Organizzazione / Competenze

Collaborare significa fare le cose insieme, portare a compimento, raggiungere, realizzare qualcosa. Ogni collaborazione si basa su tre "fattori": il singolo individuo (l’IO), il gruppo (il NOI) e il tema affrontato. In una buona collaborazione i tre fattori si mantengono in equilibrio, nessuno è sottorappresentato.

Una chiara regolamentazione delle competenze aiuta a capire chi deve fare che cosa. È importante per la ripartizione dei compiti non solo all’interno della direzione e dei suoi settori, ma anche tra la direzione e l’ufficio, il segretariato o l’azienda. Una chiara regolamentazione delle competenze previene i conflitti.

All’interno delle organizzazioni i compiti sono distribuiti su diversi organi o persone. Possono essere impartiti espressamente dai superiori gerarchici, oppure derivare dalla descrizione del posto, dal regolamento delle competenze, dall’ufficio, dal regolamento della direzione o da un’altra base organizzativa. Il chiarimento delle mansioni è un compito importante della direzione. La mancanza di chiarezza è causa di risultati scadenti e spesso anche di conflitti. Un compito rappresenta anche un tipo di contratto ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO).

La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.

I membri della direzione lavorano perlopiù a titolo volontario. È dunque importante curare i rapporti non solo con i soci, ma anche con la direzione. Una cultura del riconoscimento del suo lavoro può aiutare e motivare la direzione.

Il consenso presuppone l’adesione incondizionata a una proposta o una soluzione, senza alcuna opposizione celata o palese. In questo caso non c’è nessuno che perde. Il consenso è tuttavia ottenibile per temi tendenzialmente incontrovertibili. I temi complessi e controversi richiedono lunghe discussioni e dunque il più delle volte parecchio tempo.

La decisione è convalidata quando una proposta è accettata senza alcuna obiezione grave o motivata: non è un "Sì, sono d’accordo!", ma un "Non ho nessuna obiezione grave o motivata". Non si tratta dunque del massimo livello di accettazione attiva, ma del livello minimo di dubbio. Ciò significa che ci si basa su decisioni "sufficientemente valide" per procedere speditamente.

La direzione decide di norma con la maggioranza semplice dei membri presenti. Per decisioni di particolare importanza, i membri della direzione possono applicare il principio del consenso (unanimità). Nel regolamento o nello statuto l'associazione può stabilire la prassi in caso di parità di voti o di solo parziale presenza dei membri della direzione. In caso di parità di voti, il/la presidente ha di solito il voto preponderante.

Le decisioni della direzione avvengono durante una seduta o mediante circolazione degli atti. In quest’ultimo caso, con la loro firma i membri della direzione esprimono il consenso o il rifiuto di una proposta. Nell’era delle e-mail la firma è sostituita da una frase di assenso o dissenso, oppure da una crocetta apposta nella relativa casella. Un membro della direzione ha tuttavia facoltà di richiedere una discussione orale. Le decisioni prese mediante circolazione degli atti sono valide solo se previste dallo statuto.

Delegare significa incaricare un’altra persona o gruppo di persone di svolgere un determinato compito. La direzione può ad esempio delegare alcuni compiti a gruppi di lavoro, singoli soci o a un’altra istanza. Con i compiti devono essere delegate anche le corrispondenti competenze e responsabilità, anche se la responsabilità finale rimane alla direzione.

Nelle aggregazioni di più persone per il raggiungimento di uno scopo comune, è opportuno chiarire le responsabilità e le competenze di ciascuno. La descrizione delle funzioni, il regolamento delle competenze o il mansionario sono gli strumenti a questo scopo. Essi definiscono il nome delle relative funzioni, il gruppo o il settore cui appartiene la persona incaricata del loro svolgimento, i compiti, le competenze e le responsabilità individuali e il superiore al quale bisogna riferire. Il diagramma delle funzioni riporta tutte le funzioni esistenti all'interno dell'organizzazione.

Domanda

Chi comanda in un'associazione?

La risposta

In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.

Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.

