Presidenza
La presidenza è la carica del/della presidente. Designa la funzione, non la persona. Il/la presidente guida la direzione, la direzione nel suo insieme guida l’associazione.
È possibile anche una co-presidenza o una direzione collettiva, se previsto dallo statuto. In questo caso alcuni o tutti i membri della direzione si dividono la funzione della presidenza.
Ulteriori informazioni su importanti aspetti di questo sottotema sono disponibili più avanti in questa pagina.
Collaborare significa fare le cose insieme, portare a compimento, raggiungere, realizzare qualcosa. Ogni collaborazione si basa su tre "fattori": il singolo individuo (l’IO), il gruppo (il NOI) e il tema affrontato. In una buona collaborazione i tre fattori si mantengono in equilibrio, nessuno è sottorappresentato.
Una chiara regolamentazione delle competenze aiuta a capire chi deve fare che cosa. È importante per la ripartizione dei compiti non solo all’interno della direzione e dei suoi settori, ma anche tra la direzione e l’ufficio, il segretariato o l’azienda. Una chiara regolamentazione delle competenze previene i conflitti.
All’interno delle organizzazioni i compiti sono distribuiti su diversi organi o persone. Possono essere impartiti espressamente dai superiori gerarchici, oppure derivare dalla descrizione del posto, dal regolamento delle competenze, dall’ufficio, dal regolamento della direzione o da un’altra base organizzativa. Il chiarimento delle mansioni è un compito importante della direzione. La mancanza di chiarezza è causa di risultati scadenti e spesso anche di conflitti. Un compito rappresenta anche un tipo di contratto ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO).
La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.
I membri della direzione lavorano perlopiù a titolo volontario. È dunque importante curare i rapporti non solo con i soci, ma anche con la direzione. Una cultura del riconoscimento del suo lavoro può aiutare e motivare la direzione.
Il consenso presuppone l’adesione incondizionata a una proposta o una soluzione, senza alcuna opposizione celata o palese. In questo caso non c’è nessuno che perde. Il consenso è tuttavia ottenibile per temi tendenzialmente incontrovertibili. I temi complessi e controversi richiedono lunghe discussioni e dunque il più delle volte parecchio tempo.
La decisione è convalidata quando una proposta è accettata senza alcuna obiezione grave o motivata: non è un "Sì, sono d’accordo!", ma un "Non ho nessuna obiezione grave o motivata". Non si tratta dunque del massimo livello di accettazione attiva, ma del livello minimo di dubbio. Ciò significa che ci si basa su decisioni "sufficientemente valide" per procedere speditamente.
La direzione decide di norma con la maggioranza semplice dei membri presenti. Per decisioni di particolare importanza, i membri della direzione possono applicare il principio del consenso (unanimità). Nel regolamento o nello statuto l'associazione può stabilire la prassi in caso di parità di voti o di solo parziale presenza dei membri della direzione. In caso di parità di voti, il/la presidente ha di solito il voto preponderante.
Le decisioni della direzione avvengono durante una seduta o mediante circolazione degli atti. In quest’ultimo caso, con la loro firma i membri della direzione esprimono il consenso o il rifiuto di una proposta. Nell’era delle e-mail la firma è sostituita da una frase di assenso o dissenso, oppure da una crocetta apposta nella relativa casella. Un membro della direzione ha tuttavia facoltà di richiedere una discussione orale. Le decisioni prese mediante circolazione degli atti sono valide solo se previste dallo statuto.
Delegare significa incaricare un’altra persona o gruppo di persone di svolgere un determinato compito. La direzione può ad esempio delegare alcuni compiti a gruppi di lavoro, singoli soci o a un’altra istanza. Con i compiti devono essere delegate anche le corrispondenti competenze e responsabilità, anche se la responsabilità finale rimane alla direzione.
