Comunicazione interna
Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra la direzione, i soci, i gruppi di lavoro o le commissioni.
Per comunicare senza problemi sono importanti procedure efficienti, trasparenza e mezzi di comunicazione adeguati all'associazione. Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.
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Se un’associazione desidera espandersi, deve rivolgersi ai potenziali nuovi soci e far conoscere le sue offerte. A seconda del tipo di associazione, esistono vari mezzi per acquisire nuovi soci: campagne ed eventi, articoli sulla stampa, opuscoli, circolari o spedizione di materiale informativo. L’importante è rivolgersi direttamente e in maniera mirata ai potenziali nuovi soci.
Si distingue tra comunicazione interna e comunicazione esterna. La prima riguarda lo scambio di informazioni tra la direzione, i collaboratori e i membri; la seconda il flusso d’informazioni verso il pubblico. La comunicazione è un'importante mansione direttiva. Le decisioni prese all’interno della direzione devono essere comunicate internamente in modo tempestivo, accurato e comprensibile. La comunicazione, sia interna che esterna, deve essere chiara e veritiera.
Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra la direzione, i soci, i gruppi di lavoro o commissioni. Ha come scopo l'ottimizzazione dei processi organizzativi (efficienza), della diffusione delle informazioni (trasparenza), dello scambio di idee (dialogo). Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.
La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno della direzione, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.
L'associazione deve curare il contatto con i soci. Le informazioni fornite a cadenza regolare sulle attività, gli inviti agli eventi speciali o un interessante programma collaterale in occasione dell’assemblea dei soci tengono vivo l’interesse dei soci per la loro associazione.
Uno dei compiti permanenti dell’associazione è tener viva la motivazione dei soci e dei membri della direzione. Una buona comunicazione interna e una cultura del riconoscimento è importante per stimolare la collaborazione e l’impegno.
Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.
Pubbliche relazioni è un termine che viene dall’economia aziendale. Designa la cura delle relazioni di un'organizzazione con l'ambiente in cui opera, ossia con l’utenza e la clientela di riferimento, le autorità e gli uffici pubblici e privati. L’obiettivo delle PR farsi conoscere presso il pubblico, in particolare presso i sostenitori, e creare un'immagine positiva dell’organizzazione.
Un tempo si parlava di «conoscenze o relazioni personali» – in tedesco «vitamin B» (da Beziehungen = relazioni) – oggi si preferisce usare il termine «rete di contatti». La cura dei vari rapporti e contatti è molto importante nella vita delle associazioni. Le relazioni personali contribuiscono a far conoscere l’associazione, aiutano nella raccolta fondi e nell’acquisizione di nuovi soci. vitamina B offre una rete di contatti per la direzione delle associazioni.
Numerose associazioni hanno una loro rivista, oppure (oggi sempre più spesso) anche le newsletter inviate per posta elettronica, con le quali informano regolarmente i soci sulle attività e possono raggiungere anche altre persone interessate. Una rivista ben fatta o una newsletter interessante può servire anche per la raccolta fondi (fundraising).
Il dibattito è una sorta di disputa verbale che, diversamente dalla discussione, segue regole formali e di solito serve ad approfondire gli argomenti in votazione. I dibattiti sono un importante elemento di democrazia all'interno delle associazioni e avvengono nell’ambito dell'assemblea dei soci sui punti all'ordine del giorno. Nella moderazione del dibattito è importante permettere una discussione aperta, senza limitare i soci nell'esposizione delle loro posizioni, ma facendo in modo che rispettino i tempi per i singoli temi. Un’attiva partecipazione dei soci è l’espressione del loro impegno concreto a favore dell’associazione.
I conflitti fanno parte della vita e dunque anche della vita di un’associazione. Spesso sono generati da una mancata chiarezza circa i compiti e le responsabilità, con conseguenti ripercussioni negative sulla collaborazione e l’ambiente di lavoro. I conflitti vanno affrontati appena sorgono. In tal modo sarà più facile risolverli. Riflettere a cadenza regolare sulla collaborazione, in occasione del ritiro annuale (quando non c’è la pressione dell’agenda da rispettare), aiuta a prevenirli. Se il dialogo collegiale non è più possibile, è opportuno chiedere un aiuto esterno.
La direzione si ritira a porte chiuse per trattare a fondo un determinato tema. Diversamente dalla riunione ordinaria della direzione, il ritiro a porte chiuse è un evento informale, in un’altra località, per permettere ai partecipanti di dialogare e decidere senza essere sotto pressione. I ritiri a porte chiuse sono l'occasione per conoscersi meglio e per verificare la collaborazione. Se bisogna prendere decisioni difficili o appianare conflitti, è opportuno avvalersi di una persona esterna come moderatore. Al ritiro a porte chiuse può partecipare anche il segretariato.
La bandiera è fin dall’antichità l’emblema dell’associazione e contribuisce alla sua identificazione. È una tradizione soprattutto presso le associazioni sportive e le associazioni musicali. Un portabandiera la sorregge nelle manifestazioni pubbliche. La benedizione della bandiera è un momento importante nella vita dell’associazione. Le bandiere hanno spesso un posto d’onore nella sala dell’associazione e nei suoi annali.
Le associazioni hanno bisogno di spazi per le loro sedute, attività e manifestazioni. Talvolta hanno a disposizione la sala di un ristorante, oppure possiedono un locale che arredano e utilizzano a loro discrezione.
Le bandiere, le coppe, i calici, i distintivi, le uniformi, le tessere di socio, i certificati commemorativi e gli annali rientrano nella categoria dei simboli dell’associazione.