La "get it done session" è un formato di riunione in cui ci si incontra per svolgere insieme dei compiti. Prima della "get it done session" si raccolgono i compiti e si stabiliscono le tempistiche. Tra i possibili compiti per una "get it done session" con presidenza rientrano, per esempio, la stesura di un budget, l'esecuzione di un invio, la sistemazione di un archivio, la pianificazione di una campagna sui social media e così via. Una "get it done session" può aver luogo online o in presenza e durare due ore o più.

Il kanban è un semplice metodo di programmazione (giapponese) che semplifica lo svolgimento di lavori e la collaborazione. Il kanban rende ben visibili le singole fasi e i singoli compiti e aiuta a evitare i fraintendimenti nonché a «non dimenticare» alcun compito. Il kanban prevede che i team lavorino con una lavagna in comune, analogica o digitale: ogni

La lista delle pendenze aiuta la direzione nel disbrigo degli affari correnti. Nella lista figurano le cose da fare, chi le deve fare, entro quando e a chi bisogna riferire alla fine (che cosa, chi, fino a quando, rapporto a chi).

Le liste di controllo sono utili strumenti di lavoro per le attività ricorrenti, ad es. la pianificazione e l’esecuzione dell’assemblea annuale, del rapporto annuale o di una seduta. Una volta allestite, possono sempre essere utilizzate e aggiornate.

I compiti, le competenze e i doversi di un ufficio della direzione o dei collaboratori sono definiti in una mansionario.

Con l’ordinamento interno, l’associazione si dà un regolamento che definisce i compiti, le competenze e responsabilità dell’associazione, nonché le competenze dei singoli soci, del settore e della direzione generale. In base allo statuto, l'ordinamento interno può anche essere emanato dall’assemblea dei soci.

L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa dell’associazione. Indica le funzioni gerarchiche e le competenze settoriali, nonché i rapporti tra le unità organizzative.

La direzione è responsabile della gestione amministrativa delle attività. A questo scopo è necessaria una struttura e un’organizzazione adeguata per lo svolgimento dei compiti dell’associazione. Numerose associazioni hanno un segretariato o un ufficio, se i mezzi finanziari lo permettono e la direzione non può sobbarcarsi l’intero volume delle attività. Le grandi associazioni hanno delle sotto-unità con specifiche competenze. Alcune associazioni hanno sezioni a livello locale e/o cantonale e un'associazione mantello a livello federale.

Domanda

La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?

La risposta

Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.

La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.

La direzione può emanare dei regolamenti per l’organizzazione della sua attività o per quella del segretariato, e all’occorrenza aggiornarli. I regolamenti non possono contraddire lo statuto.

Si tratta della ripartizione delle competenze tra l’assemblea dei soci e la direzione, nonché tra la direzione e il segretariato o l’impresa. Anche per i settori all’interno della direzione è opportuno definire, oltre ai compiti e alle responsabilità, anche le autonomie decisionali. A questo scopo occorre definire le attività e l’autorizzazione a spendere un determinato importo, nonché l’obbligo di informarne la direzione (reporting). Il regolamento delle competenze può essere allestito in forma scritta. La direzione nel suo insieme è sempre corresponsabile delle attività nei singoli settori.

Per l’organizzazione del suo lavoro, la direzione può dotarsi di un regolamento di procedura o un regolamento interno. Tale regolamento disciplina e facilita la collaborazione. È possibile allestire regolamenti di procedura o regolamenti interni per ogni organo dell’associazione.

La retrospettiva è un formato di riunione in cui ci si incontra dopo la conclusione di un (sotto)progetto per un breve riesame a posteriori. Si incentra su uno scambio in merito al modo in cui si è svolto il progetto, a quanto si è imparato e agli adeguamenti da apportare per il prossimo progetto. Una retrospettiva può aver luogo online o in presenza e dura almeno un'ora.

La seduta della direzione serve a strutturare l’attività dell’associazione. Avviene regolarmente, ogni volta che è necessario. È convocata e condotta dal/dalla presidente. Di norma è allestita una lista degli argomenti all’ordine del giorno, per cui si conoscono i temi e le decisioni oggetto della seduta. Le decisioni sono messe a verbale. Alla seduta della direzione possono partecipare anche altre persone, ad es. il segretario o il/la responsabile dell’ufficio dell’associazione. Le persone esterne alla direzione non hanno però diritto di voto. Possono partecipare alla discussione come consulenti.

