Successione / Avvicendamento
I membri della direzione dimissionari devono essere adeguatamente sostituiti. Non spetta al membro dimissionario regolare la sua successione, ma al resto della direzione. A questo scopo si sottopone una proposta di nomina all’assemblea dei soci.
È opportuno iniziare per tempo a vagliare le possibili candidature e allestire una lista. I colloqui personali sono parte integrante della ricerca.
Ulteriori informazioni su importanti aspetti di questo sottotema sono disponibili più avanti in questa pagina.
Lo statuto può prevedere che la direzione non sia eletta dall’assemblea dei soci, ma da un altro organo, ad es. dalla direzione stessa. La cooptazione è la nomina di un nuovo membro di un organo da parte dei membri che ne fanno già parte.
Domanda
Un membro della direzione della nostra associazione ha dato le dimissioni, poiché si trasferisce in un'altra regione. Il suo mandato quadriennale scade però solo tra più di un anno e mezzo. La persona interessata può lo stesso dare le dimissioni? Possiamo eventualmente designare una nuova persona fino alla prossima assemblea dei soci, per mantenere operativa la direzione?
La risposta
Capita abbastanza spesso che un membro della direzione non possa o non voglia portare a termine il mandato. Il diritto di dimettersi è riconosciuto anche ai membri della direzione. Se le dimissioni sono per la fine dell'anno dell'associazione, le elezioni suppletive di solito hanno luogo durante la successiva assemblea dei soci.
Se un membro della direzione si dimette nel corso dell'anno e la sua uscita non causa troppi problemi, si può attendere fino alla successiva assemblea dei soci. Se viceversa, per proseguire l'attività, la direzione ha assolutamente bisogno di un sostituto, è sicuramente un vantaggio se lo statuto prevede la cosiddetta cooptazione, ossia la possibilità per la direzione di designare di propria iniziativa il sostituto o la sostituta. Il relativo articolo reciterà ad es.: «I posti vacanti venutisi a creare nel corso dell'esercizio possono essere occupati da persone scelte dalla direzione, fino alla conferma da parte dell'assemblea dei soci». Se lo statuto sociale non prevede questa possibilità, la direzione può organizzare le elezioni nell'ambito di un'assemblea dei soci straordinaria. In alternativa deve verificare la possibilità di cavarsela senza sostituzioni. Comunque sia, il membro della direzione dimissionario deve provvedere al passaggio accurato delle consegne.
Anche se è stato eletto per un determinato periodo, un membro della direzione può dimissionare in ogni momento. Il membro della direzione dimissionario deve però presentare le sue dimissioni per tempo e contribuire attivamente al passaggio di poteri.
Domanda
Faccio parte della direzione da alcuni anni. Ora desidero cessare questo tipo di volontariato. Come devo procedere? È sufficiente comunicare per iscritto alla direzione che non mi candiderò più per la rielezione durante la prossima assemblea dei soci?
La risposta
In linea di massima, un membro della direzione ha il diritto di dimettersi dalla sua carica in qualsiasi momento. L'ideale sarebbe rendere nota la propria intenzione di dimettersi il prima possibile. La direzione è composta da membri eletti dall'assemblea dei soci. È pertanto tenuta a comunicare anche a quest'ultima le dimissioni di un suo membro. Il membro dimissionante può giudicare personalmente se, sotto l'aspetto della tempistica, è meglio comunicare le dimissioni direttamente durante la successiva seduta della direzione, facendole in tal modo mettere a verbale, oppure mediante una lettera di dimissioni. Non esistono requisiti formali. In caso di una dimissione, per la direzione e l'associazione è bene conoscerne i motivi ed eventualmente ricevere dei consigli per la persona subentrante. È sicuramente apprezzato anche il fatto che, su richiesta, il membro uscente si metta a disposizione per il passaggio delle consegne e l'introduzione del nuovo membro.