Nelle aggregazioni di più persone per il raggiungimento di uno scopo comune, è opportuno chiarire le responsabilità e le competenze di ciascuno. La descrizione delle funzioni, il regolamento delle competenze o il mansionario sono gli strumenti a questo scopo. Essi definiscono il nome delle relative funzioni, il gruppo o il settore cui appartiene la persona incaricata del loro svolgimento, i compiti, le competenze e le responsabilità individuali e il superiore al quale bisogna riferire. Il diagramma delle funzioni riporta tutte le funzioni esistenti all'interno dell'organizzazione.
Domanda
Chi comanda in un'associazione?
La risposta
In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.
Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.
La "get it done session" è un formato di riunione in cui ci si incontra per svolgere insieme dei compiti. Prima della "get it done session" si raccolgono i compiti e si stabiliscono le tempistiche. Tra i possibili compiti per una "get it done session" con presidenza rientrano, per esempio, la stesura di un budget, l'esecuzione di un invio, la sistemazione di un archivio, la pianificazione di una campagna sui social media e così via. Una "get it done session" può aver luogo online o in presenza e durare due ore o più.
Il kanban è un semplice metodo di programmazione (giapponese) che semplifica lo svolgimento di lavori e la collaborazione. Il kanban rende ben visibili le singole fasi e i singoli compiti e aiuta a evitare i fraintendimenti nonché a «non dimenticare» alcun compito. Il kanban prevede che i team lavorino con una lavagna in comune, analogica o digitale: ogni
La lista delle pendenze aiuta la direzione nel disbrigo degli affari correnti. Nella lista figurano le cose da fare, chi le deve fare, entro quando e a chi bisogna riferire alla fine (che cosa, chi, fino a quando, rapporto a chi).
Le liste di controllo sono utili strumenti di lavoro per le attività ricorrenti, ad es. la pianificazione e l’esecuzione dell’assemblea annuale, del rapporto annuale o di una seduta. Una volta allestite, possono sempre essere utilizzate e aggiornate.
I compiti, le competenze e i doversi di un ufficio della direzione o dei collaboratori sono definiti in una mansionario.
Con l’ordinamento interno, l’associazione si dà un regolamento che definisce i compiti, le competenze e responsabilità dell’associazione, nonché le competenze dei singoli soci, del settore e della direzione generale. In base allo statuto, l'ordinamento interno può anche essere emanato dall’assemblea dei soci.
L’organigramma è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa dell’associazione. Indica le funzioni gerarchiche e le competenze settoriali, nonché i rapporti tra le unità organizzative.
La direzione è responsabile della gestione amministrativa delle attività. A questo scopo è necessaria una struttura e un’organizzazione adeguata per lo svolgimento dei compiti dell’associazione. Numerose associazioni hanno un segretariato o un ufficio, se i mezzi finanziari lo permettono e la direzione non può sobbarcarsi l’intero volume delle attività. Le grandi associazioni hanno delle sotto-unità con specifiche competenze. Alcune associazioni hanno sezioni a livello locale e/o cantonale e un'associazione mantello a livello federale.
Domanda
La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?
La risposta
Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.
La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.
La direzione può emanare dei regolamenti per l’organizzazione della sua attività o per quella del segretariato, e all’occorrenza aggiornarli. I regolamenti non possono contraddire lo statuto.
Si tratta della ripartizione delle competenze tra l’assemblea dei soci e la direzione, nonché tra la direzione e il segretariato o l’impresa. Anche per i settori all’interno della direzione è opportuno definire, oltre ai compiti e alle responsabilità, anche le autonomie decisionali. A questo scopo occorre definire le attività e l’autorizzazione a spendere un determinato importo, nonché l’obbligo di informarne la direzione (reporting). Il regolamento delle competenze può essere allestito in forma scritta. La direzione nel suo insieme è sempre corresponsabile delle attività nei singoli settori.