Per social media si intendono i media e le tecnologie digitali che permettono agli utenti di comunicare tra di loro e di redigere contenuti mediali, individuali o collettivi. La piattaforma mediale attualmente più conosciuta è Facebook. Altri social media sono google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsApp.

Attuaria, attuario è il termine che designa il membro della direzione che redige il verbale. La mansione può anche essere denominata Amministrazione o Segretariato e comprendere altri compiti, come la gestione dell’archivio o dei soci.

Domanda

Come nuova presidente desidero ripartire meglio il lavoro all'interno della direzione, per non dover fare tutto da sola. È necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci per introdurre dei settori di attività? Lo statuto sancisce che la direzione si costituisce da sé.

La risposta

Una buona idea! È bene ripartire l'attività su più persone e chiarire chi si occupa di che cosa all'interno della direzione. Ciò contribuisce a una maggiore soddisfazione generale e in definitiva a migliorare il lavoro della direzione. Per la creazione di settori di attività all'interno della direzione non è necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci. «La direzione si costituisce da sé» significa proprio questo: la direzione ha facoltà di decidere autonomamente la ripartizione delle cariche e degli incarichi. Consigliamo di prevedere il tempo necessario per la creazione dei settori durante la seduta della direzione e di mettere per iscritto quanto deciso.

La carica di presidente può anche essere occupata da due persone. È importante una chiara regolamentazione delle competenze tra i due copresidenti, ossia un accordo su chi è responsabile di che cosa. La copresidenza è opportuna, quando nessuno è disposto ad assumersi da solo la presidenza. Per i terzi deve essere chiaro chi è la persona di riferimento.

Domanda

Sono la cassiera di un’associazione. Posso assumere al contempo la carica di vicepresidente, o si tratta di un'eccessiva concentrazione di potere all'interno di una direzione composta da cinque persone?

La risposta

La sua domanda sulla concentrazione di potere è molto opportuna! Un membro della direzione che accentra troppo potere su di sé può effettivamente comportare un’inappropriata parzialità all’interno dell’associazione. Se ad esempio una persona non è all’altezza dei vari compiti che svolge, gli effetti negativi sono ancora più gravi, poiché concernono più settori.

La legge non prescrive come devono essere occupate le cariche all’interno di una direzione e dunque la decisione è libera, salvo disposizione contraria nello statuto dell’associazione. In un’associazione piccola la direzione non dovrebbe essere troppo grande. In questo modo l'associazione è efficiente e facile da gestire. Ciò implica però anche che i singoli membri della direzione dovranno eventualmente assumersi più competenze. Nel suo caso, le due cariche di cassiera e di vicepresidente comportano soprattutto un ulteriore aumento della mole di lavoro. Niente le impedisce di tenere la contabilità in quanto cassiera e al contempo affiancare il presidente nella sua attività e sostituirlo in sua assenza. L’importante è che tutti i membri della direzione abbiano lo stesso grado d’informazione e possano contribuire alla pari ai processi decisionali.

Domanda

Chi comanda in un'associazione?

La risposta

In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.

Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.

I compiti, le competenze e i doversi di un ufficio della direzione o dei collaboratori sono definiti in una mansionario.

Membro ausiliario è il termine che designa i membri della direzione che non hanno una mansione specifica loro riservata. Questo non significa però che non assumeranno mai dei compiti.

Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.

Se l’associazione ha diversi dipendenti, vale la pena di creare un ufficio del personale all’interno della direzione, responsabile delle questioni inerenti al personale e della supervisione di un’eventuale direzione aziendale. Le questioni importanti in materia di risorse umane devono in linea di massima essere approvate dalla direzione dell’associazione, anche se esiste una direzione aziendale: budget, profili richiesti, regolamento del personale (salario e promozioni), misure di qualificazione, vacanze e aggiornamenti professionali, gerarchie, colloqui con il personale, gestione del personale, comprese le assicurazioni sociali. All’interno di queste condizioni quadro, la direzione aziendale può svolgere le sue mansioni direttive nei confronti degli altri dipendenti.