La ricerca di un successore è di competenza della direzione. Il membro uscente non deve cioè sentirsi obbligato a trovare una persona che lo sostituisca.
Domanda
Un membro della direzione della nostra associazione ha dato le dimissioni, poiché si trasferisce in un'altra regione. Il suo mandato quadriennale scade però solo tra più di un anno e mezzo. La persona interessata può lo stesso dare le dimissioni? Possiamo eventualmente designare una nuova persona fino alla prossima assemblea dei soci, per mantenere operativa la direzione?
La risposta
Capita abbastanza spesso che un membro della direzione non possa o non voglia portare a termine il mandato. Il diritto di dimettersi è riconosciuto anche ai membri della direzione. Se le dimissioni sono per la fine dell'anno dell'associazione, le elezioni suppletive di solito hanno luogo durante la successiva assemblea dei soci.
Se un membro della direzione si dimette nel corso dell'anno e la sua uscita non causa troppi problemi, si può attendere fino alla successiva assemblea dei soci. Se viceversa, per proseguire l'attività, la direzione ha assolutamente bisogno di un sostituto, è sicuramente un vantaggio se lo statuto prevede la cosiddetta cooptazione, ossia la possibilità per la direzione di designare di propria iniziativa il sostituto o la sostituta. Il relativo articolo reciterà ad es.: «I posti vacanti venutisi a creare nel corso dell'esercizio possono essere occupati da persone scelte dalla direzione, fino alla conferma da parte dell'assemblea dei soci». Se lo statuto sociale non prevede questa possibilità, la direzione può organizzare le elezioni nell'ambito di un'assemblea dei soci straordinaria. In alternativa deve verificare la possibilità di cavarsela senza sostituzioni. Comunque sia, il membro della direzione dimissionario deve provvedere al passaggio accurato delle consegne.
I membri della direzione dimissionari provvedono a informare esaurientemente la direzione in merito alle loro attività. All’occorrenza, sono a disposizione per informare il loro successore ed eventualmente introdurlo.
Domanda
Qualche tempo fa un membro della direzione ha dato le dimissioni. Ora vuole ritirarle e cancellare il punto all'ordine del giorno «Elezione di un nuovo membro della direzione». All'interno della direzione non tutti sono felici che abbia cambiato idea. E poi abbiamo già una nuova candidata. Dobbiamo per forza accettare il ritiro delle dimissioni?
La risposta
Le dimissioni di un membro eletto in un organo dell'associazione sono un cosiddetto «atto potestativo», mediante il quale si viene immediatamente a creare una situazione giuridica. Ciò significa che chi ha dato le dimissioni a decorrere da una determinata data, da quel momento non è più membro della direzione. Per continuare a rimanere nella direzione, la persona interessata deve essere rieletta dall'assemblea dei soci, conformemente allo statuto.
I membri della direzione dimissionari devono essere adeguatamente sostituiti, cosa non sempre facile. Non spetta al membro dimissionario regolare la sua successione, ma al resto della direzione. A questo scopo bisogna sottoporre una proposta di nomina all’assemblea dei soci. Vale la pena di chiarire preliminarmente i requisiti, nonché le esperienze, le competenze e le capacità richieste, per assicurare la continuità all'interno della direzione. La ricerca dei membri della direzione è un processo a lungo termine ed è pertanto opportuno iniziare per tempo a vagliare i possibili candidati.
I membri della direzione dimissionari trasmettono gli atti alla direzione, per permetterle di passarli ai nuovi membri eletti della direzione. Le note personali devono essere cancellate e gli atti consegnati senza annotazioni, in forma ordinata e completa.
Domanda
Un membro della direzione della nostra associazione ha dato le dimissioni, poiché si trasferisce in un'altra regione. Il suo mandato quadriennale scade però solo tra più di un anno e mezzo. La persona interessata può lo stesso dare le dimissioni? Possiamo eventualmente designare una nuova persona fino alla prossima assemblea dei soci, per mantenere operativa la direzione?