Per l’organizzazione del suo lavoro, la direzione può dotarsi di un regolamento di procedura o un regolamento interno. Tale regolamento disciplina e facilita la collaborazione. È possibile allestire regolamenti di procedura o regolamenti interni per ogni organo dell’associazione.
La retrospettiva è un formato di riunione in cui ci si incontra dopo la conclusione di un (sotto)progetto per un breve riesame a posteriori. Si incentra su uno scambio in merito al modo in cui si è svolto il progetto, a quanto si è imparato e agli adeguamenti da apportare per il prossimo progetto. Una retrospettiva può aver luogo online o in presenza e dura almeno un'ora.
La seduta della direzione serve a strutturare l’attività dell’associazione. Avviene regolarmente, ogni volta che è necessario. È convocata e condotta dal/dalla presidente. Di norma è allestita una lista degli argomenti all’ordine del giorno, per cui si conoscono i temi e le decisioni oggetto della seduta. Le decisioni sono messe a verbale. Alla seduta della direzione possono partecipare anche altre persone, ad es. il segretario o il/la responsabile dell’ufficio dell’associazione. Le persone esterne alla direzione non hanno però diritto di voto. Possono partecipare alla discussione come consulenti.
Per social media si intendono i media e le tecnologie digitali che permettono agli utenti di comunicare tra di loro e di redigere contenuti mediali, individuali o collettivi. La piattaforma mediale attualmente più conosciuta è Facebook. Altri social media sono google+, twitter, dropbox, flickr, instagram, doodle, whatsApp.
Per dirigere un’assemblea occorre buon senso e spiccate doti di moderatore: è necessario trovare un equilibrio tra una conduzione rigorosa e uno scambio fruttuoso di opinioni e posizioni in merito ai punti all’ordine del giorno. Una volta formulate le posizioni, si può annunciare la fine del dibattito. Per concludere, chi dirige l’assemblea dovrebbe riassumere brevemente le posizioni e permettere solo interventi che apportano ulteriori chiarimenti. Alla fine si procederà al voto.
Una seduta della direzione dovrebbe essere ben strutturata, efficiente e partecipativa. Chi conduce la seduta fa in modo che tutti i membri ricevano per tempo l’ordine del giorno, che gli obbiettivi della seduta siano raggiunti, che tutti i presenti siano coinvolti nella discussione e che le decisioni siano messe a verbale. Gestisce inoltre i tempi della seduta come da programma. Di solito questo compito spetta alla presidenza, ma può anche essere delegato a un’altra persona, oppure essere assunto a rotazione da tutti i membri della direzione.
L’assemblea dei soci è condotta dal/dalla presidente. Alcune associazioni nominano un/una presidente del giorno, che può essere un altro membro della direzione o una persona esterna alla direzione.
La conduzione dell’assemblea dei soci è generalmente assunta dal/dalla presidente. Per alcuni punti all’ordine del giorno, la conduzione può anche essere svolta da altri membri della direzione, in particolare quando si tratta di discutere le proposte della presidenza. Nelle grandi associazioni e nei casi complessi la conduzione può anche essere affidata a una persona esterna con esperienza di moderatore. Presso numerose associazioni è ormai prassi nominare un cosiddetto «presidente del giorno» che condurrà l'assemblea dei soci.
Nella convocazione della seduta figurano il luogo, la data e il contenuto della seduta. È opportuno allegare l’ordine del giorno e la documentazione, per permettere ai partecipanti di prepararsi adeguatamente.
Le persone che durante l’assemblea parlano troppo a lungo o non si attengono al tema disturbano i lavori. Chi conduce l’assemblea può interromperli, dopo averli invitati ad essere brevi e a concludere. Può anche togliere loro la parola (interdizione), affinché l’assemblea ordinaria possa continuare. Una misura meno drastica è la limitazione del tempo di parola. Entrambe le misure possono anche essere richieste con una mozione d’ordine presentata dai soci presenti.