Le diverse cariche all’interno della direzione sono ripartite in settori, ad esempio la presidenza, l’attuariato (amministrazione e vebale), la cassa, le finanze, le pubbliche relazioni/pubblicità, l’ufficio del personale, l’azienda, i contatti con i soci, i progetti e gli eventi ecc. La legge lascia ampia libertà di scelta. Non prevede nessun particolare tipo di settore. I responsabili rendono conto all’intera direzione, che è responsabile del loro operato. I compiti e le competenze di un settore sono definiti in un regolamento (Regolamento della direzione). È opportuno ripartire i settori in base alle conoscenze professionale e all’esperienza dei membri della direzione.

Domanda

Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?

La risposta

 Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:

• La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
• Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
• Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.

Domanda

Come nuova presidente desidero ripartire meglio il lavoro all'interno della direzione, per non dover fare tutto da sola. È necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci per introdurre dei settori di attività? Lo statuto sancisce che la direzione si costituisce da sé.

La risposta

Una buona idea! È bene ripartire l'attività su più persone e chiarire chi si occupa di che cosa all'interno della direzione. Ciò contribuisce a una maggiore soddisfazione generale e in definitiva a migliorare il lavoro della direzione. Per la creazione di settori di attività all'interno della direzione non è necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci. «La direzione si costituisce da sé» significa proprio questo: la direzione ha facoltà di decidere autonomamente la ripartizione delle cariche e degli incarichi. Consigliamo di prevedere il tempo necessario per la creazione dei settori durante la seduta della direzione e di mettere per iscritto quanto deciso.

Domanda

La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?

La risposta

Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.

Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.

Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».

La direzione gestisce le attività dell’associazione per conto dell’assemblea dei soci. È l'organo di gestione delle attività. Quale potere esecutivo dell'associazione sviluppa e applica la strategia dell’associazione. È responsabile dell’adempimento dello scopo sociale, della strategia e del controllo, dell’organizzazione dell’attività o dell’azienda, dell’acquisizione e dell’utilizzo dei mezzi finanziari, della stesura del rapporto e dell’allestimento dei conti all’attenzione dell’assemblea dei soci. Un’associazione può affidare la gestione dell’attività a un ufficio o a un segretariato. In questo caso la direzione è responsabile della vigilanza. La direzione è eletta dall’assemblea dei soci, alla quale deve rendere conto mediante il rapporto annuale. I compiti e le competenze della direzione sono definiti dalla legge, dallo statuto e dalle risoluzioni sociali. La legge non prescrive né un numero minimo di membri della direzione, né settori obbligatori all'interno della direzione. Lo statuto può invece prevedere un numero minimo o massimo di membri e i settori all'interno della direzione.

La direzione è l’organo esecutivo dell’associazione. Ha il compito di amministrare l’attività dell’associazione e l’associazione stessa. È responsabile della gestione dell’associazione conformemente al suo scopo, nonché di un’adeguata organizzazione. Svolge mansioni direttive anche nei confronti del personale. In presenza di un’azienda o di un segretariato, la mansione direttiva si limita alla messa a punto e alla sorveglianza del rispetto delle linee guida strategiche in tutte le questioni.

Per singole attività o temi, si impiegano gruppi di lavoro o commissioni permanenti o a tempo determinato – composti da membri della direzione, soci, esperti o altre persone – che si occupano di un determinato tema su incarico della direzione, alla quale riferiscono i risultati della loro attività.

Di norma le competenze della direzione sono definite nello statuto. La direzione può dotarsi di un ordinamento interno o di un regolamento. Le relative disposizioni devono essere in accordo con lo statuto. Tali norme stabiliscono la ripartizione dei compiti e le competenze dei singoli membri della direzione. Definiscono ad es. le competenze finanziarie e il diritto di firma, ossia chi può sottoscrivere i contratti che impegnano l’associazione e chi può prelevare quale importo dalle casse dell’associazione. Con l’iscrizione nel Registro di commercio questa regolamentazione ha valore anche verso l’esterno.

