Pubbliche relazioni

Gli annali dell’associazione ne documentano la storia. Sono composti dai documenti dell'archivio e dagli eventuali articoli pubblicati sui giornali. Gli annali possono anche essere rilegati sotto forma di volumi. Oggigiorno gli annali dell’associazione sono spesso disponibili in forma sintetica sul sito Internet delle associazioni. Le ricorrenze sono l’occasione ideale per allestire una cronaca delle attività dell’associazione.

Storytelling, ossia raccontare storie come strategia di comunicazione. Le storie risvegliano l’interesse e garantiscono l’attenzione, a patto che siano brevi e facilmente comprensibili. Nel marketing, nel giornalismo e nella formazione lo storytelling è in uso da tempo. Le associazioni possono raccontare le sfide affrontate e i successi conseguiti o anche semplicemente aneddoti divertenti, per divulgare i loro messaggi chiave e i loro valori, allo scopo di acquisire nuovi soci e di fidelizzare quelli già esistenti. Tali storie possono essere raccontate con parole e immagini sul sito Internet, sui social media o con volantini, in occasione dell’assemblea dei soci, di escursioni o incontri.

Il lobbismo è l’azione esercitata dai gruppi di interesse nella politica e nella società. Le lobby cercano di orientare a proprio vantaggio le decisioni prese in particolare dai politici, soprattutto attraverso la cura dei rapporti personali. Intervengono anche presso l’opinione pubblica per formare il consenso o il dissenso. Oggigiorno il lobbismo può essere un mezzo efficace anche per le associazioni.

Le lobby sono gruppi di interesse che, mediante i lobbisti, cercano di esercitare la loro influenza in politica e nella società. Anche un’associazione può avere dei lobbisti.

L’obiettivo di un marketing di successo nel settore no profit è dare una buona immagine all’associazione, verso l’interno e l’esterno. Il marketing aiuta ad acquisire nuovi membri, a far conoscere l’associazione e a curare il suo buon nome (immagine). Questo è a sua volta la base per ottenere i mezzi finanziari per raggiungere gli scopi sociali. Per il marketing è importante disporre di una buona rete di contatti e di lobbisti.

Se un’associazione desidera espandersi, deve rivolgersi ai potenziali nuovi soci e far conoscere le sue offerte. A seconda del tipo di associazione, esistono vari mezzi per acquisire nuovi soci: campagne ed eventi, articoli sulla stampa, opuscoli, circolari o spedizione di materiale informativo. L’importante è rivolgersi direttamente e in maniera mirata ai potenziali nuovi soci.

Si distingue tra comunicazione interna e comunicazione esterna. La prima riguarda lo scambio di informazioni tra la direzione, i collaboratori e i membri; la seconda il flusso d’informazioni verso il pubblico. La comunicazione è un'importante mansione direttiva. Le decisioni prese all’interno della direzione devono essere comunicate internamente in modo tempestivo, accurato e comprensibile. La comunicazione, sia interna che esterna, deve essere chiara e veritiera.

Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra la direzione, i soci, i gruppi di lavoro o commissioni. Ha come scopo l'ottimizzazione dei processi organizzativi (efficienza), della diffusione delle informazioni (trasparenza), dello scambio di idee (dialogo). Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.

La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.

L'associazione deve curare il contatto con i soci. Le informazioni fornite a cadenza regolare sulle attività, gli inviti agli eventi speciali o un interessante programma collaterale in occasione dell’assemblea dei soci tengono vivo l’interesse dei soci per la loro associazione.

Uno dei compiti permanenti dell’associazione è tener viva la motivazione dei soci e dei membri della direzione. Una buona comunicazione interna e una cultura del riconoscimento è importante per stimolare la collaborazione e l’impegno.

Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.

Pubbliche relazioni è un termine che viene dall’economia aziendale. Designa la cura delle relazioni di un'organizzazione con l'ambiente in cui opera, ossia con l’utenza e la clientela di riferimento, le autorità e gli uffici pubblici e privati. L’obiettivo delle PR farsi conoscere presso il pubblico, in particolare presso i sostenitori, e creare un'immagine positiva dell’organizzazione.