A volte capita che determinati comportamenti turbino lo svolgimento dell’assemblea, ad es. quando un partecipante non rispetta l’ordine del giorno, interrompe chi sta parlando o non rispetta i tempi della discussione. La direzione dell’assemblea è autorizzata a richiamare all’ordine tali persone. Nel caso in cui un gran numero di persone chiedano la parola, può essere d'aiuto una limitazione del tempo di parola o la chiusura della lista degli interventi. Un socio può essere escluso dall’assemblea, nel caso in cui, nonostante i richiami, non si attiene alle regole e con il suo comportamento perturba lo svolgimento dei lavori. Se il dibattito diventa tumultuoso per via dello scontro di opinioni contrastanti, la direzione può chiedere un'interruzione, per discutere con calma con gli altri membri della direzione – o eventualmente con una rappresentanza dei gruppi in disaccordo – su come procedere. L’assemblea può essere interrotta e aggiornata ad altra data, nel caso in cui fosse impossibile trovare un accordo.
Per la conduzione dell’assemblea dei soci può essere designata una persona diversa dal/dalla presidente, eletta all’inizio dell’assemblea per tutta la sua durata o anche per singoli argomenti all'ordine del giorno.
Il comitato si compone di 2-3 o più persone della direzione o dell'assemblea dei soci. È istituito dalla direzione che lo incarica di occuparsi di una determinata tematica e di sottoporle rapporti e proposte, nonché presentarle i risultati conseguiti. Si distingue tra «comitati permanenti», ad es. il comitato finanziario, e comitati istituiti per eventi una tantum, ad esempio un anniversario. Il comitato viene anche detto commissione.
Domanda
Quali sono le conseguenze se, nelle elezioni in occasione della prossima assemblea dei soci, non è possibile occupare la carica di presidente?
La risposta
Se la presidenza non rimane vacante per anni e l’associazione si adopera per cercare la persona idonea, non ci sono conseguenze giuridiche per l’associazione, anche se temporaneamente il posto di presidente non è occupato conformemente allo statuto. Difficilmente si verrà citati in giudizio per questo. Se tuttavia la situazione dura a lungo, è opportuno prendere in considerazione l’introduzione di una corrispondente modifica dello statuto. Lo stesso discorso vale se il numero dei membri della direzione non corrisponde a quanto prescritto nello statuto.
L’importante è che i compiti siano ben ripartiti tra i membri effettivi, secondo le disponibilità di tempo, le inclinazioni e la mole di lavoro di ognuno. È opportuno designare un/una portavoce verso l'interno e l'estero (una funzione di solito riservata al/alla presidente). Il pubblico dovrebbe sempre sapere a chi rivolgersi, per telefono o per iscritto.
Naturalmente sarà necessario adeguare anche i diritti di firma.
La carica vacante può anche essere sfruttata come un’opportunità. Il posto di presidente può diventare più interessante, se all’interno della direzione i suoi compiti sono ripartiti su più persone. Gli altri membri possono eventualmente intervenire per fornire un sostegno puntuale, oppure si può prevedere una co-presidenza. È possibile che durante il periodo di transizione si sviluppi una nuova cultura di collaborazione.
La carica di presidente può anche essere occupata da due persone. È importante una chiara regolamentazione delle competenze tra i due copresidenti, ossia un accordo su chi è responsabile di che cosa. La copresidenza è opportuna, quando nessuno è disposto ad assumersi da solo la presidenza. Per i terzi deve essere chiaro chi è la persona di riferimento.
Domanda
Chi comanda in un'associazione?
La risposta
In un'associazione il comando non è affidato a un'unica persona. Per gli affari dell'associazione è responsabile la direzione come organo collegiale. La direzione ha il diritto e il dovere di occuparsi delle questioni dell'associazione e di rappresentarla verso l'esterno. Così stabilisce la legge.