Sulla base di una visione d’insieme dell’esercizio dell’associazione, la direzione pianifica le attività previste per l’anno seguente, quelle ricorrenti e quelle nuove. La pianificazione annuale può inoltre fissare le date delle sedute della direzione, eventualmente indicando anche i temi principali. In generale la pianificazione annuale è incentrata sull’assemblea dei soci, dove si discute la chiusura dei conti, la revisione e il rapporto annuale, nonché il preventivo e le attività dell'associazione nell'anno seguente.

Durante le assemblee dei soci e le sedute della direzione, i soci e i membri devono prendere conoscenza di tutta una serie di questioni. È sufficiente esserne informato. Eventuali successive discussioni o decisioni (votazioni) avvengono in sedute posteriori. Esempio: a seconda dello statuto, l’assemblea dei soci prende conoscenza del preventivo o lo approva in votazione.

La direzione è tenuta a rendere conto all'assemblea dei soci in merito all'attività dell'anno precedente. Con il programma delle attività per l’anno seguente informa sulle attività previste e su come pensa si usare i mezzi dell’associazione. Per i soci questo può eventualmente essere una base per la rielezione della direzione.

Responsabilità significa rispondere di quello che si fa o si omette di fare, nonché del modo in cui si agisce. La responsabilità per determinati compiti può essere delegata a terzi, entro un quadro ben preciso.

Domanda

Come nuova presidente desidero ripartire meglio il lavoro all'interno della direzione, per non dover fare tutto da sola. È necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci per introdurre dei settori di attività? Lo statuto sancisce che la direzione si costituisce da sé.

La risposta

Una buona idea! È bene ripartire l'attività su più persone e chiarire chi si occupa di che cosa all'interno della direzione. Ciò contribuisce a una maggiore soddisfazione generale e in definitiva a migliorare il lavoro della direzione. Per la creazione di settori di attività all'interno della direzione non è necessaria l'approvazione dell'assemblea dei soci. «La direzione si costituisce da sé» significa proprio questo: la direzione ha facoltà di decidere autonomamente la ripartizione delle cariche e degli incarichi. Consigliamo di prevedere il tempo necessario per la creazione dei settori durante la seduta della direzione e di mettere per iscritto quanto deciso.

Lo statuto può prevedere che la direzione non sia eletta dall’assemblea dei soci, ma da un altro organo, ad es. dalla direzione stessa. La cooptazione è la nomina di un nuovo membro di un organo da parte dei membri che ne fanno già parte.

Se lo statuto prevede che «la direzione si costituisce da sé», la direzione procede autonomamente alla ripartizione dei compiti e all’assegnazione dei settori. Se l’assemblea dei soci elegge una persona alla carica di presidente, nonché gli altri membri della direzione, ma senza assegnare loro un determinato settore, tutte le cariche e le mansioni – tranne la presidenza – possono essere ripartite autonomamente all’interno della direzione. Se lo statuto prevede l’elezione dei membri della direzione in un determinato settore, la direzione non si costituisce da sé.

Domanda

Sono la cassiera di un’associazione. Posso assumere al contempo la carica di vicepresidente, o si tratta di un'eccessiva concentrazione di potere all'interno di una direzione composta da cinque persone?

La risposta

La sua domanda sulla concentrazione di potere è molto opportuna! Un membro della direzione che accentra troppo potere su di sé può effettivamente comportare un’inappropriata parzialità all’interno dell’associazione. Se ad esempio una persona non è all’altezza dei vari compiti che svolge, gli effetti negativi sono ancora più gravi, poiché concernono più settori.

La legge non prescrive come devono essere occupate le cariche all’interno di una direzione e dunque la decisione è libera, salvo disposizione contraria nello statuto dell’associazione. In un’associazione piccola la direzione non dovrebbe essere troppo grande. In questo modo l'associazione è efficiente e facile da gestire. Ciò implica però anche che i singoli membri della direzione dovranno eventualmente assumersi più competenze. Nel suo caso, le due cariche di cassiera e di vicepresidente comportano soprattutto un ulteriore aumento della mole di lavoro. Niente le impedisce di tenere la contabilità in quanto cassiera e al contempo affiancare il presidente nella sua attività e sostituirlo in sua assenza. L’importante è che tutti i membri della direzione abbiano lo stesso grado d’informazione e possano contribuire alla pari ai processi decisionali.