La risposta
Capita abbastanza spesso che un membro della direzione non possa o non voglia portare a termine il mandato. Il diritto di dimettersi è riconosciuto anche ai membri della direzione. Se le dimissioni sono per la fine dell'anno dell'associazione, le elezioni suppletive di solito hanno luogo durante la successiva assemblea dei soci.
Se un membro della direzione si dimette nel corso dell'anno e la sua uscita non causa troppi problemi, si può attendere fino alla successiva assemblea dei soci. Se viceversa, per proseguire l'attività, la direzione ha assolutamente bisogno di un sostituto, è sicuramente un vantaggio se lo statuto prevede la cosiddetta cooptazione, ossia la possibilità per la direzione di designare di propria iniziativa il sostituto o la sostituta. Il relativo articolo reciterà ad es.: «I posti vacanti venutisi a creare nel corso dell'esercizio possono essere occupati da persone scelte dalla direzione, fino alla conferma da parte dell'assemblea dei soci». Se lo statuto sociale non prevede questa possibilità, la direzione può organizzare le elezioni nell'ambito di un'assemblea dei soci straordinaria. In alternativa deve verificare la possibilità di cavarsela senza sostituzioni. Comunque sia, il membro della direzione dimissionario deve provvedere al passaggio accurato delle consegne.
La direzione è eletta per un mandato. Esso è stabilito nello statuto e può durare diversi anni. Di regola il periodo di carica è di uno o due anni. Lo statuto stabilisce la possibilità di una rielezione. Un periodo di carica di solito inizia con l'elezione durante un’assemblea dei soci e finisce nell'ambito di un'altra assemblea dei soci.
Talvolta è emesso un certificato anche per il lavoro all’interno della direzione. In ogni caso è opportuno rilasciare un certificato ai membri uscenti, in cui figurano la funzione e il periodo di attività della persona uscente. I collaboratori assunti con un contratto hanno diritto a un attestato di lavoro.
Anche il volontariato è un lavoro. Un lavoro che richiede impegno e capacità. È pertanto opportuno comprovare le attività e le competenze dei membri della direzione.
Domanda
La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?
La risposta
Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.
La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.
Se l’assemblea dei soci non è d’accordo con la gestione degli affari da parte della direzione, ha facoltà di destituirla. Viene destituita l'intera direzione o solo i singoli membri. Se altre persone non si mettono a disposizione come nuovi membri della direzione e se l’associazione non è in grado di nominare durevolmente i suoi organi, essa viene sciolta. In rari casi si ricorre al commissariamento.
Domanda
Siccome un membro della direzione è spesso causa di controversie, desideriamo revocare il suo mandato. Come dobbiamo procedere?
La risposta
Per principio i membri della direzione non possono destituire un collega o votare per sospenderlo dall'incarico. I membri della direzione sono eletti dall'assemblea dei soci, che è l'unico organo autorizzato a rimuoverli dall'incarico.
Dopo una decisione presa a maggioranza al suo interno, la direzione può proporre all'assemblea dei soci di non rieleggere più il collega. Spetterà tuttavia all'assemblea dei soci dare seguito alla richiesta, oppure ignorarla. Non è però detto che la mancata rielezione riesca a risolvere la situazione di conflitto. Spesso i problemi non sono semplicemente legati a una persona. Cercare le cause del conflitto e discuterne insieme è probabilmente una scelta più efficace.
L’assemblea dei soci ha facoltà di revocare (non riconfermare) il mandato della Direzione o di un membro della Direzione. Il diritto di revoca è conferito dalla legge (in ogni caso) all’assemblea dei soci, se giustificato da un motivo importante. I membri della Direzione non possono destituire di loro iniziativa i colleghi e le colleghe, a meno che non lo consenta espressamente lo statuto.
Domanda
Cerchiamo nuovi membri della direzione. A questo scopo durante l'ultima assemblea dei delegati abbiamo istituito una commissione che ha il compito di allestire un mansionario per le posizioni vacanti nella direzione. Avete altri consigli da darci per la ricerca?
