Archivio
Domanda
La nostra associazione lavora con volontari e volontarie in tutta la Svizzera. Queste persone ci conteggiano le spese di trasferta La soluzione ideale per il disbrigo dei rimborsi da parte dell'associazione è farsi inviare i biglietti per e-mail. I giustificativi (spese di trasferta ecc.) devono essere archiviati in originale? Oppure è permesso scansionare un giustificativo originale, ad es. il biglietto del treno, e archiviarlo digitalmente come pdf?
La risposta
I documenti commerciali devono essere conservati per 10 anni. Anche i giustificativi rientrano in questa categoria di documenti. In linea di massima un giustificativo in formato digitale è ammesso, ma deve essere leggibile per 10 anni. Siccome non sappiamo se e come un giustificativo in formato digitale sarà leggibile tra 10 anni, i giustificativi sono archiviati in formato cartaceo. I giustificativi originali possono dunque essere scansionati e inviati all'associazione, ma quest'ultima li deve però archiviare per 10 anni in formato cartaceo.
Segretariato vitamina B
Domanda
Stiamo per fondare un'associazione che intende lanciare una nuova disciplina sportiva nel Comune. Nello statuto possiamo scrivere che in caso di scioglimento dell'associazione il ricavo della liquidazione venga gestito dal Comune? (Nel caso in cui venga fondata un'altra associazione con gli stessi obiettivi). L'articolo sulla liquidazione deve specificare che gli atti dell'associazione siano consegnati al Comune per archiviazione?
La risposta
Per principio lo statuto non dovrebbe contenere disposizioni che interessano anche terzi, se questi ultimi non hanno dato il loro esplicito consenso a una simile norma. In concreto, significa che bisogna chiedere al Comune se è d'accordo di gestire il ricavo della liquidazione e di archiviare gli atti dell'associazione.