La direzione è eletta dall’assemblea dei soci, con una nomina collettiva come organo o come singolo membro della direzione. Alcuni statuti prevedono la nomina individuale per la presidenza e la nomina collettiva per il resto della direzione come organo. In questo caso, fatta eccezione per la presidenza, la direzione si costituisce da sé, ossia provvede personalmente alla ripartizione interna dei compiti (costituzione della direzione). In base allo statuto, possono essere eletti nella direzione anche persone non facenti parte dell'associazione. Ciò può accadere a seguito di un sovvenzionamento pubblico: ad es. un Comune che partecipa al finanziamento di un nido d’infanzia può richiedere che all’interno della direzione di quest’ultimo sieda anche un/una delegato/a comunale (elezione d’ufficio).

Domanda

Mi metto a disposizione per il posto vacante di presidente, ma non faccio parte della direzione. L'assemblea dei soci mi deve prima eleggere nella direzione e poi, in una seconda elezione, alla presidenza? Lo statuto prevede che l'assemblea dei soci elegga il presidente e gli altri membri della direzione.

La risposta

Salvo disposizioni contrarie nello statuto, l'assemblea dei soci può eleggere direttamente il presidente. Se in un'associazione la direzione si costituisce da sé (e ciò non è il caso nella vostra associazione), l'assemblea dei soci elegge una o più persone nella direzione. Successivamente, nella seduta costitutiva, la direzione elegge un presidente tra i suoi membri.

Domanda

Sono la cassiera di un’associazione. Posso assumere al contempo la carica di vicepresidente, o si tratta di un'eccessiva concentrazione di potere all'interno di una direzione composta da cinque persone?

La risposta

La sua domanda sulla concentrazione di potere è molto opportuna! Un membro della direzione che accentra troppo potere su di sé può effettivamente comportare un’inappropriata parzialità all’interno dell’associazione. Se ad esempio una persona non è all’altezza dei vari compiti che svolge, gli effetti negativi sono ancora più gravi, poiché concernono più settori.

La legge non prescrive come devono essere occupate le cariche all’interno di una direzione e dunque la decisione è libera, salvo disposizione contraria nello statuto dell’associazione. In un’associazione piccola la direzione non dovrebbe essere troppo grande. In questo modo l'associazione è efficiente e facile da gestire. Ciò implica però anche che i singoli membri della direzione dovranno eventualmente assumersi più competenze. Nel suo caso, le due cariche di cassiera e di vicepresidente comportano soprattutto un ulteriore aumento della mole di lavoro. Niente le impedisce di tenere la contabilità in quanto cassiera e al contempo affiancare il presidente nella sua attività e sostituirlo in sua assenza. L’importante è che tutti i membri della direzione abbiano lo stesso grado d’informazione e possano contribuire alla pari ai processi decisionali.

Il consenso presuppone l’adesione incondizionata a una proposta o una soluzione, senza alcuna opposizione celata o palese. In questo caso non c’è nessuno che perde. Il consenso è tuttavia ottenibile per temi tendenzialmente incontrovertibili. I temi complessi e controversi richiedono lunghe discussioni e dunque il più delle volte parecchio tempo.

La decisione è convalidata quando una proposta è accettata senza alcuna obiezione grave o motivata: non è un "Sì, sono d’accordo!", ma un "Non ho nessuna obiezione grave o motivata". Non si tratta dunque del massimo livello di accettazione attiva, ma del livello minimo di dubbio. Ciò significa che ci si basa su decisioni "sufficientemente valide" per procedere speditamente.

Alcuni statuti prevedono la presenza di un numero minimo di soci, affinché le decisioni prese dall’assemblea dei soci siano valide. Anche la direzione può stabilire un numero minimo di membri presenti per raggiungere il quorum. Se non è raggiunto il quorum, spesso non rimane altro che interrompere l'assemblea e rimandarla ad altra data.

