Pubbliche relazioni
Domanda
Il nostro club di pallacanestro desidera farsi un po' di pubblicità con una bancarella nella zona pedonale. Montiamo un canestro e chiediamo alle persone di lanciare la palla. Offriamo anche da bere, ma non vendiamo niente. Dobbiamo chiedere un'autorizzazione?
La risposta
Sì. Per tutti gli eventi e le campagne pubblicitarie su suolo pubblico è necessaria un'autorizzazione, anche se non si vende niente. L'organo competente è la cancelleria comunale o il municipio. Informatevi per tempo (!) sulle modalità di ottenimento dell'autorizzazione e sulle condizioni che l'associazione deve soddisfare (smaltimento dei rifiuti, superficie necessaria ecc.).
La maggioranza dei Comuni ha un piano, talvolta disponibile anche online, per l'utilizzo del suolo pubblico. Per i luoghi molto frequentati la domanda è spesso elevata e l'amministrazione comunale ha dunque anche una funzione di coordinamento.
Domanda
La nostra associazione ora è su Facebook. Per rendere più interessante la pagina, desideriamo mettere in rete alcune fotografie delle nostre attività. A volte le persone ritratte sono ben riconoscibili. Dobbiamo prima chiedere il loro consenso? Le fotografie della nostra pagina Facebook possono essere visionate solo da chi ci ha dato l'amicizia.
La risposta
Le fotografie rientrano nei dati personali soggetti a protezione e per principio possono essere utilizzate solo con il consenso delle persone ritratte. Anche se Facebook permette di limitare l'accesso alla propria pagina, si tratta comunque di un mezzo di comunicazione aperto, la cui attrattiva è proprio la sua grande visibilità: un gran numero di persone vede quello che pubblichiamo. È inoltre nell'interesse dell'associazione avere il maggior numero possibile di «amici».
Consiglio pertanto di non pubblicare fotografie senza il consenso delle persone ritratte. La richiesta ai soci è inoltre l'occasione di entrare in contatto con loro.
In generale bisogna usare fotografie in cui le persone sono solo parzialmente riconoscibili oppure mischiate tra la folla. Le foto non possono inoltre recare il nome delle persone ritratte e raffigurare immagini lesive della dignità della persona, né permettere di trarre conclusioni su opinioni politiche o religiose, mostrare consumo di droga o attività criminali, documentare la riscossione degli aiuti sociali ecc.
E naturalmente, su richiesta delle persone ritratte, le fotografie devono essere immediatamente cancellate.
Domanda
Vorremmo acquisire nuovi soci per la nostra associazione. Pensiamo di aprire al pubblico la nostra prossima assemblea dei soci e di invitare persone interessate e la stampa. Possiamo aprire l'assemblea dei soci anche a persone non aderenti all'associazione?
La risposta
Non esistono norme giuridiche al riguardo, a meno che la questione non sia disciplinata dallo statuto e da un regolamento.
Altrimenti l'associazione è libera di invitare anche persone non aderenti. E può senz'altro essere una buona idea. Soci potenziali, parenti, rappresentanti delle autorità o finanziatori, esperti, mass media: tutti possono essere invitati a partecipare. È opportuno riservare una sezione della sala agli ospiti, in modo che sia chiaro chi può votare e chi no.
Per simili inviti, l'evento dovrebbe essere sufficientemente interessate per gli ospiti e avere contenuti di rilievo. Nessuno ha voglia di stare ad ascoltare solo un piatto resoconto delle attività previste dallo statuto. Un invito con un programma vario e interessante è una valida motivazione a partecipare. E ovviamente bisogna riservare agli ospiti uno speciale benvenuto.
Domanda
In occasione di un imminente anniversario, il nostro coro ha previsto la pubblicazione di un opuscolo. A questo scopo la direzione ha posto in votazione una spesa di 500 franchi, che l'assemblea dei soci ha approvato. Ora risulta però che i costi sono stati ampiamente sottostimati. Dobbiamo porre in votazione anche il sorpasso della spesa preventivata?
La risposta
Per sicurezza, è opportuno che la direzione ponga in votazione la maggior spesa, convocando un'assemblea dei soci straordinaria. Nessuno meglio di voi può giudicare se alla presentazione dei conti l'assemblea dei soci ordinaria approverebbe il corrispondente superamento dei costi. In ogni caso, la direzione farebbe bene a informare i soci per tempo e in maniera trasparente.
