Conduzione strategica
L’assemblea dell’associazione è l’organo supremo dell’associazione. Decide la strategia e stabilisce le linee guida per la direzione. La direzione concretizza la strategia, definendo gli obiettivi per sommi capi e l’impiego dei mezzi. Nelle associazioni medio-piccole, la direzione applica personalmente le misure (gestione operativa), in quelle più grandi ne incarica eventualmente l’azienda o il segretariato.
L’attività strategica e l’attività operativa sono in stretta correlazione. Ogni organizzazione decide autonomamente in merito alle modalità dettagliate della divisione dei compiti.
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Domanda
La nostra associazione esiste già da oltre 50 anni e organizza diverse attività per le persone della terza età. Oggi alcune di queste attività sono svolte anche da altre organizzazioni. Alla nostra associazione ora non aderisce più nessuno. Occasionalmente anche i membri della direzione hanno espresso l'intenzione di ritirarsi. Tutti i soci hanno già esercitato un mandato all'interno della direzione. Alcuni soci desiderano continuare a svolgere la loro attività, ma nessuno vuole assumere un mandato nella direzione. Che cosa ci consigliate di fare?
La risposta
La vostra associazione non può evitare di chiedersi: «C'è ancora bisogno di noi?» E anche: «Cosa succede se la nostra associazione non c'è più?» Con i colleghi considerate quali attività desiderate assolutamente continuare e in che forma. A cosa potete tranquillamente rinunciare? Forse c'è la possibilità di unirsi a un'altra organizzazione con scopi simili.
Quali che siano le risposte, la vostra associazione è comunque stata valida e necessaria. Senza di lei, non ci sarebbero nemmeno le attività che ora sono svolte da altri. L'associazione non ha dunque fallito, anche se a questo punto dovrebbe essere sciolta.
Le linee direttrici descrivono i valori che stanno alla base di un’organizzazione. Servono all’informazione, interna ed esterna, e rispondono a domande come: chi siamo, che cosa facciamo, perché lo facciamo e come lo facciamo. La messa a punto in comune delle linee direttrici (processo di elaborazione delle linee direttrici) è altrettanto importante del documento finale. Solo da questo processo l’organizzazione trarrà un reale beneficio. Linee direttrici ben elaborate sono adatte all’uso quotidiano.
Le organizzazioni e l'ambiente in cui operano cambiano con il passare del tempo. Per sviluppo organizzativo s’intende il metodo con cui si affrontano i processi di cambiamento. Al riguardo, il coinvolgimento degli interessati e una procedura graduale sono di fondamentale importanza. L’obiettivo dello sviluppo organizzativo è permettere all’organizzazione di sopravvivere e migliorarsi, di risolvere i problemi e i blocchi, stimolando i processi di apprendimento. Lo sviluppo organizzativo sfrutta il sapere disponibile all’interno dell’organizzazione. È uno dei compiti principali della dirigenza, che a questo scopo si avvale della collaborazione con esperti.
Chi ha o desidera una carica all’interno della direzione dovrebbe avere la possibilità di prepararsi adeguatamente a questa attività. L'associazione dovrebbe assumersene i costi, poiché le conoscenze così acquisite tornano a suo favore. La possibilità di una formazione continua è anche una forma di riconoscimento. vitamina B offre speciali seminari per i membri della direzione attivi a titolo di volontariato.
Una chiara regolamentazione delle competenze aiuta a capire chi deve fare che cosa. È importante per la ripartizione dei compiti non solo all’interno della direzione e dei suoi settori, ma anche tra la direzione e l’ufficio, il segretariato o l’azienda. Una chiara regolamentazione delle competenze previene i conflitti.
L’oggetto del controlling è l’acquisizione, l’allestimento, l'analisi e la comunicazione dei dati necessari per le decisioni. È un importante strumento di pianificazione e di gestione, a livello sia operativo che strategico. Regolari rapporti di controlling agli enti erogatori di sovvenzioni sono spesso parte integrante degli accordi di prestazione. Tali rapporti contengono statistiche sull'impiego della prestazione, nonché relazioni sul bilancio preventivo e sulla sua interpretazione.
La direzione è l’organo esecutivo dell’associazione. Ha il compito di amministrare l’attività dell’associazione e l’associazione stessa. È responsabile della gestione dell’associazione conformemente al suo scopo, nonché di un’adeguata organizzazione. Svolge mansioni direttive anche nei confronti del personale. In presenza di un’azienda o di un segretariato, la mansione direttiva si limita alla messa a punto e alla sorveglianza del rispetto delle linee guida strategiche in tutte le questioni.
