Assemblea dei soci straordinaria
Domanda
Il nostro statuto prevede che la convocazione dell'assemblea dei soci avvenga per iscritto. Possiamo convocarla anche per e-mail?
La risposta
La convocazione di un'assemblea dei soci ai sensi dell'art. 64 CC deve aver luogo secondo quanto previsto dallo statuto e/o eventualmente da una determinata pratica in uso nell'associazione. Se la convocazione è finora sempre avvenuta per lettera, un improvviso ricorso alla posta elettronica potrebbe essere contestato, se la convocazione non giunge a tutti i soci. È essenziale che tutte le persone aventi diritto a partecipare siano messe al corrente in buona fede e in tempo utile per poter partecipare.
Consigliamo pertanto di formulare con precisione nello statuto le modalità di convocazione. Vi sono varie possibilità di convocazione: per lettera, per e-mail, con un avviso nella bacheca dell'associazione, con un'inserzione sul giornale o sull'organo dell'associazione ecc.
La legge non prescrive una modalità per l'esercizio del diritto di mozione, nemmeno per la richiesta di un'assemblea dei soci straordinaria. Se lo statuto non prevede altrimenti, per le mozioni sono pertanto ammessi anche altri strumenti: e-mail, telefono ecc.
Domanda
In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?
La risposta
Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.
Domanda
Un socio desidera convocare un'assemblea dei soci straordinaria e ci ha chiesto di fornirgli i dati di contatto di tutti i soci. Ci è consentito farlo?
La risposta
Se un quinto dei soci (o in conformità dello statuto anche meno) richiede un'assemblea dei soci straordinaria, la Direzione è tenuta a convocarla. In pratica, ciò significa che in questo caso è consentito trasmettere i dati dei soci all'interno dell'associazione, poiché sono necessari per l'esercizio dei diritti dei soci, ovvero per la convocazione di un'assemblea dei soci straordinaria (art. 64 cpv. 3 CC). Nella fattispecie la divulgazione dei dati dovrebbe tuttavia limitarsi ai dati necessari per l’esercizio del diritto (ad es. nomi e indirizzi). Il socio in questione deve essere informato che può utilizzare i suddetti dati solo per questo scopo, dopodiché li deve distruggere. In alternativa alla divulgazione, la Direzione può proporre di inviare lei stessa le informazioni agli altri soci, per conto del socio che ha richiesto i dati.