Chi è direttamente interessato da una decisione dell'assemblea dei soci o della direzione, non può partecipare al processo decisionale e deve astenersi. Lo stesso vale se la decisione coinvolge persone vicine, come il coniuge, i genitori, i nonni e i nipoti.

Domanda

Io e il mio partner lavoriamo nel settore terapeutico. Vorremmo spostare il fulcro della nostra offerta nel campo delle persone con disabilità. A questo scopo pensiamo di fondare un'associazione. Ho letto che per un'associazione bastano due persone. Io e il mio partner possiamo costituire l'associazione e lavorare come terapisti per conto dell'associazione?

La risposta

Un'associazione non può avere un fine economico (art. 60 CC). Se si propone di consentire ai soci di conseguire un reddito professionale o una parte di esso, l'associazione ha un fine economico. L'associazione gode di un trattamento preferenziale in materia di imposte e responsabilità. Qualsiasi tentativo di aggirare le norme vigenti è pertanto punibile. Nella vostra situazione, occorre scegliere un'altra forma giuridica oppure organizzare l'associazione in modo diverso.

In linea di principio le associazioni sono però autorizzate ad assumere personale per raggiungere i loro fini non economici. Ai sensi dell'art. 68 del Codice civile svizzero, tuttavia, i soci devono astenersi dalle risoluzioni che riguardano loro stessi, il coniuge o convivente e i parenti stretti. Nel vostro caso ciò significa che lei, nella sua funzione di rappresentante dell'associazione, non può incaricare se stessa o il suo partner di prestare le terapie, né auto-assumersi come terapista. 

Sarebbe tuttavia possibile formulare un fine idealistico o caritatevole come scopo dell'associazione (ad es. la riduzione dei costi per le persone interessate). E poi cercare persone che hanno a cuore l'offerta per disabili e che sono disposte ad assumersi la responsabilità di membri della Direzione dell'associazione da fondare. In qualità di organo esecutivo, la Direzione potrebbe assumervi o assegnarvi l'incarico di prestare terapie per conto dell'associazione. Voi stessi potreste essere rappresentati nella Direzione con funzioni consultive. 

Domanda

Stiamo cercando nuovi membri della direzione. Due coniugi hanno manifestato il loro interesse. In linea di principio è consentito ai parenti di fare parte della stessa direzione?
 

La risposta

Sì, è consentito. Nei casi concreti, è tuttavia giustificato chiedersi se è lecito che i congiunti siedano nello stesso consesso. Vi sono argomenti a favore e a sfavore: sinergie, passaggio d'informazioni agevolato, concentrazione del potere ecc.

In definitiva, con l'elezione sono i soci a decidere circa l'opportunità di avere nella direzione persone della stessa famiglia. Occorre tenere presente che anche per loro vale l'obbligo di astensione nelle votazioni concernenti un negozio giuridico o una controversia giuridica ai sensi dell'art. 68 CC. Già solo per questo non è opportuno che la direzione sia composta esclusivamente o in grande maggioranza da persone con stretti legami familiari. In simili situazioni, deliberare secondo le regole è quasi impossibile.
 

Domanda

Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?

La risposta

 Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:

• La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
• Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
• Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.

Come per il Consiglio federale, anche per la direzione delle associazioni vale il principio di collegialità, in base al quale la direzione difende di comune intesa gli interessi dell’associazione e i suoi membri si sostengono reciprocamente. Ciò implica rapporti collegiali e leali tra i membri della direzione e il rispetto nei confronti del contributo di ognuno di loro, ma anche la necessaria critica costruttiva e l’approfondita discussione all'interno della direzione. Verso l’esterno e nella comunicazione delle decisioni prese dalla direzione, i singoli membri devono sostenere lealmente le decisioni prese dalla maggioranza, anche se personalmente non le condividono. Il principio di collegialità è la premessa per l’agire comune all’interno dell’associazione e per la condivisione della responsabilità.

