Comunicazione interna
Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra la direzione, i soci, i gruppi di lavoro o le commissioni.
Per comunicare senza problemi sono importanti procedure efficienti, trasparenza e mezzi di comunicazione adeguati all'associazione. Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.
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Se un’associazione desidera espandersi, deve rivolgersi ai potenziali nuovi soci e far conoscere le sue offerte. A seconda del tipo di associazione, esistono vari mezzi per acquisire nuovi soci: campagne ed eventi, articoli sulla stampa, opuscoli, circolari o spedizione di materiale informativo. L’importante è rivolgersi direttamente e in maniera mirata ai potenziali nuovi soci.
Si distingue tra comunicazione interna e comunicazione esterna. La prima riguarda lo scambio di informazioni tra il comitato direttivo, i collaboratori e i membri; la seconda il flusso d’informazioni verso il pubblico. La comunicazione è un'importante mansione direttiva. Le decisioni prese all’interno del comitato direttivo devono essere comunicate internamente in modo tempestivo, accurato e comprensibile. La comunicazione, sia interna che esterna, deve essere chiara e veritiera.
Il termine «comunicazione interna» designa la comunicazione tra il comitato direttivo, i soci, i gruppi di lavoro o commissioni. Ha come scopo l'ottimizzazione dei processi organizzativi (efficienza), della diffusione delle informazioni (trasparenza), dello scambio di idee (dialogo). Una buona comunicazione interna migliora la motivazione degli interessati e promuove la coesione all'interno dell'associazione.
La cooperazione digitale nell’associazione riguarda sia la collaborazione all’interno del comitato direttivo, sia l’interazione con i soci o dei soci tra di loro. I media digitali facilitano la condivisione e offrono la possibilità di creare – su basi individuali o collettive – contenuti mediali in forma digitale. La collaborazione digitale comprende l'archiviazione e l'elaborazione dei dati (ad es. Dropbox, Google docs ecc.), i canali di comunicazione come WhatsApp, Slack, le piattaforme dei social media e i tool di pianificazione come Trello e Doodle. I tool per i sondaggi come FindMind o SurveyMonkey permettono di rilevare in ogni momento le esigenze e le idee dei soci. Per i sondaggi in tempo reale durante l’assemblea dei soci è adatto il software interattivo per presentazioni Mentimeter.
L'associazione deve curare il contatto con i soci. Le informazioni fornite a cadenza regolare sulle attività, gli inviti agli eventi speciali o un interessante programma collaterale in occasione dell’assemblea dei soci tengono vivo l’interesse dei soci per la loro associazione.
Uno dei compiti permanenti dell’associazione è tener viva la motivazione dei soci e dei membri del comitato direttivo. Una buona comunicazione interna e una cultura del riconoscimento è importante per stimolare la collaborazione e l’impegno.
Il pubblico è la principale risorsa dell’associazione, che con le pubbliche relazioni cura i contatti e i rapporti con l’esterno e con i soci. Il rapporto annuale, una rubrica regolare sul giornale locale, manifestazioni ed eventi vari sono i mezzi adatti a questo scopo. Bisogna definire il gruppo target e il tipo di informazione da fornire sull’associazione, nonché l’effetto che si vuole avere sulle persone destinatarie dell’informazione. Ogni contatto verso l’esterno – personale o anche attraverso i mass media – contribuisce a formare l’immagine dell’organizzazione. Numerose associazioni hanno un ufficio che si occupa delle pubbliche relazioni.
Pubbliche relazioni è un termine che viene dall’economia aziendale. Designa la cura delle relazioni di un'organizzazione con l'ambiente in cui opera, ossia con l’utenza e la clientela di riferimento, le autorità e gli uffici pubblici e privati. L’obiettivo delle PR è farsi conoscere presso il pubblico, in particolare presso i sostenitori, e creare un'immagine positiva dell’organizzazione.
Un tempo si parlava di «conoscenze o relazioni personali» – in tedesco «vitamin B» (da Beziehungen = relazioni) – oggi si preferisce usare il termine «rete di contatti». La cura dei vari rapporti e contatti è molto importante nella vita delle associazioni. Le relazioni personali contribuiscono a far conoscere l’associazione, aiutano nella raccolta fondi e nell’acquisizione di nuovi soci. vitamina B offre una rete di contatti per i comitati direttivi delle associazioni.
Numerose associazioni hanno una loro rivista, oppure (oggi sempre più spesso) anche le newsletter inviate per posta elettronica, con le quali informano regolarmente i soci sulle attività e possono raggiungere anche altre persone interessate. Una rivista ben fatta o una newsletter interessante può servire anche per la raccolta fondi (fundraising).
Il dibattito è una sorta di disputa verbale che, diversamente dalla discussione, segue regole formali e di solito serve ad approfondire gli argomenti in votazione. I dibattiti sono un importante elemento di democrazia all'interno delle associazioni e avvengono nell’ambito dell'assemblea dei soci sui punti all'ordine del giorno. _x000D_ Nella moderazione del dibattito è importante permettere una discussione aperta, senza limitare i soci nell'esposizione delle loro posizioni, ma facendo in modo che rispettino i tempi per i singoli temi. Un’attiva partecipazione dei soci è l’espressione del loro impegno concreto a favore dell’associazione.
I conflitti fanno parte della vita e dunque anche della vita di un’associazione. Spesso sono generati da una mancata chiarezza circa i compiti e le responsabilità, con conseguenti ripercussioni negative sulla collaborazione e l’ambiente di lavoro. I conflitti vanno affrontati appena sorgono. In tal modo sarà più facile risolverli. Riflettere a cadenza regolare sulla collaborazione, in occasione del ritiro annuale (quando non c’è la pressione dell’agenda da rispettare), aiuta a prevenirli. Se il dialogo collegiale non è più possibile, è opportuno chiedere un aiuto esterno.
Il comitato direttivo si ritira a porte chiuse per trattare a fondo un determinato tema. Diversamente dalla riunione ordinaria del comitato direttivo, il ritiro a porte chiuse è un evento informale, in un’altra località, per permettere ai partecipanti di dialogare e decidere senza essere sotto pressione. I ritiri a porte chiuse sono l'occasione per conoscersi meglio e per verificare la collaborazione. Se bisogna prendere decisioni difficili o appianare conflitti, è opportuno avvalersi di una persona esterna come moderatore. Al ritiro a porte chiuse può partecipare anche il segretariato.
La bandiera è fin dall’antichità l’emblema dell’associazione e contribuisce alla sua identificazione. È una tradizione soprattutto presso le associazioni sportive e le associazioni musicali. Un alfiere porta la bandiera nelle manifestazioni pubbliche. La benedizione della bandiera è un momento importante nella vita dell’associazione. Le bandiere hanno spesso un posto d’onore nella sala dell’associazione e nei suoi annali.
Le associazioni hanno bisogno di spazi per le loro sedute, attività e manifestazioni. Talvolta hanno a disposizione la sala di un ristorante, oppure possiedono un locale che arredano e utilizzano a loro discrezione.
Le bandiere, le coppe, i calici, i distintivi, le uniformi, le tessere di socio, i certificati commemorativi e gli annali rientrano nella categoria dei simboli dell’associazione.