La direzione gestisce le attività dell’associazione in maniera conforme alla legge. È l'organo di gestione. Può delegare la gestione delle attività a un segretariato, a un’azienda o alla direzione di quest’ultima, ma mantiene sempre la responsabilità finale.
L’assemblea dei soci è l’organo supremo dell’associazione. Decide la strategia e stabilisce le linee guida per la direzione. La direzione concretizza la strategia definendo a grandi linee gli obiettivi e l’impiego dei mezzi, nonché incaricando l’azienda o l’ufficio dell'applicazione della strategia. L’attività strategica e l’attività operativa sono in stretta correlazione. Ogni organizzazione decide autonomamente in merito alle modalità della divisione dei compiti.
Nell’attività quotidiana non è sempre facile essere innovativi. Per realizzare cose nuove, è necessario un gruppo di lavoro dinamico, in grado di organizzarsi progettualmente. Un simile gruppo ha bisogno di un mandato e della fiducia dell’intero team, nonché di un elevato grado di competenza. Un briefing che formuli in maniera chiara l'obiettivo perseguito è fondamentale per l'attività di un team di progetto. Ogni innovazione è diversa dalle altre e necessita di altre capacità e prospettive. Per questo motivo, per essere innovativo ogni progetto ha bisogno di persone diverse. A questo riguardo le associazioni sono avvantaggiate, poiché tra i loro soci annoverano spesso persone di background molto differenti che, se si sentono apprezzate e ben integrate, possono mettere a disposizione per un periodo limitato le loro competenze.
All’interno delle organizzazioni i compiti sono distribuiti su diversi organi o persone. Possono essere impartiti espressamente dai superiori gerarchici, oppure derivare dalla descrizione del posto, dal regolamento delle competenze, dall’ufficio, dal regolamento della direzione o da un’altra base organizzativa. Il chiarimento delle mansioni è un compito importante della direzione. La mancanza di chiarezza è causa di risultati scadenti e spesso anche di conflitti. Un compito rappresenta anche un tipo di contratto ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO).
Delegare significa incaricare un’altra persona o gruppo di persone di svolgere un determinato compito. La direzione può ad esempio delegare alcuni compiti a gruppi di lavoro, singoli soci o a un’altra istanza. Con i compiti devono essere delegate anche le corrispondenti competenze e responsabilità, anche se la responsabilità finale rimane alla direzione.
Se la direzione è oberata di lavoro e se il budget lo permette, ad es. le mansioni amministrative – contabilità, spedizione, gestione dei soci, redazione della rivista dei soci – dietro pagamento possono essere delegate, del tutto o in parte, ad altre ditte o istituzioni di utilità pubblica. Prima di un’esternalizzazione (outsourcing) vanno soppesati i pro e i contro (spese e vantaggi).
La direzione gestisce le attività dell’associazione in maniera conforme alla legge. È l'organo di gestione. Può delegare la gestione delle attività a un segretariato, a un’azienda o alla direzione di quest’ultima, ma mantiene sempre la responsabilità finale.
Siccome i membri della direzione non esercitano il mandato nell’ambito della loro professione e anzi spesso appartengono ad un’altra categoria professionale, sono talvolta definiti anche dei «non professionisti», rispetto ai dipendenti dell’associazione, che sono i cosiddetti «professionisti». Considerata la competenza e la professionalità necessarie per la carica di membro della direzione, questo termine è ormai desueto.
L’outsourcing è il conferimento a terzi di determinati compiti per alleggerire il lavoro della direzione. La contabilità, la gestione dei soci o la spedizione del materiale sono tipici compiti che possono essere esternalizzati.
I collaboratori assunti dall’associazione sono pagati per il loro lavoro e di norma sono professionisti qualificati per il settore in cui operano. I membri della direzione dell’associazione hanno invece una carica onorifica e possono avere un altro background professionale.
La valutazione verifica se tutto è come dovrebbe essere. Mediante diversi metodi si misurano i risultati raggiunti in rapporto agli obiettivi. Le valutazioni servono al miglioramento della qualità. Possono essere svolte sia internamente che esternamente. Una valutazione può riferirsi a singoli sottoprogetti o a tutto il progetto.