Domanda

Sono appena stata eletta nella direzione di un'associazione e come attuaria ho il compito di redigere il verbale. Il presidente pretende che sia sempre redatto un verbale parallelo, ossia che, per sicurezza, due persone redigano il verbale ciascuna per conto suo. A me sembra eccessivo e anche una mancanza di fiducia. Il verbale viene inoltre approvato all'inizio della seduta successiva e quindi eventuali correzioni o aggiunte sono sempre possibili. Devo accettare la richiesta?

La risposta

 Capisco molto bene la sua posizione. Alcune osservazioni al riguardo:

• La stesura del verbale non dovrebbe essere un'operazione troppo laboriosa. Bisogna riflettere su qual è l'obiettivo del verbale. Nella maggioranza dei casi si tratta di documentare le decisioni prese in maniera che siano comprensibili. Un verbale che trascriva parola per parola tutti gli interventi durante l'assemblea non è quasi mai necessario. Considerate le poche risorse all'interno delle direzioni, per i punti non controversi all'ordine del giorno ha poco senso tenere verbali paralleli.
• Il presidente non può decidere tutto arbitrariamente. In un simile caso, chiederei una discussione e un'eventuale votazione all'interno della direzione sulla stesura del verbale.
• Saper delegare è un requisito importante per un presidente. In tal modo non solo si risparmia un po' di lavoro, si motivano anche i membri della direzione.

Domanda

Il nostro statuto non dice quando il verbale dell'assemblea deve essere inviato ai soci. È sufficiente allegarlo alla convocazione della prossima assemblea o dovrebbe essere inviato ai soci il più presto possibile dopo l'ultima assemblea?

La risposta

L'invio dei verbali non è disciplinato dalla legge. In mancanza di disposizioni nello statuto e di una consuetudine ben affermata, la direzione può inviare il verbale a propria discrezione.

Il vantaggio di inviare il verbale subito dopo l'assemblea è di permettere ai soci – soprattutto a quelli che erano assenti – di prendere atto per tempo delle decisioni prese. Se il verbale deve essere approvato dalla prossima assemblea dei soci, quello inviato è il «progetto di verbale». Se la direzione invia il verbale subito dopo l'approvazione, i soci possono essere invitati ad avanzare eventuali contestazioni. Se necessario, nell'assemblea dei soci successiva la direzione porrà in votazione una versione corretta. Conformemente all'art. 75 CC, un socio può contestare davanti al giudice le risoluzioni contrarie alla legge o allo statuto, entro un mese dalla ricezione del verbale. Anche per questo è opportuno inviare tempestivamente il verbale. Altrimenti l'azione legale può essere intentata anche dopo un anno.

Se la convocazione avviene per e-mail, il verbale può essere allegato alla documentazione. Se il sito Internet dell'associazione dispone di un settore interno, vi si può archiviare il documento per informare i soci.

Conclusione:

• Il verbale serve a informare i soci e ciò depone per un suo tempestivo invio.
• Per approvare il verbale durante l'assemblea successiva, i soci devono conoscerne il testo. Anche in questo caso ciò depone per l'invio del verbale insieme alla convocazione.
• Per un minor consumo di carta, conviene sfruttare le possibilità digitali. Bisogna però avere riguardo verso i soci che non usano i mezzi elettronici.
• Di regola il verbale è firmato dalla persona incaricata della sua stesura e dal/dalla presidente.
• La direzione può anche disciplinare l'invio dei verbali mediante una corrispondente proposta all'assemblea dei soci. Ciò le permette di assecondare i desideri dei soci. A questo scopo non è necessaria una disposizione statutaria; basta una decisione dell'assemblea messa a verbale.