Attuariato

Gli annali dell’associazione ne documentano la storia. Sono composti dai documenti dell'archivio e dagli eventuali articoli pubblicati sui giornali. Gli annali possono anche essere rilegati sotto forma di volumi. Oggigiorno gli annali dell’associazione sono spesso disponibili in forma sintetica sul sito Internet delle associazioni. Le ricorrenze sono l’occasione ideale per allestire una cronaca delle attività dell’associazione.

Domanda

La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?

La risposta

I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo. 

Segretariato vitamina B

Nell’archivio dell’associazione sono custoditi con cura e sistematicità i documenti più importanti dell’associazione, al fine di renderli accessibili alle prossime generazioni. Oltre ai verbali e ai rapporti annuali, la storia dell’associazione e il volontariato svolto al suo interno possono essere documentati con fotografie, ritagli di giornale e rapporti personali. I documenti aziendali devono essere conservati per un periodo di dieci anni. Alcuni Comuni sono disposti a custodire gli archivi delle associazioni. L’archivio dell’associazione è particolarmente importante in occasione degli anniversari dell’associazione.

L’associazione deve attestare le sue attività, sotto forma di documenti scritti come i verbali, i rapporti annuali, i documenti contabili e altri documenti che vanno conservati per almeno dieci anni.

Domanda

Stiamo per fondare un'associazione che intende lanciare una nuova disciplina sportiva nel Comune. Nello statuto possiamo scrivere che in caso di scioglimento dell'associazione il ricavo della liquidazione venga gestito dal Comune? (Nel caso in cui venga fondata un'altra associazione con gli stessi obiettivi). L'articolo sulla liquidazione deve specificare che gli atti dell'associazione siano consegnati al Comune per archiviazione?

La risposta

Per principio lo statuto non dovrebbe contenere disposizioni che interessano anche terzi, se questi ultimi non hanno dato il loro esplicito consenso a una simile norma. In concreto, significa che bisogna chiedere al Comune se è d'accordo di gestire il ricavo della liquidazione e di archiviare gli atti dell'associazione.

Attuaria, attuario è il termine che designa il membro della direzione che redige il verbale. La mansione può anche essere denominata Amministrazione o Segretariato e comprendere altri compiti, come la gestione dell’archivio o dei soci.

Il segretariato si occupa del disbrigo delle questioni amministrative dell’associazione, ad es. della verbalizzazione delle sedute e della gestione delle liste dei soci. È diretto da un membro della direzione o su delega dall’ufficio dell’associazione. La corrispondente mansione della direzione è denominata attuariato.

Collaborare significa fare le cose insieme, portare a compimento, raggiungere, realizzare qualcosa. Ogni collaborazione si basa su tre "fattori": il singolo individuo (l’IO), il gruppo (il NOI) e il tema affrontato. In una buona collaborazione i tre fattori si mantengono in equilibrio, nessuno è sottorappresentato.

Una chiara regolamentazione delle competenze aiuta a capire chi deve fare che cosa. È importante per la ripartizione dei compiti non solo all’interno della direzione e dei suoi settori, ma anche tra la direzione e l’ufficio, il segretariato o l’azienda. Una chiara regolamentazione delle competenze previene i conflitti.

All’interno delle organizzazioni i compiti sono distribuiti su diversi organi o persone. Possono essere impartiti espressamente dai superiori gerarchici, oppure derivare dalla descrizione del posto, dal regolamento delle competenze, dall’ufficio, dal regolamento della direzione o da un’altra base organizzativa. Il chiarimento delle mansioni è un compito importante della direzione. La mancanza di chiarezza è causa di risultati scadenti e spesso anche di conflitti. Un compito rappresenta anche un tipo di contratto ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO).

La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.

I membri della direzione lavorano perlopiù a titolo volontario. È dunque importante curare i rapporti non solo con i soci, ma anche con la direzione. Una cultura del riconoscimento del suo lavoro può aiutare e motivare la direzione.

Il consenso presuppone l’adesione incondizionata a una proposta o una soluzione, senza alcuna opposizione celata o palese. In questo caso non c’è nessuno che perde. Il consenso è tuttavia ottenibile per temi tendenzialmente incontrovertibili. I temi complessi e controversi richiedono lunghe discussioni e dunque il più delle volte parecchio tempo.

