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Organizzazione della direzione
Di norma le competenze della direzione sono definite nello statuto. La direzione può dotarsi di un ordinamento interno o di un regolamento. Le relative disposizioni devono essere in accordo con lo statuto. Tali norme stabiliscono la ripartizione dei compiti e le competenze dei singoli membri della direzione. Definiscono ad es. le competenze finanziarie e il diritto di firma, ossia chi può sottoscrivere i contratti che impegnano l’associazione e chi può prelevare quale importo dalle casse dell’associazione. Con l’iscrizione nel Registro di commercio questa regolamentazione ha valore anche verso l’esterno.
Domanda
Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?
La risposta
Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:
- La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
- Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
- Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.
