze aiuta la direzione nel disbrigo degli affari correnti. Nella lista figurano le cose da fare, chi le deve fare, entro quando e a chi bisogna riferire alla fine (che cosa, chi, fino a quando, rapporto a chi).

Le liste di controllo sono utili strumenti di lavoro per le attività ricorrenti, ad es. la pianificazione e l’esecuzione dell’assemblea annuale, del rapporto annuale o di una seduta. Una volta allestite, possono sempre essere utilizzate e aggiornate.

I compiti, le competenze e i doversi di un ufficio della direzione o dei collaboratori sono definiti in una mansionario.

Con l’ordinamento interno, l’associazione si dà un regolamento che definisce i compiti, le competenze e responsabilità dell’associazione, nonché le competenze dei singoli soci, del settore e della direzione generale. In base allo statuto, l'ordinamento interno può anche essere emanato dall’assemblea dei soci.

L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa dell’associazione. Indica le funzioni gerarchiche e le competenze settoriali, nonché i rapporti tra le unità organizzative.

La direzione è responsabile della gestione amministrativa delle attività. A questo scopo è necessaria una struttura e un’organizzazione adeguata per lo svolgimento dei compiti dell’associazione. Numerose associazioni hanno un segretariato o un ufficio, se i mezzi finanziari lo permettono e la direzione non può sobbarcarsi l’intero volume delle attività. Le grandi associazioni hanno delle sotto-unità con specifiche competenze. Alcune associazioni hanno sezioni a livello locale e/o cantonale e un'associazione mantello a livello federale.

Domanda

La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?

La risposta

Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.

La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.

La direzione può emanare dei regolamenti per l’organizzazione della sua attività o per quella del segretariato, e all’occorrenza aggiornarli. I regolamenti non possono contraddire lo statuto.

Si tratta della ripartizione delle competenze tra l’assemblea dei soci e la direzione, nonché tra la direzione e il segretariato o l’impresa. Anche per i settori all’interno della direzione è opportuno definire, oltre ai compiti e alle responsabilità, anche le autonomie decisionali. A questo scopo occorre definire le attività e l’autorizzazione a spendere un determinato importo, nonché l’obbligo di informarne la direzione (reporting). Il regolamento delle competenze può essere allestito in forma scritta. La direzione nel suo insieme è sempre corresponsabile delle attività nei singoli settori.

Per l’organizzazione del suo lavoro, la direzione può dotarsi di un regolamento di procedura o un regolamento interno. Tale regolamento disciplina e facilita la collaborazione. È possibile allestire regolamenti di procedura o regolamenti interni per ogni organo dell’associazione.

La retrospettiva è un formato di riunione in cui ci si incontra dopo la conclusione di un (sotto)progetto per un breve riesame a posteriori. Si incentra su uno scambio in merito al modo in cui si è svolto il progetto, a quanto si è imparato e agli adeguamenti da apportare per il prossimo progetto. Una retrospettiva può aver luogo online o in presenza e dura almeno un'ora.

La seduta della direzione serve a strutturare l’attività dell’associazione. Avviene regolarmente, ogni volta che è necessario. È convocata e condotta dal/dalla presidente. Di norma è allestita una lista degli argomenti all’ordine del giorno, per cui si conoscono i temi e le decisioni oggetto della seduta. Le decisioni sono messe a verbale. Alla seduta della direzione possono partecipare anche altre persone, ad es. il segretario o il/la responsabile dell’ufficio dell’associazione. Le persone esterne alla direzione non hanno però diritto di voto. Possono partecipare alla discussione come consulenti.

Per social media si intendono i media e le tecnologie digitali che permettono agli utenti di comunicare tra di loro e di redigere contenuti mediali, individuali o collettivi. La piattaforma mediale attualmente più conosciuta è Facebook. Altri social media sono google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsApp.