La decisione è convalidata quando una proposta è accettata senza alcuna obiezione grave o motivata: non è un "Sì, sono d’accordo!", ma un "Non ho nessuna obiezione grave o motivata". Non si tratta dunque del massimo livello di accettazione attiva, ma del livello minimo di dubbio. Ciò significa che ci si basa su decisioni "sufficientemente valide" per procedere speditamente.

La direzione decide di norma con la maggioranza semplice dei membri presenti. Per decisioni di particolare importanza, i membri della direzione possono applicare il principio del consenso (unanimità). Nel regolamento o nello statuto l'associazione può stabilire la prassi in caso di parità di voti o di solo parziale presenza dei membri della direzione. In caso di parità di voti, il/la presidente ha di solito il voto preponderante.

Le decisioni della direzione avvengono durante una seduta o mediante circolazione degli atti. In quest’ultimo caso, con la loro firma i membri della direzione esprimono il consenso o il rifiuto di una proposta. Nell’era delle e-mail la firma è sostituita da una frase di assenso o dissenso, oppure da una crocetta apposta nella relativa casella. Un membro della direzione ha tuttavia facoltà di richiedere una discussione orale. Le decisioni prese mediante circolazione degli atti sono valide solo se previste dallo statuto.

Delegare significa incaricare un’altra persona o gruppo di persone di svolgere un determinato compito. La direzione può ad esempio delegare alcuni compiti a gruppi di lavoro, singoli soci o a un’altra istanza. Con i compiti devono essere delegate anche le corrispondenti competenze e responsabilità, anche se la responsabilità finale rimane alla direzione.

Nelle aggregazioni di più persone per il raggiungimento di uno scopo comune, è opportuno chiarire le responsabilità e le competenze di ciascuno. La descrizione delle funzioni, il regolamento delle competenze o il mansionario sono gli strumenti a questo scopo. Essi definiscono il nome delle relative funzioni, il gruppo o il settore cui appartiene la persona incaricata del loro svolgimento, i compiti, le competenze e le responsabilità individuali e il superiore al quale bisogna riferire. Il diagramma delle funzioni riporta tutte le funzioni esistenti all'interno dell'organizzazione.

Domanda

Chi comanda in un'associazione?

La risposta

In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.

Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.

La "get it done session" è un formato di riunione in cui ci si incontra per svolgere insieme dei compiti. Prima della "get it done session" si raccolgono i compiti e si stabiliscono le tempistiche. Tra i possibili compiti per una "get it done session" con presidenza rientrano, per esempio, la stesura di un budget, l'esecuzione di un invio, la sistemazione di un archivio, la pianificazione di una campagna sui social media e così via. Una "get it done session" può aver luogo online o in presenza e durare due ore o più.

Il kanban è un semplice metodo di programmazione (giapponese) che semplifica lo svolgimento di lavori e la collaborazione. Il kanban rende ben visibili le singole fasi e i singoli compiti e aiuta a evitare i fraintendimenti nonché a «non dimenticare» alcun compito. Il kanban prevede che i team lavorino con una lavagna in comune, analogica o digitale: ogni

La lista delle pendenze aiuta la direzione nel disbrigo degli affari correnti. Nella lista figurano le cose da fare, chi le deve fare, entro quando e a chi bisogna riferire alla fine (che cosa, chi, fino a quando, rapporto a chi).

Le liste di controllo sono utili strumenti di lavoro per le attività ricorrenti, ad es. la pianificazione e l’esecuzione dell’assemblea annuale, del rapporto annuale o di una seduta. Una volta allestite, possono sempre essere utilizzate e aggiornate.

I compiti, le competenze e i doversi di un ufficio della direzione o dei collaboratori sono definiti in una mansionario.

Con l’ordinamento interno, l’associazione si dà un regolamento che definisce i compiti, le competenze e responsabilità dell’associazione, nonché le competenze dei singoli soci, del settore e della direzione generale. In base allo statuto, l'ordinamento interno può anche essere emanato dall’assemblea dei soci.