La risposta
La successione adeguata nel caso di un mandato svolto su basi di volontariato non è sempre facile. Nella ricerca della persona adatta hanno un ruolo importante sia i contenuti (mansioni), sia le relazioni. Una persona può ritenersi adatta, poiché vorrebbe portare all'interno della direzione le sue specifiche conoscenze, oppure poiché ha particolarmente a cuore lo scopo sociale. Altri cercano una compensazione alla vita professionale e si occupano volentieri di compiti al di fuori della loro quotidianità. Anche il desiderio di fare qualcosa insieme ai colleghi e alle colleghe della direzione può essere un importante incentivo. In ogni caso un mansionario aiuta i candidati e le candidate a farsi un'idea dei compiti che li attendono e chiarisce quali competenze personali possono portare all'interno della direzione.
La soluzione più efficace è interpellare direttamente le persone ritenute potenzialmente idonee. Le persone che si mettono a disposizione devono esporre all'associazione le loro competenze e motivazioni. Condividete con il vostro interlocutore esperienze e aneddoti divertenti. Raccontate le vostre storie (di successo), ad esempio un evento particolarmente ben riuscito, una buona collaborazione con il Comune o il lancio di un sito Internet.
Domanda
Una persona che non è socia può essere eletta nella direzione di un'associazione? I soci della nostra associazione sono esclusivamente persone giuridiche. Una persona idonea si metterebbe a disposizione per un mandato nella direzione, ma non appartiene a nessuna delle organizzazioni aderenti alla nostra associazione.
La risposta
Questo esempio dimostra che ci possono essere buoni motivi per eleggere nella direzione una persona al di fuori della cerchia dei soci. Una sentenza del Tribunale federale ha stabilito già nel 1947 che, per motivi inerenti all'autonomia dell'associazione e alle esigenze della vita pratica, possono essere elette nella direzione anche persone fisiche non aderenti all'associazione.
Siccome nella prassi ciò è più l'eccezione che la regola, consigliamo di menzionare esplicitamente nello statuto l'ammissione dei non soci nella direzione.
Domanda
La nostra associazione esiste già da oltre 50 anni e organizza diverse attività per le persone della terza età. Oggi alcune di queste attività sono svolte anche da altre organizzazioni. Alla nostra associazione ora non aderisce più nessuno. Occasionalmente anche i membri della direzione hanno espresso l'intenzione di ritirarsi. Tutti i soci hanno già esercitato un mandato all'interno della direzione. Alcuni soci desiderano continuare a svolgere la loro attività, ma nessuno vuole assumere un mandato nella direzione. Che cosa ci consigliate di fare?
La risposta
La vostra associazione non può evitare di chiedersi: «C'è ancora bisogno di noi?» E anche: «Cosa succede se la nostra associazione non c'è più?» Con i colleghi considerate quali attività desiderate assolutamente continuare e in che forma. A cosa potete tranquillamente rinunciare? Forse c'è la possibilità di unirsi a un'altra organizzazione con scopi simili.
Quali che siano le risposte, la vostra associazione è comunque stata valida e necessaria. Senza di lei, non ci sarebbero nemmeno le attività che ora sono svolte da altri. L'associazione non ha dunque fallito, anche se a questo punto dovrebbe essere sciolta.
Domanda
La nostra piccola società ginnica fatica a trovare nuovi membri della direzione. Quasi tutti i ginnasti e le ginnaste attivi hanno già esercitato una volta questa carica. Un membro della direzione ha avuto l'idea di proporla a una persona che non è nella squadra, mentre lo sono i suoi figli. Un socio non attivo può essere eletto nella direzione? Ed è una scelta opportuna?
