Rapporto annuale
Il rapporto annuale comprende il rendiconto annuale dell’associazione. Mostra le modalità e l'esito dell'impiego dei mezzi finanziari dell'associazione. È pertanto la base per il discarico e la rielezione della direzione.
La legge non prevede una particolare forma di presentazione del rapporto annuale, ma nella maggior parte dei casi esso viene allestito in forma scritta.
Ulteriori informazioni su importanti aspetti di questo sottotema sono disponibili più avanti in questa pagina.
Domanda
È vero che il rapporto di revisione non deve essere votato? Dopo l'approvazione del rapporto annuale, è giusto votare il rapporto di revisione e poi il rendiconto annuale?
La risposta
Il rapporto di revisione è allestito da una persona o da un ufficio indipendente. Raccomanda all'assemblea dei soci di approvare o di respingere il rendiconto annuale e contiene eventuali altre raccomandazioni.
Il rapporto di revisione non viene votato. Serve ai soci per la discussione sul rendiconto annuale. Se i soci non sono soddisfatti del lavoro dell'ufficio di revisione, possono destituirlo e proporne un altro al suo posto.
Il resoconto (anche rendiconto o reporting) aiuta un organo superiore a valutare la situazione e a prendere i provvedimenti per il futuro. Mediante il rapporto annuale e i conti annuali, la direzione rende conto all’assemblea dei soci in merito alla sua attività nel corso dell’anno precedente. Il segretariato o i gruppi di lavoro rendono conto regolarmente alla direzione. Il resoconto ha sempre una parte che riguarda i contenuti e una parte finanziaria. Insieme al controllo è la base dell'esercizio della responsabilità delle istanze superiori. La direzione rende ad es. conto all’assemblea dei soci delle sue attività nel corso dell’anno precedente (rapporto annuale e conti annuali). A sua volta, il segretariato rende conto alla direzione a cadenza regolare. Il resoconto può avere forma orale o scritta.
Domanda
Come è noto, per l'assemblea dei soci occorre allestire un rapporto annuale. Esistono disposizioni in merito alla lunghezza e al contenuto?
La risposta
Il rapporto annuale ha l'obiettivo di informare i soci ed eventualmente il vasto pubblico in merito agli eventi importanti dell'esercizio. Non ci sono prescrizioni quantitative. Il contenuto è tuttavia definito dallo scopo: i soci devono essere in grado di giudicare se la direzione cura gli affari dell'associazione conformemente allo scopo. Funge da base per dare discarico alla direzione e per questo deve essere adeguatamente redatto. Deve cioè descrivere i punti chiave dell'attività, informare sul raggiungimento degli obiettivi, su importanti cambiamenti nel personale, sulla collaborazione con altre organizzazioni ecc. E non da ultimo, il rapporto annuale è anche la base per la rielezione della direzione: ha lavorato a favore dell'associazione, oppure no? Il rapporto annuale è dunque più di un gravoso obbligo. Ha il carattere di un rendiconto e deve pertanto essere preso sul serio. Al contempo è anche il «biglietto da visita» dell'associazione.
Con il rapporto annuale, la direzione rende conto, nei confronti dell’assemblea dei soci e del pubblico interessato, della sua attività nel corso dell'anno precedente. Il rapporto annuale indica lo scopo e l’esito dell’utilizzo dei mezzi finanziari dell’associazione, e comprende anche il rendiconto annuale (o conti annuali). Il rapporto annuale serve anche da base per dare scarico alla direzione e per rieleggerla. La legge non prevede una particolare forma di presentazione del rapporto annuale, ma nella maggior parte dei casi esso è allestito in forma scritta. Il rapporto è letto o esposto per sommi capi durante l'assemblea dei soci. Redatto in forma di opuscolo, il rapporto annuale può essere usato per l’acquisizione di nuovi soci, per la raccolta fondi e per le pubbliche relazioni.
Un comitato di patrocinio serve a dare maggior prestigio e visibilità a un progetto o all’associazione. I membri del comitato di patrocinio non devono essere soci dell'associazione, ma con il loro nome sostengono le manifestazioni e l’organizzazione. Hanno un ruolo preminentemente rappresentativo e non sono attivi personalmente. È importante informarli regolarmente e curare i rapporti con loro.
