Contabilità
Domanda
Come possiamo creare fatture con codice QR?
La risposta
La maggior parte degli offerenti di programmi di contabilità che consentono la redazione di fatture ha adeguato i propri software in modo tale da rendere possibile l'allestimento della fattura con codice QR. In alcune circostanze è necessario installare una nuova versione del programma.
Le associazioni che lavorano senza un corrispondente programma e che hanno sinora utilizzato la polizza di versamento rossa della Posta devono attenersi alla procedura di seguito indicata.
- Allestimento delle fatture con codice QR mediante il generatore QR:
1. richiamo del generatore QR mediante il link *1 https://www.postfinance.ch/de/support/services/tools-rechner/qr-generator.html#/
2. registrazione del beneficiario del pagamento incl. numero IBAN (dunque la propria associazione);
3. registrazione delle informazioni di pagamento (importo ed eventuale messaggio, per es. "Quota associativa": questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
4. registrazione del debitore (soprattutto per le singole fatture: questi campi possono anche essere lasciati vuoti);
5. allestimento della fattura QR in formato PDF. Questo documento PDF può essere stampato (la carta perforata può essere ordinata in una tipografia o al link del Postshop https://shop.post.ch/shop/it/cartoleria/carta-rotoli/carta/buroline-polizza-di-versamento-qr-fattura/p/551402);
6. per le polizze di versamento senza importo (per. es per le donazioni) è possibile allestire una fattura QR con il generatore e poi stamparla x volte (con la propria stampante o presso una tipografia). La persona che effettua il versamento compila la polizza indicando importo e mittente.
*1 Sono disponibili altri tool per allestire una fattura QR, per es.: https://qr-rechnung.net/#/
Domanda
Un socio desidera consultare o ricontrollare l'intera contabilità (bilancio e conto economico) degli ultimi cinque anni dell'associazione. Il socio in questione non è membro della direzione e non ha pertanto accesso diretto alla contabilità. Possiamo negargli il permesso di consultare la contabilità? Oppure in generale ogni socio ha il diritto di controllare personalmente o perlomeno di consultare tutti i libri contabili?
La risposta
La norma dell'art. 802 cpv. 2 CO si applica anche alle associazioni:
«Se la società non ha un ufficio di revisione, ogni socio può consultare libri e atti senza restrizioni. Se ha un ufficio di revisione, il diritto di consultazione è accordato soltanto in quanto sia reso verosimile un interesse legittimo».
Se l'associazione ha un ufficio di revisione (un/una revisore), il socio in questione deve motivare il suo interesse a consultare la contabilità. Un'esigenza di ordine generale o dettata dalla sfiducia non sono motivi rilevanti per controllare la contabilità.
Domanda
Le finanze non hanno un ruolo molto importante nella nostra associazione. Ci basiamo sulla fiducia reciproca; il cassiere si occupa dei pagamenti in entrata e in uscita. Siamo lo stesso obbligati a tenere la contabilità?
La risposta
Nel 2008 è stato inserito nella legge l'art. 69a CC:
«La direzione tiene i libri di commercio dell’associazione. Le disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale e la presentazione dei conti si applicano per analogia».
La direzione è pertanto obbligata a tenere la contabilità. A prescindere dall'obbligo, è in ogni caso importante sbrigare le questioni finanziarie in modo accurato e preciso, anche se non si tratta di grandi importi. La fiducia è una buona cosa, ma proprio le finanze possono diventare in fretta un motivo di divergenze. I soci hanno il diritto di sapere in che modo il denaro viene incassato e speso. E la direzione dovrebbe essere sempre in grado di dare informazioni al riguardo.