È possibile effettuare accantonamenti per gli impegni che sono prevedibili ma non determinabili nei dettagli, ad es. prestazioni di garanzia, sinistri, riparazioni, processi. Devono valere tre condizioni: impegni imprescindibili, senza controvalore, probabili. Gli accantonamenti sono annoverati nel capitale di terzi. I fondi per le ristrutturazioni, gli acquisti sostitutivi, le riorganizzazioni, gli anniversari dell’associazione, i futuri progetti e la formazione continua non sono accantonamenti, ma riserve. Non è permesso costituire riserve interne per gli anniversari, gli acquisti, le misure edilizie ecc. o riserve per prestazioni a terzi, donazioni che sono pervenute per un progetto. Le riserve sono annoverate nel capitale proprio.

Domanda

Come possiamo creare fatture con codice QR?

La risposta

La maggior parte degli offerenti di programmi di contabilità che consentono la redazione di fatture ha adeguato i propri software in modo tale da rendere possibile l'allestimento della fattura con codice QR. In alcune circostanze è necessario installare una nuova versione del programma.

Le associazioni che lavorano senza un corrispondente programma e che hanno sinora utilizzato la polizza di versamento rossa della Posta devono attenersi alla procedura di seguito indicata.

• Allestimento delle fatture con codice QR mediante il generatore QR:
  1.    richiamo del generatore QR mediante il link *1 https://www.postfinance.ch/it/assistenza/servizi/strumenti-calcolatori/qr-generator.html;
  2.    registrazione del beneficiario del pagamento incl. numero IBAN (dunque la propria associazione);
  3.    registrazione delle informazioni di pagamento (importo ed eventuale messaggio, per es. "Quota associativa": questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
  4.    registrazione del debitore (soprattutto per le singole fatture: questi campi possono anche essere lasciati vuoti); 
  5.    allestimento della fattura QR in formato PDF. Questo documento PDF può essere stampato (la carta perforata può essere ordinata in una tipografia o al link del Postshop https://shop.post.ch/shop/it/cartoleria/carta-rotoli/carta/buroline-polizza-di-versamento-qr-fattura/p/551402); 
  6.    per le polizze di versamento senza importo (per. es per le donazioni) è possibile allestire una fattura QR con il generatore e poi stamparla x volte (con la propria stampante o presso una tipografia). La persona che effettua il versamento compila la polizza indicando importo e mittente. 

*1 Sono disponibili altri tool per allestire una fattura QR, per es.: https://qr-rechnung.net/#/

Gli acquisti di una certa importanza che rimangono in uso per più anni possono essere messi all’attivo, in modo che non gravino sul conto economico corrente, ma siano contabilizzati nelle voci attive. La perdita di valore dell’acquisto deve essere adeguata al valore effettivo mediante ammortamenti nella contabilità. Esistono due principali metodi di ammortamento: l’ammortamento lineare – ogni anno si ammorta la stessa somma – o l’ammortamento del valore contabile (= il valore dell’acquisto nella contabilità). In questo caso ogni anno si ammorta la stessa percentuale del valore contabile. Il tasso di ammortamento rimane lo stesso e siccome il valore contabile diminuisce ogni anno, si riduce anche l’importo dell’ammortamento. Se l’associazione è soggetta al pagamento delle imposte, gli ammortamenti possono essere effettuati solo conformemente alle disposizioni cantonali.

Il diritto di firma dei membri della direzione risulta dallo statuto o eventualmente dall’iscrizione nel Registro di commercio. Inoltre, in un regolamento interno va stabilito chi dispone autonomamente di quanto denaro per quanto tempo, o quali impegni può assumere. La limitazione delle competenze in materia di spese, ad es. attraverso la firma a due o una decisione della direzione, garantisce che dal conto sia prelevato solo denaro autorizzato.

Per legge (art. 69a CC), la direzione ha l'obbligo di tenere i libri contabili dell'associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia. Dalla contabilità deve risultare la situazione patrimoniale, i debiti e l'avere, nonché i risultati (profitto o perdita) dell'associazione per l'anno d’esercizio. Queste disposizioni del Codice delle obbligazioni sulla contabilità commerciale sono soddisfatte attraverso la contabilità a partita doppia. Le associazioni che, per realizzare il loro scopo, hanno un'attività di tipo commerciale devono iscriversi nel Registro di commercio e sono soggette all’obbligo di tenere una contabilità.

Domanda

Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?

La risposta

La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».

Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.