L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa dell’associazione. Indica le funzioni gerarchiche e le competenze settoriali, nonché i rapporti tra le unità organizzative.

La direzione è responsabile della gestione amministrativa delle attività. A questo scopo è necessaria una struttura e un’organizzazione adeguata per lo svolgimento dei compiti dell’associazione. Numerose associazioni hanno un segretariato o un ufficio, se i mezzi finanziari lo permettono e la direzione non può sobbarcarsi l’intero volume delle attività. Le grandi associazioni hanno delle sotto-unità con specifiche competenze. Alcune associazioni hanno sezioni a livello locale e/o cantonale e un'associazione mantello a livello federale.

Domanda

La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?

La risposta

Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.

La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.

La direzione può emanare dei regolamenti per l’organizzazione della sua attività o per quella del segretariato, e all’occorrenza aggiornarli. I regolamenti non possono contraddire lo statuto.

Si tratta della ripartizione delle competenze tra l’assemblea dei soci e la direzione, nonché tra la direzione e il segretariato o l’impresa. Anche per i settori all’interno della direzione è opportuno definire, oltre ai compiti e alle responsabilità, anche le autonomie decisionali. A questo scopo occorre definire le attività e l’autorizzazione a spendere un determinato importo, nonché l’obbligo di informarne la direzione (reporting). Il regolamento delle competenze può essere allestito in forma scritta. La direzione nel suo insieme è sempre corresponsabile delle attività nei singoli settori.

Per l’organizzazione del suo lavoro, la direzione può dotarsi di un regolamento di procedura o un regolamento interno. Tale regolamento disciplina e facilita la collaborazione. È possibile allestire regolamenti di procedura o regolamenti interni per ogni organo dell’associazione.

La retrospettiva è un formato di riunione in cui ci si incontra dopo la conclusione di un (sotto)progetto per un breve riesame a posteriori. Si incentra su uno scambio in merito al modo in cui si è svolto il progetto, a quanto si è imparato e agli adeguamenti da apportare per il prossimo progetto. Una retrospettiva può aver luogo online o in presenza e dura almeno un'ora.

La seduta della direzione serve a strutturare l’attività dell’associazione. Avviene regolarmente, ogni volta che è necessario. È convocata e condotta dal/dalla presidente. Di norma è allestita una lista degli argomenti all’ordine del giorno, per cui si conoscono i temi e le decisioni oggetto della seduta. Le decisioni sono messe a verbale. Alla seduta della direzione possono partecipare anche altre persone, ad es. il segretario o il/la responsabile dell’ufficio dell’associazione. Le persone esterne alla direzione non hanno però diritto di voto. Possono partecipare alla discussione come consulenti.

Per social media si intendono i media e le tecnologie digitali che permettono agli utenti di comunicare tra di loro e di redigere contenuti mediali, individuali o collettivi. La piattaforma mediale attualmente più conosciuta è Facebook. Altri social media sono google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsApp.

Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra la direzione, i soci, i gruppi di lavoro o commissioni. Ha come scopo l'ottimizzazione dei processi organizzativi (efficienza), della diffusione delle informazioni (trasparenza), dello scambio di idee (dialogo). Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.

L'associazione deve curare il contatto con i soci. Le informazioni fornite a cadenza regolare sulle attività, gli inviti agli eventi speciali o un interessante programma collaterale in occasione dell’assemblea dei soci tengono vivo l’interesse dei soci per la loro associazione.

La gestione dei soci comprende la parte amministrativa della cura dei rapporti con i soci, come ad es. la gestione degli indirizzi, l’allestimento della lista dei soci, la spedizione di materiali, la gestione delle entrate e delle uscite dall’associazione, il prelevamento e la contabilizzazione del contributo sociale, il rilascio delle tessere di socio e la gestione dell’archivio con tutti i documenti importanti per l’associazione. A seconda della grandezza dell’associazione, esistono software gestionali adatti allo scopo.

L’associazione tiene una lista dei soci o un file con i nomi dei soci e vi annota le principali informazioni riguardanti i singoli soci (dati dei soci).