Un tempo si parlava di «conoscenze o relazioni personali» – in tedesco «vitamin B» (da Beziehungen = relazioni) – oggi si preferisce usare il termine «rete di contatti». La cura dei vari rapporti e contatti è molto importante nella vita delle associazioni. Le relazioni personali contribuiscono a far conoscere l’associazione, aiutano nella raccolta fondi e nell’acquisizione di nuovi soci. vitamina B offre una rete di contatti per la direzione delle associazioni.

Numerose associazioni hanno una loro rivista, oppure (oggi sempre più spesso) anche le newsletter inviate per posta elettronica, con le quali informano regolarmente i soci sulle attività e possono raggiungere anche altre persone interessate. Una rivista ben fatta o una newsletter interessante può servire anche per la raccolta fondi (fundraising).

Se un’associazione desidera espandersi, deve rivolgersi ai potenziali nuovi soci e far conoscere le sue offerte. A seconda del tipo di associazione, esistono vari mezzi per acquisire nuovi soci: campagne ed eventi, articoli sulla stampa, opuscoli, circolari o spedizione di materiale informativo. L’importante è rivolgersi direttamente e in maniera mirata ai potenziali nuovi soci.

Per fondare e gestire una fondazione non è necessaria un’autorizzazione. Per determinate attività ed eventi dell’associazione bisogna tuttavia richiedere l’autorizzazione del Comune o del Cantone. Se per attività o feste si utilizza il suolo pubblico o se si organizzano raccolte o lotterie pubbliche, occorre ottenere un'autorizzazione e rispettare le disposizioni locali.

Domanda

Il nostro club di pallacanestro desidera farsi un po' di pubblicità con una bancarella nella zona pedonale. Montiamo un canestro e chiediamo alle persone di lanciare la palla. Offriamo anche da bere, ma non vendiamo niente. Dobbiamo chiedere un'autorizzazione?

La risposta

Sì. Per tutti gli eventi e le campagne pubblicitarie su suolo pubblico è necessaria un'autorizzazione, anche se non si vende niente. L'organo competente è la cancelleria comunale o il municipio. Informatevi per tempo (!) sulle modalità di ottenimento dell'autorizzazione e sulle condizioni che l'associazione deve soddisfare (smaltimento dei rifiuti, superficie necessaria ecc.).

La maggioranza dei Comuni ha un piano, talvolta disponibile anche online, per l'utilizzo del suolo pubblico. Per i luoghi molto frequentati la domanda è spesso elevata e l'amministrazione comunale ha dunque anche una funzione di coordinamento.

Per alcuni eventi o campagne si costituiscono i comitati organizzativi. A dipendenza dell’evento, i comitati organizzativi sono composti da membri attivi della direzione, dipendenti dell’associazione e altre persone interessate. Spesso in questi comitati siedono anche rappresentanti dell’amministrazione comunale, della chiesa o di altre organizzazioni. Il comitato organizzativo dispone di un budget proprio e riceve precise istruzioni sull’obiettivo da raggiungere.

Esistono varie possibilità per presentare l’associazione al pubblico: partecipare a una fiera, organizzare una giornata di orientamento o un’attività di volontariato su larga scala, come ad esempio la pulitura di un ruscello. Per avere successo, questi interventi devono essere in linea con gli obiettivi dell’associazione, con il budget a disposizione e con le possibilità tecniche dell’associazione.

La lotteria è uno dei mezzi più comuni per raccogliere fondi a favore dell'associazione. Per organizzare una lotteria è però necessaria l’autorizzazione del Comune o del Cantone. La ricerca dei premi da mettere in palio è anche l’occasione di fare pubblicità all’associazione.

Le associazioni hanno bisogno di spazi per le loro sedute, attività e manifestazioni. Talvolta hanno a disposizione la sala di un ristorante, oppure possiedono un locale che arredano e utilizzano a loro discrezione.

Un comitato di patrocinio serve a dare maggior prestigio e visibilità a un progetto o all’associazione. I membri del comitato di patrocinio non devono essere soci dell'associazione, ma con il loro nome sostengono le manifestazioni e l’organizzazione. Hanno un ruolo preminentemente rappresentativo e non sono attivi personalmente. È importante informarli regolarmente e curare i rapporti con loro.