La risposta
Non ci sono motivi contrari, a meno che lo statuto non preveda che solo i soci attivi possono essere eletti nella direzione. In definitiva non cercate una persona che sappia fare la ruota o gli esercizi di squat, ma qualcuno in grado di collaborare alla direzione dell'associazione e di inserirsi nell'organo direttivo. Forse c'è anche un determinato settore da occupare, ad esempio l'attuariato, le finanze o la presidenza.
Anche al di fuori del gruppo dei ginnasti attivi si possono trovare persone abili nella stesura del verbale, nella gestione delle finanze o nella direzione di una società. Un membro della direzione ovviamente dovrebbe essere interessato all'attività dell'associazione, ma un punto di vista un po' diverso di certo non fa male.
Domanda
Stiamo cercando nuovi membri della direzione. Due coniugi hanno manifestato il loro interesse. In linea di principio è consentito ai parenti di fare parte della stessa direzione?
La risposta
Sì, è consentito. Nei casi concreti, è tuttavia giustificato chiedersi se è lecito che i congiunti siedano nello stesso consesso. Vi sono argomenti a favore e a sfavore: sinergie, passaggio d'informazioni agevolato, concentrazione del potere ecc.
In definitiva, con l'elezione sono i soci a decidere circa l'opportunità di avere nella direzione persone della stessa famiglia. Occorre tenere presente che anche per loro vale l'obbligo di astensione nelle votazioni concernenti un negozio giuridico o una controversia giuridica ai sensi dell'art. 68 CC. Già solo per questo non è opportuno che la direzione sia composta esclusivamente o in grande maggioranza da persone con stretti legami familiari. In simili situazioni, deliberare secondo le regole è quasi impossibile.
Domanda
Quali sono le conseguenze se, nelle elezioni in occasione della prossima assemblea dei soci, non è possibile occupare la carica di presidente?
La risposta
Se la presidenza non rimane vacante per anni e l’associazione si adopera per cercare la persona idonea, non ci sono conseguenze giuridiche per l’associazione, anche se temporaneamente il posto di presidente non è occupato conformemente allo statuto. Difficilmente si verrà citati in giudizio per questo. Se tuttavia la situazione dura a lungo, è opportuno prendere in considerazione l’introduzione di una corrispondente modifica dello statuto. Lo stesso discorso vale se il numero dei membri della direzione non corrisponde a quanto prescritto nello statuto.
L’importante è che i compiti siano ben ripartiti tra i membri effettivi, secondo le disponibilità di tempo, le inclinazioni e la mole di lavoro di ognuno. È opportuno designare un/una portavoce verso l'interno e l'estero (una funzione di solito riservata al/alla presidente). Il pubblico dovrebbe sempre sapere a chi rivolgersi, per telefono o per iscritto.
Naturalmente sarà necessario adeguare anche i diritti di firma.
La carica vacante può anche essere sfruttata come un’opportunità. Il posto di presidente può diventare più interessante, se all’interno della direzione i suoi compiti sono ripartiti su più persone. Gli altri membri possono eventualmente intervenire per fornire un sostegno puntuale, oppure si può prevedere una co-presidenza. È possibile che durante il periodo di transizione si sviluppi una nuova cultura di collaborazione.
I membri della direzione devono possedere determinate capacità, conoscenze ed esperienze, o quantomeno essere disposti ad acquisirle. Per la ricerca di nuovi membri della direzione, è opportuno allestire il profilo richiesto e definire con chiarezza i requisiti che il nuovo membro deve soddisfare.
I membri della direzione dimissionari devono essere adeguatamente sostituiti, cosa non sempre facile. Non spetta al membro dimissionario regolare la sua successione, ma al resto della direzione. A questo scopo bisogna sottoporre una proposta di nomina all’assemblea dei soci. Vale la pena di chiarire preliminarmente i requisiti, nonché le esperienze, le competenze e le capacità richieste, per assicurare la continuità all'interno della direzione. La ricerca dei membri della direzione è un processo a lungo termine ed è pertanto opportuno iniziare per tempo a vagliare i possibili candidati.