Spese
Domanda
La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?
La risposta
I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo.
Segretariato vitamina B
Domanda
La nostra direzione ha deciso che in futuro verserà ai membri un gettone di presenza. A questo fine dobbiamo avere il consenso dell'assemblea dei soci?
La risposta
Lo statuto regola le competenze all'interno dell'associazione. Se ad esempio stabilisce che la direzione ha diritto solo al rimborso delle spese effettivamente sostenute, i membri non possono ricevere un gettone di presenza, a meno che si tratti di un rimborso forfettario per spese sostenute. In assenza di una tale disposizione e se l'assemblea dei soci delibera in merito al budget, l'importo deve essere messo nello stesso. Ciò permette ai soci di avere voce in capitolo nell'approvazione del budget. Forse la direzione ha anche una somma fissa di cui disporre liberamente.
Se né lo statuto né i regolamenti forniscono indicazioni sulla competenza in materia di spese, la direzione dovrebbe sottoporre all'approvazione dell'assemblea dei soci un regolamento delle spese e dei rimborsi.
Occorre tenere presente che il gettone di presenza è un'indennità per il lavoro svolto e pertanto è anche imponibile per il beneficiario: l'associazione deve cioè emettere un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2500 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
In linea di massima i membri della direzione hanno diritto a un'indennità?
La risposta
Non sussiste un diritto legale a un'indennità per i membri della direzione. Al contrario: una condizione importante per l'esenzione fiscale dell'associazione è la non retribuzione dell'attività dei membri della direzione. Naturalmente hanno però diritto al rimborso delle spese sostenute. Alcuni compiti speciali possono essere retribuiti, ma dovrebbero sempre essere legati a un incarico ben definito e limitato.
Tutte le indennità versate ai membri della direzione devono figurare nel preventivo ed essere documentate come tali nella fattura. Tenere sempre presente che sono possibili anche altre forme di riconoscimento, ad esempio corsi di perfezionamento, condono della quota sociale, extra.
Altrettanto importante: le indennità che vanno oltre il semplice rimborso spese devono essere dichiarate dal beneficiario. L'associazione deve a sua volta allestire un certificato di salario. Se l'indennità supera i 2300 franchi l'anno a persona, occorre calcolare anche i contributi alle assicurazioni sociali; al riguardo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
Domanda
La nostra direzione ha deciso di registrare simbolicamente le ore di lavoro, ai fini di una valida legittimazione nelle trattative per le sovvenzioni. Dobbiamo prendere nota solo della presenza effettiva in ufficio o anche del percorso, a volte molto lungo, per raggiungere la sede di lavoro, considerato che si tratta di tempi morti in cui non possiamo fare altro?
La risposta
Registrare e documentare le ore di lavoro è una buona idea! È la base per il riconoscimento del lavoro svolto, retribuito o meno. Registrare le ore di lavoro è utile anche per altri scopi, come la descrizione dell'attività per le persone interessate al volontariato.
La registrazione del tempo necessario per recarsi al lavoro è effettivamente controversa: è legittimo sia includerlo che escluderlo. La cosa migliore è registrare separatamente con tariffe diverse le ore di lavoro e i tempi di percorrenza, ad esempio applicando a questi ultimi la metà della tariffa della (fittizia) retribuzione del lavoro.
Domanda
Nella nostra associazione ci sono opinioni molto divergenti sulle modalità del rimborso spese e sull'opportunità di versare un'indennità ai membri della direzione. Qual è la scelta giusta?
La risposta
In molte associazioni il regolamento delle spese e l'indennità della direzione sono un tema costante, spesso anche un conflitto permanente che non viene mai davvero tematizzato. La legge non prevede norme specifiche al riguardo e le associazioni gestiscono i rimborsi in maniera molto diversa. Di seguito un paio di punti di riferimento:
- Il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l'associazione dovrebbe essere scontato.
- Il regolamento delle spese e dei rimborsi deve essere adeguato alla situazione finanziaria dell'associazione. Le spese devono figurare nel budget.
- Rimborsi forfettari e indennità particolarmente generosi possono equivalere a un salario soggetto a tasse e imposte.
- Per le associazioni esenti da imposta e per quelle con il marchio ZEWO si applicano disposizioni più severe.
È caldamente raccomandato di discutere a fondo l'indennità spese all'interno della direzione e di mettere per iscritto il relativo regolamento. A questo scopo si veda lo strumento di lavoro «Spese, regolamento delle spese, indennità».