Il diritto di firma dei membri della direzione risulta dallo statuto o eventualmente dall’iscrizione nel Registro di commercio. Inoltre, in un regolamento interno va stabilito chi dispone autonomamente di quanto denaro per quanto tempo, o quali impegni può assumere. La limitazione delle competenze in materia di spese, ad es. attraverso la firma a due o una decisione della direzione, garantisce che dal conto sia prelevato solo denaro autorizzato.

Il diritto di firma permette di sottoscrivere documenti vincolanti per l'associazione: operazioni finanziarie, contratti d’affitto e di assunzione, iscrizione nel Registro ufficiale, atti ufficiali ecc. La corrispondenza senza effetti giuridici può essere firmata anche da altre persone: informazioni, lettere, inviti ecc. Il diritto di firma è di norma regolato nello statuto. È opportuno prevedere la firma collettiva a due. Se in base allo statuto la direzione può regolamentare autonomamente il diritto di firma, è necessario presentare alla banca o alla posta l’estratto del verbale con i nominativi delle persone aventi il diritto di firma. Se l’associazione è iscritta nel Registro di commercio, le persone aventi diritto di firma sono indicate sull’iscrizione. Per agevolare lo svolgimento delle operazioni, all'occorrenza è possibile conferire una procura a determinate persone. La responsabilità rimane però presso la persona avente diritto di firma.

Di norma le competenze della direzione sono definite nello statuto. La direzione può dotarsi di un ordinamento interno o di un regolamento. Le relative disposizioni devono essere in accordo con lo statuto. Tali norme stabiliscono la ripartizione dei compiti e le competenze dei singoli membri della direzione. Definiscono ad es. le competenze finanziarie e il diritto di firma, ossia chi può sottoscrivere i contratti che impegnano l’associazione e chi può prelevare quale importo dalle casse dell’associazione. Con l’iscrizione nel Registro di commercio questa regolamentazione ha valore anche verso l’esterno.

Domanda

Quali sono le conseguenze se, nelle elezioni in occasione della prossima assemblea dei soci, non è possibile occupare la carica di presidente?

La risposta

Se la presidenza non rimane vacante per anni e l’associazione si adopera per cercare la persona idonea, non ci sono conseguenze giuridiche per l’associazione, anche se temporaneamente il posto di presidente non è occupato conformemente allo statuto. Difficilmente si verrà citati in giudizio per questo. Se tuttavia la situazione dura a lungo, è opportuno prendere in considerazione l’introduzione di una corrispondente modifica dello statuto. Lo stesso discorso vale se il numero dei membri della direzione non corrisponde a quanto prescritto nello statuto.

L’importante è che i compiti siano ben ripartiti tra i membri effettivi, secondo le disponibilità di tempo, le inclinazioni e la mole di lavoro di ognuno. È opportuno designare un/una portavoce verso l'interno e l'estero (una funzione di solito riservata al/alla presidente). Il pubblico dovrebbe sempre sapere a chi rivolgersi, per telefono o per iscritto.

Naturalmente sarà necessario adeguare anche i diritti di firma.

La carica vacante può anche essere sfruttata come un’opportunità. Il posto di presidente può diventare più interessante, se all’interno della direzione i suoi compiti sono ripartiti su più persone. Gli altri membri possono eventualmente intervenire per fornire un sostegno puntuale, oppure si può prevedere una co-presidenza. È possibile che durante il periodo di transizione si sviluppi una nuova cultura di collaborazione.

Potere di rappresentare una persona in atti e negozi giuridici. La persona che conferisce la procura rimane però responsabile. La procura può essere conferita verbalmente o per iscritto e può essere limitata a un determinata operazione o avere carattere generale.

La regolamentazione delle firme (diritto di firma, regolamento delle competenze) stabilisce chi può svolgere quali attività per conto dell’associazione, quali impegni può assumere e per quale importo, nonché quanto denaro può prelevare dal conto dell'associazione. In linea di massima, ciascun membro della direzione può agire e prendere impegni per conto dell’associazione. La regolamentazione delle firme ha effetto verso l’esterno solo con l’iscrizione nel Registro di commercio. In base all’Ordinanza sul Registro di commercio, vanno indicate le persone aventi diritto di firma, specificando se si tratta di firma individuale o collettiva a due.