I software gestionali semplificano i lavori amministrativi e organizzativi dell’associazione. Le offerte sono innumerevoli: dal programma per la contabilità con una gestione più semplice dei salari ai sistemi di gestione degli indirizzi e al software specifico per le associazioni. L’importante è trovare una soluzione commisurata alle esigenze dell’associazione. Considerata l’eterogeneità delle esigenze delle associazioni, nonché la vastità e il dinamismo di questo mercato, vitamina B non è in grado di dare raccomandazioni, né di fornire confronti o dati empirici. Abbiamo però una lista con i link di offerenti, richiedibile presso di noi tramite e-mail.

Il verbale documenta la seduta. Ciò che è messo a verbale deve corrispondere ai fatti. All’inizio di una seduta si procede pertanto all’approvazione del verbale della seduta precedente, per garantirne la correttezza.

Domanda

Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?

La risposta

 Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:

• La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
• Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
• Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.

L’assemblea dei soci e la direzione possono prendere decisioni inerenti all'attività dell'associazione. le decisioni devono essere messe a verbale.

La modifica o l’errata formulazione di un testo con un contenuto giuridicamente rilevante è punibile come falsità in documenti o falsa attestazione. Un caso di questo genere può essere la correzione a posteriori del verbale senza l’approvazione degli interessati.

Domanda

Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?

La risposta

L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.

Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.

Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.

Conclusione:

• Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
• Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
• Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
• Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
• La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale. 

Se il verbale è carente in un determinato punto, può essere richiesta una modifica. Di solito all’inizio di una seduta si approva il verbale di quella precedente. La rettifica del verbale è indicata quando una decisione o una discussione non è stata riportata correttamente o qualcosa d’importante non è stato messo a verbale. Una rettifica deve essere accettata con una decisione di maggioranza.

La seduta della direzione serve a strutturare l’attività dell’associazione. Avviene regolarmente, ogni volta che è necessario. È convocata e condotta dal/dalla presidente. Di norma è allestita una lista degli argomenti all’ordine del giorno, per cui si conoscono i temi e le decisioni oggetto della seduta. Le decisioni sono messe a verbale. Alla seduta della direzione possono partecipare anche altre persone, ad es. il segretario o il/la responsabile dell’ufficio dell’associazione. Le persone esterne alla direzione non hanno però diritto di voto. Possono partecipare alla discussione come consulenti.

All’inizio della seduta o dell’assemblea si designa la persona incaricata di tenere il verbale, a meno che non sia sempre la stessa. Il verbale documenta lo svolgimento e le decisioni prese durante la seduta o l’assemblea. Tenere il verbale è un compito impegnativo. I punti più spinosi devono essere confermati dai presenti prima della loro definitiva messa a verbale. È utile se chi conduce la seduta riassume brevemente ciò che va messo a verbale.

Il verbale documenta per iscritto in forma abbreviata lo svolgimento della seduta. Registra le presenze e le assenze e riassume la discussione dei punti all'ordine del giorno. Serve da promemoria e da strumento di pianificazione e controllo. Riporta le decisioni prese, eventualmente specificando la maggioranza e voti contrari, i compiti assegnati e le relative scadenze. Dovrebbe pertanto essere inviato subito dopo la seduta a tutti i presenti e gli assenti. Va redatto in modo da essere comprensibile anche a chi non ha partecipato alla seduta. Il verbale deve riferire i fatti come si sono svolti, poiché costituisce la base per l’eventuale contestazione delle decisioni. Se riporta per iscritto solo le decisioni della direzione o dell’assemblea dei soci, si tratta di un verbale delle decisioni. La minoranza sconfitta ha tuttavia diritto a fare mettere a verbale anche le sue posizioni. Esistono inoltre verbali completi che illustrano l’andamento del dibattito o che lo riportano parola per parola (verbale integrale).

Il verbale delle decisioni registra per iscritto gli esiti di una seduta: le decisioni prese (nelle questioni importanti ev. indicando i voti di maggioranza e di minoranza), chi deve fare cosa entro quando e a chi deve riferire. Diversamente dal verbale delle decisioni, il verbale integrale contiene tutti i voti formulati (ad es. il verbale di un’udienza o il verbale di un parlamento). Una comune forma intermedia dei due tipi di verbale è il verbale riassuntivo che registra solo i punti principali della discussione e le relative decisioni.