Domanda

Abbiamo intenzione di inserire nello statuto la possibilità di esprimere il voto per iscritto, invece di tenere l'assemblea dei soci. Di cosa bisogna tener conto?

La risposta

L'articolo 66 cpv. 2 CC recita: «L’annuenza scritta di tutti i soci ad una proposta è parificata alla risoluzione sociale, quand’anche non sia stata tenuta un’assemblea». Ciò significa che tutti i soci devono partecipare alla votazione per iscritto ed approvare la proposta.
Inoltre la possibilità di deliberare per iscritto può essere disciplinata nello statuto. Può ad esempio essere formulata in questo modo: «La decisione tramite circolazione degli atti (lettera, e-mail o piattaforma di voto elettronica) è ammessa (in casi eccezionali motivati)».
Le decisioni prese per iscritto hanno tuttavia un grosso svantaggio: diversamente da quanto accade in un'assemblea in presenza, non possono essere oggetto di discussione. Le mozioni concernenti i punti all'ordine del giorno (proposte di modifica o controproposte) oppure le proposte di elezione aggiuntive devono essere presentate in anticipo. Sconsigliamo pertanto di sostituire in modo permanente l'assemblea in presenza con la deliberazione per iscritto.
Se tuttavia un'associazione sceglie la deliberazione per iscritto, è importante attenersi alle disposizioni statutarie: termine di convocazione, quorum di presenza (quorum di partecipazione), maggioranze richieste. L'associazione deve garantire che il socio avente diritto voti personalmente e una sola volta, ad esempio apponendo la sua firma sulla scheda di voto. Le decisioni della votazione per iscritto devono essere fissate in un verbale sintetico, comprese le informazioni sul numero di voti espressi e sulle modalità di voto. Altrettanto importante è garantire la protezione dei dati.