Nelle aggregazioni di più persone per il raggiungimento di uno scopo comune, è opportuno chiarire le responsabilità e le competenze di ciascuno. La descrizione delle funzioni, il regolamento delle competenze o il mansionario sono gli strumenti a questo scopo. Essi definiscono il nome delle relative funzioni, il gruppo o il settore cui appartiene la persona incaricata del loro svolgimento, i compiti, le competenze e le responsabilità individuali e il superiore al quale bisogna riferire. Il diagramma delle funzioni riporta tutte le funzioni esistenti all'interno dell'organizzazione.