Se lo statuto non contiene norme più precise, la direzione può organizzarsi autonomamente e dividersi i compiti come meglio crede. Può ad esempio introdurre un sistema di settori. Vale però sempre il principio della collegialità: la direzione risponde in maniera solidale dell'operato dell'associazione. Il diritto di essere consultati dei membri della direzione deve essere garantito, il/la presidente non possono dare ordini.
Domanda
Mi metto a disposizione per il posto vacante di presidente, ma non faccio parte della direzione. L'assemblea dei soci mi deve prima eleggere nella direzione e poi, in una seconda elezione, alla presidenza? Lo statuto prevede che l'assemblea dei soci elegga il presidente e gli altri membri della direzione.
La risposta
Salvo disposizioni contrarie nello statuto, l'assemblea dei soci può eleggere direttamente il presidente. Se in un'associazione la direzione si costituisce da sé (e ciò non è il caso nella vostra associazione), l'assemblea dei soci elegge una o più persone nella direzione. Successivamente, nella seduta costitutiva, la direzione elegge un presidente tra i suoi membri.
La carica più importante all’interno della direzione è la presidenza. La persona designata tiene le fila dell’associazione e fa in modo che la direzione lavori in maniera adeguata. Non deve tuttavia occuparsi di tutto personalmente. Ha una visione generale delle attività correnti e presiede le riunioni della direzione. È a disposizione del pubblico come persona di riferimento e rappresenta l’associazione nelle questioni importanti. Se esiste un ufficio, un segretariato o un’azienda, la divisione dei compiti nei confronti del pubblico deve essere ben concordata. Il /la presidente è eletto/a dall’assemblea dei soci. La presidenza è parte della direzione, è coinvolta nella responsabilità generale e non ha maggiori diritti degli altri membri della direzione.
La presidenza è la carica del/della presidente. Designa la funzione, non la persona. L’associazione è diretta dalla direzione e quest’ultima dal/dalla presidente. Lo statuto può anche prevedere una co-presidenza o una dirigenza collettiva, quando le mansioni presidenziali sono svolte da più membri della direzione o da tutta la direzione.
Domanda
Quali sono le conseguenze se, nelle elezioni in occasione della prossima assemblea dei soci, non è possibile occupare la carica di presidente?
La risposta
Se la presidenza non rimane vacante per anni e l’associazione si adopera per cercare la persona idonea, non ci sono conseguenze giuridiche per l’associazione, anche se temporaneamente il posto di presidente non è occupato conformemente allo statuto. Difficilmente si verrà citati in giudizio per questo. Se tuttavia la situazione dura a lungo, è opportuno prendere in considerazione l’introduzione di una corrispondente modifica dello statuto. Lo stesso discorso vale se il numero dei membri della direzione non corrisponde a quanto prescritto nello statuto.
L’importante è che i compiti siano ben ripartiti tra i membri effettivi, secondo le disponibilità di tempo, le inclinazioni e la mole di lavoro di ognuno. È opportuno designare un/una portavoce verso l'interno e l'estero (una funzione di solito riservata al/alla presidente). Il pubblico dovrebbe sempre sapere a chi rivolgersi, per telefono o per iscritto.
Naturalmente sarà necessario adeguare anche i diritti di firma.
La carica vacante può anche essere sfruttata come un’opportunità. Il posto di presidente può diventare più interessante, se all’interno della direzione i suoi compiti sono ripartiti su più persone. Gli altri membri possono eventualmente intervenire per fornire un sostegno puntuale, oppure si può prevedere una co-presidenza. È possibile che durante il periodo di transizione si sviluppi una nuova cultura di collaborazione.
Il/la vicepresidente sostituisce il/la presidente, in sua assenza o nell'espletamento di particolari funzioni. La ripartizione dei compiti e lo scambio regolare di informazioni tra la presidenza e la vicepresidenza sono di fondamentale importanza.
In caso di parità di voto, la presidenza ha voto preponderante, a condizione però che ciò sia previsto dallo statuto o che corrisponda al diritto consuetudinario dell’associazione.