L’associazione deve attestare le sue attività, sotto forma di documenti scritti come i verbali, i rapporti annuali, i documenti contabili e altri documenti che vanno conservati per almeno dieci anni.

Domanda

Le finanze non hanno un ruolo molto importante nella nostra associazione. Ci basiamo sulla fiducia reciproca; il cassiere si occupa dei pagamenti in entrata e in uscita. Siamo lo stesso obbligati a tenere la contabilità?

La risposta

Nel 2008 è stato inserito nella legge l'art. 69a CC:

«La direzione tiene i libri di commercio dell’associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia».

La direzione è pertanto obbligata a tenere la contabilità. A prescindere dall'obbligo, è in ogni caso importante sbrigare le questioni finanziarie in modo accurato e preciso, anche se non si tratta di grandi importi. La fiducia è una buona cosa, ma proprio le finanze possono diventare in fretta un motivo di divergenze. I soci hanno il diritto di sapere in che modo il denaro viene incassato e speso. E la direzione dovrebbe essere sempre in grado di dare informazioni al riguardo.

Domanda

La nostra associazione è stata fondata nel mese di luglio dello scorso anno. È corretto allestire i conti annuali solo per la fine di quest'anno, unitamente alla relativa notifica d'imposta?

La risposta

La chiusura dei conti annuali dell'associazione avviene secondo le modalità previste dallo statuto. L'anno fiscale corrisponde però all'anno civile. Se in questi primi sei mesi di attività la vostra associazione ha realizzato un utile superiore al limite di esenzione, è necessario compilare una dichiarazione d'imposta. Nei Cantoni di Berna e Lucerna l'associazione deve essere notificata all'autorità fiscale.

La rendicontazione comprende la tenuta e la presentazione dei conti. A seconda del tipo di associazione e a seconda delle disposizioni statutarie, esistono regole diverse per la tenuta e la presentazione dei conti.

A seconda del tipo di associazione, le spese per gli stampati e gli invii sono una voce importante nella contabilità. Anche i piccoli importi devono essere debitamente registrati e giustificati.

Il piano contabile è un documento contenente tutti i conti di un’associazione. Le associazioni godono di una certa libertà nella scelta di un piano contabile adeguato. Hanno la possibilità di scegliere i conti che meglio si addicono all’associazione. I soci e la Direzione devono però essere in chiaro sulla destinazione del denaro speso, sulla sua provenienza e sulla situazione attuale degli attivi patrimoniali e degli impegni finanziari. I conti del bilancio, ossia gli attivi e i passivi, si basano sugli attivi finanziari e gli impegni finanziari (debiti) effettivi dell’associazione. In concreto ciò significa che un eventuale conto bancario dell’associazione deve essere registrato nel piano contabile alla voce «conti bancari», mentre un prestito deve essere registrato alla voce «conto prestiti». Riguardo al conto economico – ossia i ricavi conseguiti e i costi sostenuti – l’associazione è libera di scegliere i tipi di conto che desidera. La direzione deve riflettere sulle considerazioni da trarre dalla contabilità. Al riguardo è importante la proporzionalità: è possibile trarre considerazioni rilevanti solo se le singole voci non sono o troppo grandi o troppo piccole (non ha molto senso tenere un conto che presenta un saldo finale di CHF 15,20). In linea di massima è opportuno non tenere un numero eccessivo di conti nel conto economico, poiché altrimenti si rischia di commettere errori contabili, oppure di registrare la stessa operazione su conti diversi. E ciò falsifica le considerazioni tratte. Diversi programmi gestionali offrono modelli per la contabilità delle associazioni in cui si riprendono solo i conti che servono per la gestione dell'associazione.

L’oggetto del controlling è l’acquisizione, l’allestimento, l'analisi e la comunicazione dei dati necessari per le decisioni. È un importante strumento di pianificazione e di gestione, a livello sia operativo che strategico. Regolari rapporti di controlling agli enti erogatori di sovvenzioni sono spesso parte integrante degli accordi di prestazione. Tali rapporti contengono statistiche sull'impiego della prestazione, nonché relazioni sul bilancio preventivo e sulla sua interpretazione.