Si distingue tra comunicazione interna e comunicazione esterna. La prima riguarda lo scambio di informazioni tra la direzione, i collaboratori e i membri; la seconda il flusso d’informazioni verso il pubblico. La comunicazione è un'importante mansione direttiva. Le decisioni prese all’interno della direzione devono essere comunicate internamente in modo tempestivo, accurato e comprensibile. La comunicazione, sia interna che esterna, deve essere chiara e veritiera.

Esistono varie possibilità per presentare l’associazione al pubblico: partecipare a una fiera, organizzare una giornata di orientamento o un’attività di volontariato su larga scala, come ad esempio la pulitura di un ruscello. Per avere successo, questi interventi devono essere in linea con gli obiettivi dell’associazione, con il budget a disposizione e con le possibilità tecniche dell’associazione.

Domanda

Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?

La risposta

Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.

Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
 

Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.

Pubbliche relazioni è un termine che viene dall’economia aziendale. Designa la cura delle relazioni di un'organizzazione con l'ambiente in cui opera, ossia con l’utenza e la clientela di riferimento, le autorità e gli uffici pubblici e privati. L’obiettivo delle PR farsi conoscere presso il pubblico, in particolare presso i sostenitori, e creare un'immagine positiva dell’organizzazione.

Un tempo si parlava di «conoscenze o relazioni personali» – in tedesco «vitamin B» (da Beziehungen = relazioni) – oggi si preferisce usare il termine «rete di contatti». La cura dei vari rapporti e contatti è molto importante nella vita delle associazioni. Le relazioni personali contribuiscono a far conoscere l’associazione, aiutano nella raccolta fondi e nell’acquisizione di nuovi soci. vitamina B offre una rete di contatti per la direzione delle associazioni.

Con il suo sito Internet, l’associazione ha la possibilità di presentarsi al pubblico e di offrire informazioni ai soci. Per essere un buon biglietto da visita, il sito Internet va però costantemente aggiornato. Nella gestione dei dati personali è necessario attenersi alle prescrizioni sulla protezione dei dati. Anche le fotografie rientrano nella categoria dei dati personali.

Domanda

In qualità di associazione siamo soggetti all'imposta sul valore aggiunto (IVA)? Non realizziamo una cifra d'affari vera e propria e sulle quote sociali non si applica l'IVA. Riceviamo però denaro dagli sponsor.

La risposta

È importante informarsi in merito all'imposta sul valore aggiunto, poiché è soggetta all'obbligo di autodichiarazione. I fondi versati dagli sponsor sono in linea di massima soggetti all'imposta sul valore aggiunto, a condizione che si tratti di vere e proprie sponsorizzazioni. La semplice menzione nel rapporto annuale del nome dei donatori e delle donatrici non rientra ad esempio in questo campo. Gli sponsor sono organizzazioni o persone che sostengono finanziariamente l'associazione con importi di solito elevati, in cambio di una controprestazione: pubblicità al logo, inserzioni, visibilità, spazi pubblicitari ecc.

La buona notizia: per le associazioni senza fini di lucro e gestite su basi di volontariato, l'imposta sul valore aggiunto si applica solo a partire da una cifra d'affari di 250'000 franchi. Per tutte le altre da 100'000 franchi.

Gli sponsor sono persone e organizzazioni che sostengono determinati progetti o eventi con importanti somme di denaro, in cambio di una controprestazione (menzione del loro nome, apposizione del loro logo, possibilità di intervento, messa a disposizione di superfici per pubblicità ecc.). La sponsorizzazione è una misura di marketing e dunque un’operazione economica (diversamente dal mecenatismo). Il tipo di impegno reciproco è stabilito in un contratto. Per l’associazione è importante curare i rapporti con gli sponsor.

Storytelling, ossia raccontare storie come strategia di comunicazione. Le storie risvegliano l’interesse e garantiscono l’attenzione, a patto che siano brevi e facilmente comprensibili. Nel marketing, nel giornalismo e nella formazione lo storytelling è in uso da tempo. Le associazioni possono raccontare le sfide affrontate e i successi conseguiti o anche semplicemente aneddoti divertenti, per divulgare i loro messaggi chiave e i loro valori, allo scopo di acquisire nuovi soci e di fidelizzare quelli già esistenti. Tali storie possono essere raccontate con parole e immagini sul sito Internet, sui social media o con volantini, in occasione dell’assemblea dei soci, di escursioni o incontri.