Si distingue tra comunicazione interna e comunicazione esterna. La prima riguarda lo scambio di informazioni tra la direzione, i collaboratori e i membri; la seconda il flusso d’informazioni verso il pubblico. La comunicazione è un'importante mansione direttiva. Le decisioni prese all’interno della direzione devono essere comunicate internamente in modo tempestivo, accurato e comprensibile. La comunicazione, sia interna che esterna, deve essere chiara e veritiera.
Esistono varie possibilità per presentare l’associazione al pubblico: partecipare a una fiera, organizzare una giornata di orientamento o un’attività di volontariato su larga scala, come ad esempio la pulitura di un ruscello. Per avere successo, questi interventi devono essere in linea con gli obiettivi dell’associazione, con il budget a disposizione e con le possibilità tecniche dell’associazione.
Domanda
Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?
La risposta
Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.
Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.
Pubbliche relazioni è un termine che viene dall’economia aziendale. Designa la cura delle relazioni di un'organizzazione con l'ambiente in cui opera, ossia con l’utenza e la clientela di riferimento, le autorità e gli uffici pubblici e privati. L’obiettivo delle PR farsi conoscere presso il pubblico, in particolare presso i sostenitori, e creare un'immagine positiva dell’organizzazione.
Un tempo si parlava di «conoscenze o relazioni personali» – in tedesco «vitamin B» (da Beziehungen = relazioni) – oggi si preferisce usare il termine «rete di contatti». La cura dei vari rapporti e contatti è molto importante nella vita delle associazioni. Le relazioni personali contribuiscono a far conoscere l’associazione, aiutano nella raccolta fondi e nell’acquisizione di nuovi soci. vitamina B offre una rete di contatti per la direzione delle associazioni.
Con il suo sito Internet, l’associazione ha la possibilità di presentarsi al pubblico e di offrire informazioni ai soci. Per essere un buon biglietto da visita, il sito Internet va però costantemente aggiornato. Nella gestione dei dati personali è necessario attenersi alle prescrizioni sulla protezione dei dati. Anche le fotografie rientrano nella categoria dei dati personali.
Domanda
Come è noto, per l'assemblea dei soci occorre allestire un rapporto annuale. Esistono disposizioni in merito alla lunghezza e al contenuto?
La risposta
Il rapporto annuale ha l'obiettivo di informare i soci ed eventualmente il vasto pubblico in merito agli eventi importanti dell'esercizio. Non ci sono prescrizioni quantitative. Il contenuto è tuttavia definito dallo scopo: i soci devono essere in grado di giudicare se la direzione cura gli affari dell'associazione conformemente allo scopo. Funge da base per dare discarico alla direzione e per questo deve essere adeguatamente redatto. Deve cioè descrivere i punti chiave dell'attività, informare sul raggiungimento degli obiettivi, su importanti cambiamenti nel personale, sulla collaborazione con altre organizzazioni ecc. E non da ultimo, il rapporto annuale è anche la base per la rielezione della direzione: ha lavorato a favore dell'associazione, oppure no? Il rapporto annuale è dunque più di un gravoso obbligo. Ha il carattere di un rendiconto e deve pertanto essere preso sul serio. Al contempo è anche il «biglietto da visita» dell'associazione.
Con il rapporto annuale, la direzione rende conto, nei confronti dell’assemblea dei soci e del pubblico interessato, della sua attività nel corso dell'anno precedente. Il rapporto annuale indica lo scopo e l’esito dell’utilizzo dei mezzi finanziari dell’associazione, e comprende anche il rendiconto annuale (o conti annuali). Il rapporto annuale serve anche da base per dare scarico alla direzione e per rieleggerla. La legge non prevede una particolare forma di presentazione del rapporto annuale, ma nella maggior parte dei casi esso è allestito in forma scritta. Il rapporto è letto o esposto per sommi capi durante l'assemblea dei soci. Redatto in forma di opuscolo, il rapporto annuale può essere usato per l’acquisizione di nuovi soci, per la raccolta fondi e per le pubbliche relazioni.