La direzione pianifica (preventiva) l’impiego dei mezzi finanziari per l’anno successivo, insieme con la pianificazione dei contenuti delle attività dell’associazione. Nel preventivo sono elencate le entrate previste e gli ambiti o le attività in cui un determinato ammontare di denaro può essere impiegato. In base allo statuto, il preventivo deve essere sottoposto all’assemblea dei soci per conoscenza o per approvazione. Siccome il preventivo fornisce informazioni sulle attività future dell’associazione, è importante informarne l’assemblea dei soci.

Un risanamento è necessario se l’associazione è in difficoltà finanziarie a causa della ristrettezza dei mezzi e delle entrate a fronte delle uscite preventivate. Si tratta di adeguare il budget e/o trovare nuovi mezzi finanziari. Il risanamento avviene mediante l’applicazione di misure di risparmio o l’acquisizione di nuovi fondi.

Domanda

In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?

La risposta

Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.

Domanda

Siccome l'attività della nostra associazione è un po' stagnante, nella direzione abbiamo deciso di aumentare il budget per stampare nuovi volantini, farci un po' di pubblicità e lanciare una campagna di sensibilizzazione.  Siamo convinti che l'associazione può permettersi questo aumento piuttosto marcato delle uscite, ma non sappiamo se i soci condividono la nostra opinione.
Come presidente dell'assemblea dei soci, come mi devo comportare se quest'ultima non approva il budget?

La risposta

Essendo l'approvazione del budget di competenza dell'assemblea dei soci, la direzione e la presidente devono prepararsi bene ad argomentare la proposta. È inoltre importante che la direzione appoggi la proposta all'unanimità e che le cifre siano trasparenti e comprensibili per i soci. Aiuta anche presentare una pianificazione finanziaria a lungo termine.

I soci possono a loro volta proporre emendamenti: non è una questione di «tutto o niente». Se il budget appare a rischio, la presidente dell'assemblea può invitare i soci o i singoli votanti a proporre lo stralcio di alcune voci oppure, se necessario, anche (dolorosi) tagli.
Per il resto ci si deve attenere alle regole democratiche dell'associazione.

Il bilancio fornisce informazioni sui valori patrimoniali (attivi) e i debiti (passivi) dell'associazione e pertanto anche in merito alla chiusura, con un utile o una perdita, dell'esercizio annuale dell'associazione. Il bilancio di chiusura è allestito alla data di riferimento alla fine dell'esercizio.

I conti annuali rappresentano il lato finanziario della vita dell’associazione. Informano sui profitti o le perdite e indicano l'ammontare delle entrate e il loro utilizzo. La direzione sottopone i conti annuali all’assemblea dei soci per l’approvazione.

Il conto profitti e perdite o conto economico riporta nei dettagli i costi e i ricavi e permette un confronto con il preventivo. Questo conto evidenzia i profitti o le perdite dell'associazione nell'anno d'esercizio (o durante un determinato periodo di attività).

Domanda

Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?

La risposta

La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».

Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.

Domanda

L'anno dell'associazione deve sempre essere l'anno civile?

La risposta

In linea di massima no. È tuttavia probabile che la maggioranza delle associazioni imposti l'attività in base all'anno civile, in modo tale da avere un'adeguata concordanza. D'altro canto, le associazioni impegnate ad es. nel settore della formazione o nei servizi di assistenza all'infanzia tendono a pianificare la loro attività in base all'anno scolastico oppure semestre per semestre. In questo caso ha senso che l'anno dell'associazione non coincida con l'anno civile. Ciò può generare un certo carico di lavoro supplementare, considerato che per legge una parte delle mansioni amministrative (assicurazioni, imposte ecc.) deve sempre essere svolta con data di riferimento 31 dicembre.

Il rendiconto annuale è allestito per la fine dell’esercizio dell’associazione. Comprende il conto economico e il bilancio. Se lo prevede la legge o lo statuto, prima dell’assemblea dei soci la contabilità e il rendiconto annuale sono sottoposti al controllo dell’ufficio di revisione. Il rendiconto annuale deve essere approvato, insieme al rapporto annuale (relazione d’esercizio), dall’assemblea dei soci. Con l’approvazione si dà scarico alla direzione (discarico).

Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.